Am Jahresende ist der Jahresabschluss ein wichtiger Schritt. Er erfordert Sorgfalt, Koordination … und oft einen besonderen Aufwand bei den Spesenabrechnungen.
Obwohl sie oft in Eile erledigt werden, können sie sich direkt auf Ihren Cashflow, Ihre erstattungsfähige Mehrwertsteuer und die Sozialversicherungskonformität Ihrer Konten auswirken. Um Versäumnisse oder böse Überraschungen zu vermeiden, ist es besser, vorausschauend zu handeln.
Hier sind 5 Tipps, wie Sie diese Zeit gelassen meistern können, mit einem sowohl praktischen als auch strategischen Blickwinkel.
1. Nicht alle Ausgaben lassen sich auf dieselbe Weise verwalten.
Bevor Sie sich mit Validierungen oder Mehrwertsteuer befassen, sollten Sie zunächst die verschiedenen Arten von Betriebsausgaben klar identifizieren.
Wofür ? Weil jeder bestimmte Vorschriften einhält, sei es in Bezug auf Steuern, Mehrwertsteuerrückerstattung oder URSSAF-Bearbeitung.
Zu unterscheiden sind beispielsweise :
- Verpflegungskosten : Obergrenzen unterliegen, werden oft missverstanden
- Kilometer : abhängig von den jährlichen Tarifen, daher empfindlich
- Transport, Unterkunft : Mehrwertsteuer teilweise erstattungsfähig
- Fremdwährungskosten : erfordern zuverlässige Umrechnungen
- Abonnements oder gemeinsam genutzte Tools : können eine teilweise Aufteilung zwischen beruflich und privat erfordern
📌 Nützlicher Tipp : Durch die korrekte Zuordnung Ihrer Ausgaben bei der Eingabe in das Tool vermeiden Sie Fehler bei der Aufteilung am Monatsende.
2. Eine Spesenabrechnung wirkt sich auf mehrere Bereiche der Buchhaltung aus.
Eine Spesenabrechnung, auch wenn sie noch so gering ist, betrifft in der Regel mehrere Buchhaltungselemente gleichzeitig :
- Der Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung
- Die potenziell abzugsfähige Mehrwertsteuer
- Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (bei Rückzahlung an den Arbeitnehmer)
- Und manchmal sogar analytische Aufschlüsselungen (nach Kostenstelle oder Projekt)
Am Monatsende kann es schnell zu Komplikationen kommen, wenn nicht alle Belege auf dem neuesten Stand oder richtig kategorisiert sind.
Einige wichtige Überprüfungen :
- Sind alle Ausgaben korrekt mit dem Datum des betreffenden Geschäftsjahres versehen ?
- Wird die Mehrwertsteuer korrekt erfasst und zugewiesen ?
- Wurden die Rückerstattungen ordnungsgemäß verbucht ?
- Wurden für abgeschlossene Projekte versehentlich nachträgliche Kosten berechnet ?
3. Viele Fehler entstehen nicht durch Vergesslichkeit, sondern durch fehlende Rahmenbedingungen.
Es ist verlockend, sich vorzustellen, dass Fehler nur von einem unaufmerksamen Mitarbeiter oder einem gehetzten Manager verursacht werden. In Wirklichkeit sind Ungenauigkeiten oft auf einen Mangel an Automatismus oder Klarheit in den Prozessen zurückzuführen.
Häufige Beispiele :
- Ein Mitarbeiter wartet bis zum letzten Moment, um alles zu erfassen, da es keine Erinnerungen oder klare Fristen gibt.
- Ein fehlender Beleg bleibt unbemerkt, da keine automatisierte Kontrolle vorhanden ist.
- Falsch verstandene Vorschriften führen zu Fehlern bei den Obergrenzen oder der Mehrwertsteuer.
Anstatt alles auf die Disziplin jedes Einzelnen zu setzen, kann es sinnvoll sein, den Rahmen zu stärken :
- Alarme oder Sperren im Tool einrichten
- Interne Regeln aktualisieren und in Erinnerung rufen
- Unterstützung der Manager mit einfachen Tools zur Nachverfolgung von Validierungen
4. Der Abschluss darf nicht zu einem Aufholrennen werden.
Wenn alle Spesenabrechnungen in letzter Minute massenhaft eintreffen, ist dies oft ein Zeichen dafür, dass die laufende Nachverfolgung unzureichend ist.
Dieses häufig auftretende Phänomen kann mehrere Schwierigkeiten mit sich bringen :
- Verzögerungen bei der Rückerstattung der Mehrwertsteuer
- Fehler bei den Buchungsdaten
- Nicht rechtzeitig validierte Belege, die daher nicht in die Konten aufgenommen wurden
Um diese Auswirkungen zu begrenzen :
- Legen Sie eine klare und frühzeitige Frist für die zu verbuchenden Noten fest.
- Kommunizieren Sie im Voraus über das Tool oder per E-Mail, um Versäumnisse zu vermeiden.
- Visualisieren Sie noch nicht getätigte Ausgaben, um Budgetabweichungen frühzeitig zu erkennen.
5. Nutzen Sie den Abschluss, um zu analysieren und anzupassen
Der Jahresabschluss ist auch ein guter Zeitpunkt, um Ihre Praktiken im Zusammenhang mit beruflichen Ausgaben zu überdenken.
Wie wäre es, wenn Sie nicht nur die letzten Noten bestätigen, sondern auch analysieren würden, was die Daten aussagen ?
Beispiel :
- Steigen bestimmte Arten von Kosten ohne ersichtlichen Grund ?
- Werden die Regeln einheitlich angewendet ?
- Welcher Anteil der Ausgaben wird ohne Belege genehmigt ?
- Gibt es Unklarheiten hinsichtlich der Obergrenzen oder der Mehrwertsteuer ?
Dieser Ansatz ermöglicht es, die Praktiken für das folgende Jahr besser zu strukturieren, Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren… und manchmal sogar Einsparungen zu erzielen.
Abschließend
Die Verwaltung der Spesenabrechnungen zum Jahresende sollte keine Last-Minute-Aufgabe sein. Wenn sie gut geplant ist, ermöglicht sie :
- Sichern Sie Ihre Konten
- Optimierung der Mehrwertsteuerrückerstattung
- Das URSSAF-Risiko reduzieren
- Und Ihre Prozesse für die Zukunft verbessern
Das Ziel besteht nicht darin, die Regeln zu verkomplizieren, sondern sie verständlich zu machen, in die Instrumente zu integrieren und in der Praxis kohärent anzuwenden.
