Optimierung der Prozesse zur Verwaltung von Spesenabrechnungen bei NSE : Der Praxisleitfaden

Wenn man ein NSE ist, sind die Reisekosten mit der Tätigkeit des Unternehmens verbunden. Und in einem inflationären Umfeld, in dem die Margen der Missionen sinken, ist es wichtig, seine Gemeinkosten und insbesondere seine Politik zur Verwaltung der Berufsausgaben zu kontrollieren, um die Rentabilität jeder Mission zu gewährleisten. Ein Überblick über bewährte Verfahren zur Optimierung des Spesenmanagements bei NSE.

1. Herausforderungen bei der Verwaltung von Spesenabrechnungen im NSE

Bevor wir Ihnen unsere Tipps für die Verwaltung der Spesenabrechnungen Ihrer Berater verraten, lassen Sie uns zunächst die drei größten Herausforderungen, denen Sie sich täglich stellen müssen, gemeinsam durchgehen :

• Vielfalt der Einsätze : Je nachdem, wie stark Ihr NSE auf dem Markt präsent ist, werden Ihre Berater ihre Einsätze wahrscheinlich in Frankreich, in Übersee oder im Ausland durchführen. Diese Vielfalt führt zu einer hohen Komplexität bei der täglichen Ausgabenverwaltung, mit ständigen Schwankungen der Wechselkurse, Steuervorschriften und lokalen Anforderungen, aber auch mit kundenspezifischen Weiterberechnungsvereinbarungen.

• Ausgabenvolumen : Aufgrund der Natur Ihrer Tätigkeit müssen Berater ein großes Volumen an Spesenabrechnungen erstellen: Kosten für Kilometergeld, Fahrtkosten, Mahlzeiten oder Übernachtungskosten im Falle von „großen Reisen“. Die Bearbeitung dieses Volumens wird daher zu einer zeitraubenden Aufgabe, die andere wertschöpfende Maßnahmen vernachlässigt.

• Konformität der Spesenabrechnungen : Vom Dienstreiseauftrag bis zur Spesenabrechnung ist jede Eingabe Teil des Prozesses zur Einhaltung Ihrer Ausgabenpolitik : Name des Ausstellers, Art der Abrechnung, Ausgabenarten, Titel der Dienstreise, Reisegrund, Kontierung usw. All diese Elemente, die nicht im Voraus definiert und/oder von Hand eingegeben werden, können zu Fehlern führen und bedeuten für Ihr Backoffice-Team eine zeitraubende Nachprüfung.

2. Eine effektive Spesenpolitik im NSE

Die Einführung einer klaren und wirksamen Ausgabenpolitik, die allen bekannt ist, sichert nicht nur die finanzielle Gesundheit des Unternehmens, sondern trägt auch zum täglichen Wohlbefinden der Beschäftigten bei. Dazu sind 3 Schritte vorzubereiten und zu integrieren :

Schritt 1 : Ausgabenregeln aufstellen

Die Grundlage eines jeden Spesenmanagements ist die Festlegung eines Höchstbetrags für jede Art von Ausgaben (Transport, Mahlzeiten, Unterkunft). Die Höchstgrenzen sind nämlich möglicherweise nicht dieselben, wenn die ausgestellten Kosten in der Provinz, im Großraum Paris oder im Ausland anfallen. Sie müssen auf eine gewisse Kohärenz achten, damit die von Ihren Beratern getätigten Ausgaben so nah wie möglich an den Lebenshaltungskosten vor Ort erstattet werden.

Zum Beispiel können Sie Ihre Verpflegungs- & Hotelgrenzen festlegen, indem Sie vier Reisezonen identifizieren :

• Zone 0 (weniger als 30 km vom Wohnort entfernt) nur Mahlzeiten
• Zone 1 (Provinzreisen) + Reiserichtlinie mit und ohne Übernachtung
• Zone 2 (Reisen in der Region Paris) + Reiserichtlinie mit und ohne Übernachtung
• Zone 3 (Reisen ins Ausland) + Reiseversicherung mit Übernachtungen oder möblierter Unterkunft, wenn der Einsatz länger als einen Monat dauert.

Schritt 2 : Festlegen von Validierungskreisläufen

Der zweite und bei weitem wichtigste Schritt zur Sicherstellung der Konformität ist die Definition eines oder mehrerer ValidierungskreisläufeJe nach Höhe des Betrags, für den die Mittel bereitgestellt wurden, gibt es verschiedene Wege, um den Prozess zu beschleunigen. Sie können z. B. festlegen, ob der direkte Manager des Beraters oder der Einsatzleiter die Kosten bestätigt oder ab welchem Budgetrahmen ein zweiter Validierer eingebunden werden muss. Beachten Sie jedoch, dass je mehr Entwerter Ihre Schaltungen einführen, desto länger werden die Erstattungsfristen, was sich direkt auf den Alltag Ihrer Berater auswirkt.

Schritt 3 : Rahmen für die Rückzahlungsfristen setzen

Laut Gesetz haben Unternehmen bis zu drei Jahre Zeit, um die Spesenabrechnungen ihrer Mitarbeiter zurückzuzahlen. Meistens wenden die Unternehmen diese Regel nicht an und erstatten innerhalb einer angemesseneren Frist von 30 Tagen. Andere entscheiden sich für eine flexiblere Erstattungspolitik, indem sie kürzere Fristen je nach Höhe der aufgewendeten Beträge festlegen. In jedem Fall dürfen Ihre Rückzahlungsfristen nicht zu finanziellen Schwierigkeiten für Ihre Berater führen und müssen im Vorfeld jedes Auftrags gut kommuniziert werden.

3. Werkzeuge für eine gute Spesenabrechnung bei NSE

Wenn Sie eine optimale Verwaltung der Spesenabrechnungen sicherstellen möchten, ist die Anschaffung einer „Best of Breed„-Lösung, die sich der Verwaltung von Geschäftsausgaben widmet, die ideale Lösung.

Werkzeug 1 : Intelligente Prozessautomatisierung

Selbst wenn Sie bereits über ein ERP-System mit einer Erweiterung für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen verfügen, ermöglicht eine dedizierte Expertensoftware eine bessere Automatisierung der Geschäftsprozesse. Die Automatisierung wird verfeinert und intelligenter und richtet sich nach Ihrer Tätigkeit, indem sie Ihre Besonderheiten berücksichtigt, wie z. B. :

• Art und Ort der Missionsaufträge
• Die Anwesenheitszeiten Ihrer Berater und die Zeit zwischen den Verträgen
• Weiterberechnung der Kosten gemäß den Vertragsverhandlungen

Sie wird auch die wichtigsten Schritte Ihrer Reisekostenabrechnung verwalten, wie z. B. :

• Erfassen Sie den Beleg und die wichtigsten Elemente der Ausgabe
• Das Lesen und Extrahieren der Vorsteuer, um die Rückforderung zu erleichtern
• Überprüfung, Validierung, Erstattung und Neuabrechnung von Ausgaben
• Generierung und Export von Buchungen

Werkzeug 2 : Währungsmanagement und lokale Regeln im Ausland

Für eine umfassende und effiziente Verwaltung der Kosten Ihrer Berater benötigen Sie auch Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, ausländische Quittungen automatisch in die offizielle Währung Ihrer Einrichtung zu übersetzen. Wenn Ihre Berater einen Auftrag in Europa ausführen, ist es interessant, den Betrag der innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer zu sehen, der mit der Ausgabe verbunden ist, um sie später vom ausstellenden Land zurückzufordern.

Werkzeug 3 : Digitalisierung von Reisebelegen & Rechnungen

Die Entmaterialisierung von Belegen gehört heute zum Standard in allen Buchhaltungsabteilungen von Unternehmen. Es bietet eine Garantie für die Einhaltung der Vorschriften im Falle einer URSSAF-Kontrolle und gewährleistet gleichzeitig den gleichen rechtlichen Wert wie bei Papierdokumenten.

Mit einer speziellen Spesenverwaltungssoftware können Sie papierlose Belege für die Ausgaben Ihrer Berater integrieren und deren Abrechnung vereinfachen. Das Gleiche gilt für Reiserechnungen, die Sie Ihrem Dienstreiseauftrag beifügen können. Alles wird am gleichen Ort erfasst und gespeichert.

Werkzeug 4 : Intelligente Steuerung von Spesenabrechnungen

Eine Software für Reisekostenabrechnungen bietet einen umfassenderen Rahmen für die Steuerung der Ausgaben als ein einfaches ERP-Zusatzmodul. Einige Lösungen sind echte Kontrollinstrumente und bieten interaktive BI-Berichte, um die Trends in Bezug auf die Geschäftsausgaben Ihres Unternehmens eingehend zu untersuchen. So können Sie Ihre Prognosen von einem Jahr zum anderen erstellen und Ihre Richtlinien für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen an Ihre Unternehmensziele anpassen.

Die Optimierung der Ausgabenverwaltung in einem ESN erfordert einen strategischen Ansatz. Durch das Verständnis der spezifischen Herausforderungen, die Umsetzung einer effektiven Strategie und den Einsatz der richtigen Instrumente können Sie ein optimales Management etablieren, das die finanzielle Transparenz und die Zufriedenheit der Berater innerhalb Ihres ESN fördert.