Der Dauerauftrag ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, deren Mitarbeiter oder Bedienstete regelmäßig aus beruflichen Gründen reisen. Er vereinfacht die administrative und finanzielle Abwicklung dieser Reisen und bietet den betroffenen Mitarbeitern und Angestellten einen klaren und sicheren Rahmen. Dieser Artikel liefert Ihnen alle Schlüssel, um das Dauerauftrag zu verstehen und zu beherrschen, von seiner Definition bis zu seiner Anwendung.
1. Was ist ein Dauerauftrag ?
Ein Dauerauftrag ist ein schriftliches Dokument, in dem die Bedingungen für die Ausübung regelmäßiger beruflicher Aufgaben, die mit Reisen verbunden sind, festgelegt sind. Im Gegensatz zum punktuellen Dienstreiseauftrag, der sich auf eine bestimmte Reise bezieht, gilt der Dauerauftrag für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel für ein Jahr. Er befreit den Arbeitnehmer oder Bediensteten somit davon, für jede Reise eine Genehmigung zu beantragen, was den Verwaltungsaufwand erheblich vereinfacht.
Der Dauerauftrag wird für Privatunternehmen durch das Arbeitsgesetzbuch (Artikel L. 212-4 ff.) geregelt und kann durch besondere Bestimmungen in Tarifverträgen ergänzt werden. Für öffentliche Verwaltungen wird der Dauerauftrag durch das Dekret Nr. 92-566 vom 25. Juni 1992 geregelt. In beiden Fällen handelt es sich um einen echten Vertrag zwischen dem Arbeitgeber, der öffentlichen Verwaltung und dem Arbeitnehmer oder Bediensteten, in dem die Rechte und Pflichten jedes Einzelnen in Bezug auf Geschäftsreisen festgelegt sind.
2. Warum sollte man einen Dauerauftrag verwenden ?
Die Dauerauftrag bietet sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer oder Bediensteten zahlreiche Vorteile :
Für den Arbeitgeber :
- Verwaltungsvereinfachung : Mit dem Dauerauftrag muss nicht mehr für jede Reise ein Dienstreiseauftrag ausgestellt werden, wodurch sich die Arbeitsbelastung der Personalabteilung verringert.
- Rechtssicherheit : Der Dauerauftrag bildet den Rahmen für Geschäftsreisen und schützt die Interessen des Arbeitgebers im Falle eines Rechtsstreits (Arbeitsunfall, Anfechtung der Kosten usw.).
- Kostenkontrolle : Der Dauerauftrag ermöglicht eine Budgetierung der Reisekosten und eine bessere Kontrolle der Ausgaben.
Für den Arbeitnehmer oder Bediensteten :
- Autonomie : Die Dauerauftrag gibt dem Arbeitnehmer oder Bediensteten eine gewisse Freiheit bei der Organisation seiner Reisen, ohne eine systematische Genehmigung einholen zu müssen.
- Klarheit : Im Dauerauftrag sind die vom Arbeitgeber übernommenen Kosten aufgeführt, sodass Missverständnisse und böse Überraschungen vermieden werden.
- Rechtssicherheit : Der Dauerauftrag garantiert dem Arbeitnehmer die Übernahme seiner Geschäftskosten und schützt ihn im Falle eines Arbeitsunfalls, der sich auf der Dienstreise ereignet.
Fallstudie Öffentlicher Sektor
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3. Wie stelle ich einen Dauerauftrag aus ?
Der Dauerauftrag muss schriftlich ausgestellt werden und folgende Pflichtangaben enthalten :
- Die Identität und die Kontaktdaten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers oder Bediensteten.
- Die Art der Aufgabe und die Aufgaben des Arbeitnehmers oder Bediensteten.
- Das geografische Gebiet, für das der Dauerauftrag gilt (Stadt, Bezirk, Region, Land).
- Die Gültigkeitsdauer des Dauerauftrags (maximal 12 Monate).
- Die Modalitäten für die Übernahme von Berufsauslagen (Kilometersätze, Pauschalentschädigungen, Erstattungshöchstgrenzen usw.).
- Die Bedingungen für die Nutzung des Privatfahrzeugs (falls zutreffend).
Es wird empfohlen, den Dauerauftrag vom Arbeitnehmer bestätigen zu lassen und ihm ein unterschriebenes Exemplar auszuhändigen.
4. Welche Kosten werden durch einen Dauerauftrag abgedeckt ?
Im Dauerauftrag muss angegeben werden, welche Arten von Ausgaben der Arbeitgeber übernimmt. Die häufigsten Kosten sind :
- Transportkosten : Zug- oder Flugtickets, Treibstoffkosten, Mautgebühren, Parkgebühren, Kilometergeld (0,58€ pro km im Jahr 2023 für ein 5-PS-Fahrzeug).
- Unterbringungskosten : Hotelübernachtungen, Wohnungsmiete, Frühstück.
- Verpflegungskosten : Mahlzeiten im Restaurant oder zum Mitnehmen, Pauschalentschädigungen (15,50€ im Jahr 2023 für eine Mahlzeit).
- Sonstige Kosten : Visagebühren, Impfkosten, Wäschereikosten (wenn begründet).
Nicht berufsbedingte Kosten (persönliche Ausgaben, Geldstrafen usw.) werden nicht vom Arbeitgeber übernommen.
4. Wie können Sie sich die entstandenen Kosten erstatten lassen ?
Der Arbeitnehmer oder Bedienstete muss seinem Arbeitgeber innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel ein Monat) Belege für die entstandenen Kosten (Rechnungen, Kassenzettel usw.) vorlegen. Der Arbeitgeber muss die Kosten innerhalb eines Zeitraums von höchstens einem Monat erstatten, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Die Erstattung kann per Überweisung, per Scheck oder in bar erfolgen.
Um die Nachverfolgung von Ausgaben und die Erstattung von Kosten zu erleichtern, gibt es Tools und Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, wie z. B. Vertical Expense. Mit dieser Lösung kann das Unternehmen jede Dienstreise einrahmen und verfolgen, indem es die Arten von Ausgaben und die zulässigen Höchstbeträge über den vordefinierten Zeitraum der Dienstreise miteinander verknüpft. Der Mitarbeiter oder Agent muss nur noch seine Ausgaben in Echtzeit erfassen, Belege beifügen und seine Spesenabrechnung mit wenigen Klicks einreichen.
5. Welche Risiken bestehen bei Nichteinhaltung der Regeln ?
Die Nichteinhaltung der OMP-Regeln kann sowohl für den Arbeitnehmer oder Bediensteten als auch für den Arbeitgeber rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.
Für den Arbeitnehmer oder Bediensteten :
- Disziplinarmaßnahmen : Die Nichteinhaltung der Regeln des Dauerauftrags kann als Dienstvergehen angesehen werden, das je nach Schwere und Häufigkeit der Verstöße Disziplinarmaßnahmen von einer Verwarnung bis hin zur Entlassung wegen schweren Fehlverhaltens nach sich ziehen kann.
- Verweigerung der Kostenerstattung : Der Arbeitgeber kann die Erstattung der dem Arbeitnehmer oder Bediensteten entstandenen Kosten verweigern, wenn diese nicht begründet werden, die von der OMP festgelegten Höchstgrenzen nicht eingehalten werden oder die Belege nicht fristgerecht eingereicht werden.
- Rückzahlung zu Unrecht erhaltener Beträge : Wenn der Arbeitnehmer oder Bedienstete im Rahmen des OMP zu Unrecht erhaltene Beträge erhalten hat, kann er gezwungen werden, diese an den Arbeitgeber zurückzuzahlen.
Für den Arbeitgeber :
- URSSAF-Sanktionierung : Die URSSAF kann die Erstattung von Berufsauslagen als Lohn umqualifizieren, wenn sie der Ansicht ist, dass die Regeln des Dauerauftrags nicht eingehalten wurden, was zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitgeber zur Folge hat.
- Steuerliche Berichtigung : Das Finanzamt kann die Erstattung von Berufsauslagen auch in Lohn umqualifizieren, was zusätzliche Steuern für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer zur Folge hat.
- Verzugsentschädigungen : Wenn der Arbeitgeber die Werbungskosten nicht innerhalb der gesetzlichen oder vertraglichen Fristen zurückzahlt, kann er dazu verurteilt werden, dem Arbeitnehmer eine Verzugsentschädigung zu zahlen.
- Schadenersatz : Wenn der Arbeitnehmer durch die Nichteinhaltung der Regeln des Dauerauftrags einen Schaden erleidet, kann der Arbeitgeber zu Schadenersatz verurteilt werden.
6. Änderung und Aufhebung des Dauerauftrags
Der Dauerauftrag ist nicht unveränderlich und kann sich je nach den Bedürfnissen des Unternehmens, der öffentlichen Verwaltung und des Arbeitnehmers oder Bediensteten ändern. So kann der Dauerauftrag jederzeit im gegenseitigen Einvernehmen der beiden Parteien geändert werden. Diese Änderungen können sich auf das abgedeckte geografische Gebiet, die Gültigkeitsdauer, die Modalitäten der Kostenübernahme usw. beziehen. Solche Änderungen müssen unbedingt schriftlich formalisiert werden, sei es durch einen Zusatz zum ursprünglichen Dauerauftrag oder durch ein neues Dauerauftrag.
Ebenso kann die Dauerauftrag jederzeit aufgehoben werden, entweder durch eine Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer oder Bediensteten oder einseitig durch den Arbeitgeber, vorausgesetzt, er hält eine angemessene Vorwarnzeit ein und begründet seine Entscheidung.
Der Dauerauftrag ist weit mehr als eine bloße Verwaltungsformalität. Er ist der Garant für eine ausgewogene und transparente Arbeitsbeziehung, in der Geschäftsreisen zu einem Leistungshebel werden. Für Unternehmen, deren DNA in der Bewegung liegt, wie z. B. Medienunternehmen, Beratungsfirmen oder ambulante Pflegedienste, ist der Dauerauftrag ein unverzichtbarer Kompass. Er gibt den Aufgaben einen Rahmen, klärt die Verantwortlichkeiten und kontrolliert die Kosten, während er den Mitarbeitern mehr Transparenz und Sicherheit bietet.
Wenn Sie das Dauerauftrag mit einer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wie Vertical Expense kombinieren, wird es zum Schlüssel für eine nahtlose Verwaltung. Fehler und Versäumnisse gehören der Vergangenheit an, stattdessen werden Automatisierung, Nachvollziehbarkeit und Gelassenheit für alle geschaffen.
