Der Dauerauftrag ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, deren Mitarbeiter regelmäßig aus beruflichen Gründen reisen. Er vereinfacht die administrative und finanzielle Abwicklung dieser Reisen und bietet den betroffenen Arbeitnehmern einen klaren und sicheren Rahmen. Dieser Artikel liefert Ihnen alle Schlüssel zum Verständnis und zur Beherrschung des Dauerauftrags, von seiner Definition bis zu seiner Ausführung.
1. Was ist ein Dauerauftrag ?
Ein Dauerauftrag ist ein schriftliches Dokument, in dem die Bedingungen für die Ausübung regelmäßiger beruflicher Aufgaben, die mit Reisen verbunden sind, festgelegt sind. Im Gegensatz zum punktuellen Dienstreiseauftrag, der sich auf eine bestimmte Reise bezieht, gilt der Dauerauftrag für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel für ein Jahr. Dadurch muss der Arbeitnehmer nicht mehr für jede Reise eine Genehmigung einholen, was die Verwaltungsverfahren erheblich vereinfacht.
Der Dauerauftrag für Dienstreisen ist im Arbeitsgesetzbuch (Artikel L. 212-4 ff.) geregelt und kann durch besondere Bestimmungen in Tarifverträgen ergänzt werden. Es handelt sich um einen echten Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, in dem die Rechte und Pflichten beider Seiten in Bezug auf Geschäftsreisen festgelegt sind.
2. Warum sollte man einen Dauerauftrag verwenden ?
Der Dauerauftrag hat sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer viele Vorteile :
Für den Arbeitgeber :
- Verwaltungsvereinfachung : Mit dem Dauerauftrag muss nicht mehr für jede Reise ein Dienstreiseauftrag ausgestellt werden, wodurch sich die Arbeitsbelastung der Personalabteilung verringert.
- Rechtssicherheit : Der Dauerauftrag bildet den Rahmen für Geschäftsreisen und schützt die Interessen des Arbeitgebers im Falle eines Rechtsstreits (Arbeitsunfall, Anfechtung der Kosten usw.).
- Kostenkontrolle : Der Dauerauftrag ermöglicht eine Budgetierung der Reisekosten und eine bessere Kontrolle der Ausgaben.
Für den Arbeitnehmer :
- Autonomie : Der Dauerauftrag gibt dem Arbeitnehmer eine gewisse Freiheit bei der Organisation seiner Reisen, ohne eine systematische Genehmigung einholen zu müssen.
- Klarheit : Im Dauerauftrag sind die vom Arbeitgeber übernommenen Kosten aufgeführt, sodass Missverständnisse und böse Überraschungen vermieden werden.
- Rechtssicherheit : Der Dauerauftrag garantiert dem Arbeitnehmer die Übernahme seiner Geschäftskosten und schützt ihn im Falle eines Arbeitsunfalls, der sich auf der Dienstreise ereignet.
3. Wie stelle ich einen Dauerauftrag aus ?
Der Dauerauftrag muss schriftlich ausgestellt werden und folgende Pflichtangaben enthalten :
- Die Identität und die Kontaktdaten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers.
- Die Art der Aufgabe und die Aufgaben des Arbeitnehmers.
- Das geografische Gebiet, für das der Dauerauftrag gilt (Stadt, Bezirk, Region, Land).
- Die Gültigkeitsdauer des Dauerauftrags (maximal 12 Monate).
- Die Modalitäten für die Übernahme von Berufsauslagen (Kilometersätze, Pauschalentschädigungen, Erstattungshöchstgrenzen usw.).
- Die Bedingungen für die Nutzung des Privatfahrzeugs (falls zutreffend).
Es wird empfohlen, den Dauerauftrag vom Arbeitnehmer bestätigen zu lassen und ihm ein unterschriebenes Exemplar auszuhändigen.
4. Welche Kosten werden durch einen Dauerauftrag abgedeckt ?
Im Dauerauftrag muss angegeben werden, welche Arten von Ausgaben der Arbeitgeber übernimmt. Die häufigsten Kosten sind :
- Transportkosten : Zug- oder Flugtickets, Treibstoffkosten, Mautgebühren, Parkgebühren, Kilometergeld (0,58€ pro km im Jahr 2023 für ein 5-PS-Fahrzeug).
- Unterbringungskosten : Hotelübernachtungen, Wohnungsmiete, Frühstück.
- Verpflegungskosten : Mahlzeiten im Restaurant oder zum Mitnehmen, Pauschalentschädigungen (15,50€ im Jahr 2023 für eine Mahlzeit).
- Sonstige Kosten : Visagebühren, Impfkosten, Wäschereikosten (wenn begründet).
Nicht berufsbedingte Kosten (persönliche Ausgaben, Geldstrafen usw.) werden nicht vom Arbeitgeber übernommen.
4. Wie können Sie sich die entstandenen Kosten erstatten lassen ?
Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber innerhalb eines angemessenen Zeitraums (in der Regel ein Monat) Belege für die entstandenen Kosten vorlegen (Rechnungen, Kassenzettel usw.). Der Arbeitgeber muss die Kosten innerhalb eines Zeitraums von höchstens einem Monat erstatten, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Die Erstattung kann per Überweisung, per Scheck oder in bar erfolgen.
Um die Nachverfolgung von Ausgaben und die Erstattung von Kosten zu erleichtern, gibt es Tools und Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, wie z. B. Vertical Expense. Mit dieser Lösung kann das Unternehmen jede Dienstreise einrahmen und verfolgen, indem es die Art der Ausgaben und die zulässigen Höchstbeträge über den vordefinierten Zeitraum der Dienstreise miteinander verknüpft. Der Mitarbeiter muss nur noch seine Ausgaben in Echtzeit erfassen, Belege beifügen und seine Spesenabrechnung mit wenigen Klicks einreichen.
5. Welche Risiken bestehen bei Nichteinhaltung der Regeln ?
Die Nichteinhaltung der Regeln des Dauerauftrags kann sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.
Für den Arbeitnehmer :
- Disziplinarmaßnahmen : Die Nichteinhaltung der Regeln des Dauerauftrags kann als Dienstvergehen angesehen werden, das je nach Schwere und Häufigkeit der Verstöße Disziplinarmaßnahmen von einer Verwarnung bis hin zur Entlassung wegen schweren Fehlverhaltens nach sich ziehen kann.
- Verweigerung der Kostenerstattung : Der Arbeitgeber kann die Erstattung der Kosten des Arbeitnehmers verweigern, wenn diese nicht begründet werden, die im Dauerauftrag festgelegten Höchstbeträge nicht eingehalten werden oder die Belege nicht fristgerecht vorgelegt werden.
- Rückerstattung zu Unrecht erhaltener Beträge : Wenn der Arbeitnehmer aufgrund des Dienstreiseauftrags Permament zu Unrecht erhaltene Beträge erhalten hat, kann er gezwungen werden, diese dem Arbeitgeber zurückzuzahlen.
Für den Arbeitgeber :
- URSSAF-Sanktionierung : Die URSSAF kann die Erstattung von Berufsauslagen als Lohn umqualifizieren, wenn sie der Ansicht ist, dass die Regeln des Dauerauftrags nicht eingehalten wurden, was zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitgeber zur Folge hat.
- Steuerliche Berichtigung : Das Finanzamt kann die Erstattung von Berufsauslagen auch in Lohn umqualifizieren, was zusätzliche Steuern für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer zur Folge hat.
- Verzugsentschädigungen : Wenn der Arbeitgeber die Werbungskosten nicht innerhalb der gesetzlichen oder vertraglichen Fristen zurückzahlt, kann er dazu verurteilt werden, dem Arbeitnehmer eine Verzugsentschädigung zu zahlen.
- Schadenersatz : Wenn der Arbeitnehmer durch die Nichteinhaltung der Regeln des Dauerauftrags einen Schaden erleidet, kann der Arbeitgeber zu Schadenersatz verurteilt werden.
6. Änderung und Aufhebung des Dauerauftrags
Der Dauerauftrag ist nicht unveränderlich und kann sich je nach den Bedürfnissen des Unternehmens und des Arbeitnehmers entwickeln. So kann der Dauerauftrag jederzeit im gegenseitigen Einvernehmen der beiden Parteien geändert werden. Diese Änderungen können sich auf das abgedeckte geografische Gebiet, die Gültigkeitsdauer, die Modalitäten der Kostenübernahme usw. beziehen. Solche Änderungen müssen unbedingt schriftlich festgehalten werden, sei es durch einen Zusatz zum ursprünglichen Dauerauftrag oder durch einen neuen Dauerauftrag.
Ebenso kann der Dauerauftrag jederzeit entweder durch eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oder einseitig durch den Arbeitgeber aufgehoben werden, sofern er eine angemessene Vorwarnzeit einhält und seine Entscheidung begründet.
Der Dauerauftrag ist weit mehr als eine bloße Verwaltungsformalität. Er ist der Garant für eine ausgewogene und transparente Arbeitsbeziehung, in der Geschäftsreisen zu einem Leistungshebel werden. Für Unternehmen, deren DNA in der Bewegung liegt, wie z. B. Medienunternehmen, Beratungsfirmen oder ambulante Pflegedienste, ist der Dauerauftrag ein unverzichtbarer Kompass. Er gibt den Aufgaben einen Rahmen, klärt die Verantwortlichkeiten und kontrolliert die Kosten, während er den Mitarbeitern mehr Transparenz und Sicherheit bietet.
Wenn Sie den Dauerauftrag mit einer Spesenabrechnungssoftware wie Vertical Expense kombinieren, wird er zum Schlüssel für ein reibungsloses Management. Fehler und Versäumnisse gehören der Vergangenheit an, stattdessen werden Automatisierung, Nachvollziehbarkeit und Gelassenheit für alle geschaffen.
