Mit der zunehmenden Digitalisierung der Dienstleistungen in Unternehmen stellt die Cybersicherheit von HR-Daten eine wesentliche strategische Herausforderung dar, um den Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten. Die Verwaltung von Spesenabrechnungen, Lohnabrechnungen und Arbeitsverträgen beinhaltet den Umgang mit vertraulichen Informationen wie :
- Persönliche Daten von Mitarbeitern (Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern, Bankinformationen) ;
- Einzelheiten zu ihren Verträgen und beruflichen Entwicklungen ;
- Sensible Buchführungs – und Finanzinformationen.
Diese HR-Daten sind beliebte Ziele für Cyberkriminelle und können zu Datenverletzungen, Betrug oder finanziellen Verlusten führen. Daher ist es zwingend erforderlich, sie zu schützen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und das Vertrauen von Mitarbeitern und Partnern zu erhalten.
Die strategische Rolle von HR in der Cybersicherheit
Die Personalabteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Cybersicherheit von Unternehmen. Sie verfügen über sensible HR-Daten und interagieren mit mehreren Abteilungen, darunter die Mitarbeiter, das Management sowie die IT-Abteilungen (CIO, CISO, DSO). Ihre Aufgabe im Bereich der Cybersicherheit beruht auf zwei wesentlichen Säulen :
- Sensible Daten schützen : Sicherstellen, dass persönliche und finanzielle Daten vor Eindringlingen geschützt sind.
- Sensibilisierung der Mitarbeiter : Schulung und Begleitung der Mitarbeiter bei der Übernahme von Best Practices im Bereich Cybersicherheit.
Durch eine effektive Koordination mit anderen Abteilungen trägt die Personalabteilung zur Einführung einer soliden Cybersicherheitspolitik bei und schafft so eine Sicherheitskultur im Unternehmen.
Die Bedeutung von HR-Software für die Cybersicherheit von HR-Daten
Spezielle HR-Software für die Verwaltung von Spesenabrechnungen, Gehaltsabrechnungen und Urlaub erleichtert die Verwaltung, stellt aber auch einen Schlüsselpunkt in Bezug auf die Cybersicherheit von HR-Daten dar. Eine schlecht gesicherte oder konfigurierte Software kann ein Einfallstor für Cyberangriffe werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Nutzung dieser Tools zu sichern.
Sichere Nutzung von HR-Software
- Entscheiden Sie sich für zertifizierte und DSGVO-konforme Lösungen : Wählen Sie Software, die Sicherheitsstandards erfüllt und eine Datenverschlüsselung integriert.
- Richten Sie sichere Zugänge ein : Durch starke Authentifizierung (MFA, SSO) können Sie das Risiko eines Eindringens begrenzen.
- Führen Sie regelmäßig Updates durch : Diese beheben Sicherheitslücken und erhöhen den Schutz der HR-Daten.
- Überwachen Sie Zugriffe und verdächtige Aktivitäten : Eine Überwachung der Zugriffe und Betrugsversuche ist unerlässlich, um Anomalien zu erkennen.
- Entscheiden Sie sich für eine beweiskräftige Archivierung : Die sichere Archivierung von HR-Dokumenten, insbesondere von Spesenabrechnungen, garantiert deren Integrität und Rechtskonformität.
Die Automatisierung über diese Tools steigert die Effizienz der Personalabteilungen, erfordert jedoch eine ständige Wachsamkeit, um die Kompromittierung sensibler Daten zu verhindern.
Die größten Risiken für die Cybersicherheit von HR-Daten
Cyberangriffe und Datenverletzungen
Cyberangriffe wie Ransomware (Schadsoftware, die gegen Lösegeld den Zugriff auf Daten blockiert) oder Phishing (Phishing mit dem Ziel, Anmeldedaten zu stehlen) sind eine ständige Bedrohung. Ein Leck in der Personal- oder Buchhaltungsabteilung kann schwerwiegende Folgen haben :
- Identitätsdiebstahl und Bankbetrug ;
- Verlust von unternehmenskritischen Daten ;
- Schädigung des Rufs und Verlust des Vertrauens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Nichteinhaltung von Vorschriften
Unternehmen müssen strenge Standards wie die GDPR (General Data Protection Regulation) einhalten. Jede Nichteinhaltung kann finanzielle Sanktionen und rechtliche Schritte nach sich ziehen.
Interne Risiken und menschliche Fehler
Eine schlechte Zugriffsverwaltung oder ein mangelndes Bewusstsein der Mitarbeiter kann unbeabsichtigte Datenlecks oder internen Missbrauch erleichtern.
Lösungen zur Stärkung der Cybersicherheit von HR-Daten
Verschlüsselung und Sicherung von Daten
Eine End-to-End-Verschlüsselung ist für den Schutz gespeicherter und übertragener Daten unerlässlich. Personal- und Buchhaltungsinformationen müssen verschlüsselt werden, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Hackerangriffs unzugänglich bleiben.
Einführung kontrollierter Zugriffsrichtlinien
Die Implementierung von Identitäts- und Zugriffsverwaltungssystemen (IAM – Identity Access Management) begrenzt das Risiko von Eindringlingen. Die Anwendung des Prinzips der geringsten Privilegien stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen kann, die für seine Arbeit unbedingt erforderlich sind.
Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter
Menschliche Fehler sind die Ursache für viele Datenlecks. Regelmäßige Schulungen zur Cybersicherheit, die auch das Erkennen von Phishing-Versuchen und die Verwaltung von Passwörtern umfassen, sind daher unerlässlich.
Starke Authentifizierung und Verbindungstypen
Die Authentifizierungsmethoden sollten entsprechend dem erforderlichen Sicherheitsniveau ausgewählt werden :
- Klassische Authentifizierung (E-Mail & Passwort) : Sollte ohne zusätzliche Sicherheit vermieden werden, bevorzugen Sie starke Passwörter und einen Passwortmanager.
- Single Sign-On (SSO) : Vereinfacht den Zugriff und verringert gleichzeitig das Risiko, dass Passwörter kompromittiert werden.
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) : Erhöht die Sicherheit durch eine zusätzliche Verifizierung (SMS, Fingerabdruck, physischer Schlüssel).
Backups und Pläne zur Reaktion auf Vorfälle
Durch die Einführung einer Strategie zur regelmäßigen Sicherung von Personal- und Buchhaltungsdaten kann sichergestellt werden, dass diese im Falle eines Cyberangriffs wiederhergestellt werden können. Ein Incident-Response-Plan sollte ebenfalls erstellt werden, um im Falle eines Angriffs effektiv reagieren zu können.
Die Cybersicherheit von Personal- und Buchhaltungsdaten stellt für alle Unternehmen eine große Herausforderung dar. Durch den Einsatz fortschrittlicher Schutztechnologien, die Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Einführung strenger Sicherheitsrichtlinien können Sie Ihre sensiblen Informationen vor den zunehmenden Bedrohungen schützen. Der Einsatz sicherer HR- und Finanzsoftware ist eine Schlüssellösung, um Leistung mit dem Schutz von HR-Daten zu verbinden. Die beweiskräftige Archivierung in Verbindung mit Verschlüsselung und digitaler Signatur erhöht die Zuverlässigkeit und Sicherheit der Dokumente zusätzlich. Lassen Sie keine Schwachstelle zu, die die Sicherheit Ihrer Organisation und sensibler HR-Daten gefährdet !
