Die Geschäftskarte und die Unternehmenskarte sind moderne Lösungen für die Verwaltung von Geschäftsausgaben. Sie sind auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten, bieten eine vereinfachte Verwaltung und ermöglichen eine bessere Kontrolle über Reisekosten, Mahlzeiten und andere Geschäftsausgaben. Für die Buchhaltung bedeutet ihre Nutzung jedoch, dass eine strenge Bankabstimmung erforderlich ist, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und diese Ausgaben problemlos in die Buchhaltung zu integrieren. In diesem Artikel werden die wichtigsten Schritte zur Optimierung des Einsatzes von Firmenkarten von der Ausgabenkontrolle bis zur buchhalterischen Validierung erläutert.
1. Geschäftskarte und Unternehmenskarte : Definition
Die Geschäftskarte und die Unternehmenskarte sind Zahlungskarten für Geschäftsausgaben. Die Geschäftskarte wird vom Konto des Arbeitnehmers abgebucht, oft mit verzögerter Abbuchung, während die Firmenkarte oder „Corporate Card“ vom Konto des Unternehmens abgebucht wird und daher in der Regel einer geringeren Anzahl von Mitarbeitern anvertraut wird. Diese Karten erleichtern die Ausgaben für geschäftliche Aktivitäten und bieten den Unternehmen eine bessere Kontrolle und Nachverfolgung der Ausgaben, da sie die Nutzung auf bestimmte Kostenkategorien (Hotels, Restaurants, Reisen) beschränken können.
Hauptvorteile : Mit der Business Card und der Unternehmenskarte können die Kostenvorschüsse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begrenzt werden.
2. Legen Sie eine Richtlinie für die Verwendung von Berufsausweisen fest.
Die Einführung einer Richtlinie für die Nutzung von Karten ist entscheidend für die Kostenkontrolle und die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Nutzung. Diese Richtlinie sollte die Kriterien für die Zuteilung der Karten, die Ausgabenhöchstgrenzen und die Arten der zulässigen Ausgaben festlegen. Beispielsweise benötigen einige Mitarbeiter je nach ihrer Funktion möglicherweise höhere Limits, um häufige Reisen abzudecken, während andere eine eingeschränktere Nutzung haben.
Tipp : Das Erstellen einer Charta für die Nutzung von Karten hilft, die Verantwortlichkeiten der Nutzer zu klären und die Einhaltung der Buchhaltungsverfahren zu gewährleisten.
3. Automatisieren Sie die Sammlung von Belegen
Mit Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen können Sie die Sammlung von Belegen im Zusammenhang mit Transaktionen, die mit Firmenkarten getätigt wurden, automatisieren. Die Nutzer können einfach ein Foto von ihren Belegen machen und diese direkt in das System importieren, wo jeder Beleg einer bestimmten Transaktion zugeordnet wird. Dies verringert das Risiko von Fehlern und erleichtert die Überprüfung durch das Buchhaltungsteam.
Vorteil : Durch die Automatisierung wird die Bankabstimmung reibungsloser, da eine zentrale Dokumentation der Ausgaben gewährleistet wird, die für die Integration in die Buchhaltung bereit ist.
4. Verfolgung der Ausgaben und Bankabstimmung
Die Überprüfung von Transaktionen für eine konforme Bankabstimmung ist bei der Verwaltung von Unternehmenskarten von entscheidender Bedeutung. Bei der Bankabstimmung geht es darum, zu bestätigen, dass jede auf der Karte verbuchte Ausgabe einer Transaktion mit Beleg entspricht. Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen ermöglicht es, diesen Prozess zu automatisieren, indem sie die Transaktionen mit den Belegen praktisch sofort in Verbindung bringt.
Empfohlene Lösung : Eine Software, die die Bankabstimmung integriert, ermöglicht eine Echtzeitkontrolle der Ausgaben, verringert das Fehlerrisiko und erleichtert die Integration in die Buchhaltung.
5. Analyse und Berichterstattung
So können Unternehmen die Ausgabendaten in Echtzeit mithilfe von Dashboards und benutzerdefinierten Berichten visualisieren. Diese Funktion hilft, die wichtigsten Ausgabenkategorien zu verstehen, wiederkehrende Kosten zu identifizieren und die Budgetplanung zu verbessern.
Wirkung : Analyse und Berichterstattung helfen Unternehmen, die Kosten zu kontrollieren, ihre Ausgabenpolitik anzupassen und die finanzielle Effizienz zu steigern.
Die Geschäftskarte und die Unternehmenskarte vereinfachen die Verwaltung von Geschäftsausgaben und stärken die Kontrolle der Buchhaltung. Durch die Anwendung klarer Richtlinien, die Automatisierung der Belegsammlung und eine effiziente Bankabstimmung steigern Unternehmen ihre Effizienz und halten gleichzeitig die Buchhaltungsstandards ein. Ein integriertes Unternehmenskartenmanagement ermöglicht somit eine reibungslosere Buchhaltung, die in einem sich ständig verändernden Umfeld unerlässlich ist.
