20 Minuten. Dies ist die durchschnittliche Zeit, die ein Mitarbeiter zum Ausfüllen seiner Spesenabrechnung benötigt, was einem durchschnittlichen Kostenaufwand von 53 € für das Unternehmen entspricht. Dabei sind menschliche Fehler nicht berücksichtigt, die durchschnittlich in 20 % der Spesenabrechnungen auftreten, was zu einem doppelt so hohen Zeit- und Geldaufwand führt.
Warum eine Spesenverwaltungssoftware verwenden ?
Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist aufgrund der Komplexität der damit verbundenen Verfahren und der Vielzahl der am Prozess beteiligten Stakeholder (Mitarbeiter, Manager, HR-Experte oder Buchhalter im Backoffice und Finanzmanagement) oft zeitaufwändig.
Zunächst gibt der Mitarbeiter seine Ausgaben ein, nachdem er seine Belege zusammengetragen hat. Nach der Übermittlung an den Manager überprüft dieser zumindest die Rechtmäßigkeit der Ausgabe und genehmigt sie dann oder lehnt sie ab. Die Buchhaltung muss dann alle Spesenabrechnungen prüfen. Er muss auf jedes Belegdokument und dessen Übereinstimmung mit der Ausgabe achten. Und erst nach diesen Prüfungen ermöglicht die Zahlung eine Rückerstattung an den Arbeitnehmer.
Möglichkeiten zur Optimierung des Spesenabrechnungsmanagementprozesses sind in greifbarer Nähe. Wir laden Sie zu diesem kurzen Überblick über die Vorteile der Digitalisierung von Spesenabrechnungen ein!
1. Sie sparen Zeit
Mit der Entwicklung eines Unternehmens wird das Verwaltungsmanagement immer schwieriger. Der Personalbestand nimmt zu, die Berufskosten steigen. Dann erscheint es notwendig, Zeit und Produktivität einzusparen. Und genau eine digitale Lösung bietet Ihnen diese Möglichkeit.
Tatsächlich wird der Einstieg mit einer leistungsstarken Anwendung erheblich erleichtert. Heutzutage ist es unerlässlich, dass Ihre Spesenabrechnungsanwendung mit einem optischen Erkennungssystem (OCR) ausgestattet ist. Scannen Sie einfach den Beleg und prüfen Sie die automatisch erfassten Informationen, ggf. ergänzen Sie diese sogar. Für einen Mitarbeiter ist es daher einfacher und schneller, seine Spesenabrechnungen einzugeben.
Das Ziel einer digitalen Spesenabrechnungslösung ist die Effizienz. Tatsächlich reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Erklärung Ihrer Ausgaben, deren Validierung oder Kontrolle drastisch.
Tatsächlich ist es für den Manager schneller, die Spesenabrechnung zu validieren, da die automatische Eingabe die Fehler begrenzt, die bei der manuellen Eingabe regelmäßig auftreten. Dadurch ist auch die Kontrolle einfacher.
2. Sie senken die Kosten !
Die mit der digitalen Lösung verbundene Zeitersparnis stellt natürlich sofort eine Ersparnis dar, da sich der Zeitaufwand für die Erfassung, Validierung oder Kontrolle von Spesenabrechnungen verringert.
Darüber hinaus ermöglicht eine vollständig digitale Lösung den Verzicht auf Papier, was nicht nur ökologisch ist, sondern auch die Kosten für Druck, Sortierung, Transport und Lagerung senkt.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht bereits über eine solche SAE verfügen, sollten Sie Spesenmanagement-Lösungen mit der Möglichkeit wählen, die Belege mit Rechtswert (NF Z 42-013-Standard) zu archivieren.
Darüber hinaus sind Entwicklungen mit Anwendungen im SaaS-Modus kostengünstiger im Betrieb. Keine langen Projektmonate und vorhersehbaren IT-Wartungskosten mehr.
3. Sie gewinnen an Mobilität
Flexibilität ist ein Schlüsselwort in einer digitalen Lösung.
Wofür ? Denn damit können Sie ganz einfach von jedem Ort aus eine Spesenabrechnung erstellen, mit Ihrem Smartphone, Ihrem Computer oder sogar Ihrem Tablet.
Es ist möglich, Ihre Ausgaben aus der Ferne und völlig mobil zu verwalten. Der Mitarbeiter muss nicht mehr ins Büro gehen, um seine Belege in Papierform einzureichen oder per Post zu versenden.
Alles wird sofort erledigt: Es ist nicht nötig, Spesenabrechnungen zu scannen und dann zu heften. Außerdem ist es seltener, dass eine Spesenabrechnung online verloren geht als in Papierform.
4. Sie sichern die Führung Ihres Unternehmens
Ein sehr aktuelles Thema: Bei der Online-Speicherung von Daten wird die Sicherheit manchmal in Frage gestellt. Und doch ist eine Hochleistungsanwendung sicherer als die manuelle Eingabe, wenn die Papiere in Räumlichkeiten aufbewahrt werden.
Konkret können Spesenabrechnungen in digitalen Schränken mit Beweiswert aufbewahrt werden, die die Haltbarkeit der Informationen und ihre spätere Rückerstattung garantieren.
Diese Art der Archivierung ermöglicht es Ihnen, Spesenabrechnungen mit dreifacher Anforderung an Authentizität, Integrität (keine nachträgliche Änderung oder Modifizierung) und Verständlichkeit (Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit) aufzubewahren.
Neben der Verschlüsselung und Sicherung der Daten können Sie diese einfacher speichern und so ihre Integrität langfristig besser schützen.
5. Sie machen Ihre Zahlen zuverlässiger
Ein digitaler Ansatz für Spesenabrechnungen stärkt die Wirksamkeit der Kontrollen und erleichtert die Berichterstattung über alle Ausgaben. Das Tool trägt dazu bei, (menschliche) Fehler und Spesenbetrug zu reduzieren, macht die damit verbundenen Beträge zuverlässiger und bietet eine bessere finanzielle Transparenz für Ihr Unternehmen. Diese Transparenz ermöglicht Ihnen eine zuverlässige, präzise und Echtzeitverwaltung Ihrer Ausgaben.
Umgekehrt müssen Sie bei einem klassischen manuellen Ansatz entweder Zeit für die Überprüfung aufwenden oder sind Wiederherstellungsrisiken ausgesetzt. Durch die Digitalisierung können Sie Kontrollen automatisieren, wodurch die Daten zuverlässiger werden und Sie Ihren sozialen und steuerlichen Compliance-Herausforderungen gerecht werden.
Lassen Sie uns abschließend diesen Satz übernehmen, den Benjamin Franklin in seinem Buch „The Way to Wealth“ (1758) schrieb : „Jede Minute, die mit Organisieren verbracht wird, ist gleichbedeutend mit einer gesparten Stunde.„
Sie werden verstanden haben, dass die Digitalisierung von Spesenabrechnungen diese kleine Minute darstellt, die so viel Zeit spart. Also, worauf wartest Du ?
