Unsere Lösung automatisiert den gesamten Weg von der Reisekostenabrechnung bis zur Erstattung unter Einhaltung der internen Kontroll- und Validierungsregeln.
Mit unserem Ansatz, der sich auf die Beschleunigung von Geschäftsprozessen konzentriert, können Sie jetzt Ihre Fähigkeit zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen maximieren. Schluss mit Verzögerungen und Ineffizienzen bei der Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben.
Vertical Expense bietet einen umfassenden Einstellungsrahmen mit weitreichenden Workflows für die Ausgabenprüfung.
Durch die feine Integration von Regeln & Ausgabenobergrenzen gewährleistet die Lösung ein hohes Maß an interner & externer Compliance.
Vertical Expense ist eine flexible Lösung, die es Ihnen ermöglicht, beliebig viele Validierungskreisläufe in Verbindung mit Ihrer internen Organisation zu definieren.
Von der Genehmigung von Dienstreiseaufträgen bis hin zu den Reisen Ihrer Mitarbeiter : Fügen Sie die erforderlichen Genehmigungsstufen nach Bevölkerungsgruppe, Projektteam oder Kostenstelle hinzu.
Sie können auch parallele Validierungskreisläufe hinzufügen, je nachdem, welches Objekt Sie validieren möchten : Fahrzeuge, BIBs, Versicherungen.
Machen Sie einen Schritt hin zu einer zuverlässigeren und konformen Verwaltung mit unserer dedizierten Lösung :
Unsere erweiterten Funktionen helfen Ihnen dabei, potenzielle Inkonsistenzen zu erkennen und zu beheben, und sorgen so für eine bessere Einhaltung der geltenden Vorschriften.
Die Rückerstattung der Mehrwertsteuer bietet die Möglichkeit, die Ausgaben des Unternehmens zu senken und gleichzeitig Geld in Ihr Budget zurückfließen zu lassen.
Unsere intelligente Lösung erkennt und erhebt automatisch die verschiedenen Umsatzsteuersätze, die für Geschäftsausgaben gelten.
Anschließend erstellen wir eine Datenextraktion im gewünschten Format, die von Ihrer Buchhaltungssoftware verwertet werden kann, damit Sie die Umsatzsteuer schnell zurückerhalten.
Eine integrierte Ausgabenregel ermöglicht die automatische Konfiguration von Obergrenzen und Erstattungsbedingungen (z. B. Hotel, Verpflegung, Kilometergeld). Die Software wendet diese Regeln in Echtzeit an, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Ja, mit einer modernen Software können je nach Team, Budget oder Hierarchieebene unterschiedliche Regeln festgelegt werden. Dies stärkt die interne Kontrolle und lässt gleichzeitig Flexibilität zu.
Die Software ordnet jede Spesenabrechnung automatisch dem richtigen Prüfer zu, entsprechend der definierten Organisation (Manager, Personalabteilung, Finanzabteilung). Die Abläufe können einfach oder mehrstufig sein, je nach Größe und Struktur des Unternehmens.
Es beschleunigt die Bearbeitung von Spesenabrechnungen, reduziert Verzögerungen bei der Erstattung und gewährleistet die Rückverfolgbarkeit von Entscheidungen. Jede Validierung wird für mehr Transparenz und Compliance protokolliert.
Dank OCR und KI vergleicht die Software die Belege (Datum, Betrag, Lieferant) und meldet automatisch mögliche Duplikate. Der Benutzer oder Prüfer kann diese dann bestätigen oder korrigieren.
Ja, moderne Software sendet eine Benachrichtigung, sobald eine Ausgabe die festgelegten Obergrenzen überschreitet. So kann vor der Genehmigung oder Erstattung eine Kontrolle durchgeführt werden.
Die Software identifiziert automatisch die abzugsfähigen Mehrwertsteuerbeträge auf den Belegen (Hotels, Verpflegung, Transport) und generiert einen kompatiblen Buchhaltungsexport. So werden Versäumnisse vermieden und die Liquidität des Unternehmens optimiert.
Nein, nur bestimmte berufliche Ausgaben sind erstattungsfähig (Hotels, Kraftstoff, Verpflegung gemäß den Bedingungen). Die Software wendet die geltenden Steuervorschriften an, um nur die erstattungsfähigen Beträge zu berücksichtigen.
"Das Team, das für die Erstattungen zuständig war, scannte 10.000 Kostenaufstellungen pro Jahr. Jetzt kann sie sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren und unsere Nutzer besser betreuen. Das Tool ist wirklich leicht zu erlernen und sehr intuitiv zu bedienen."
