In einem Umfeld mit zahlreichen Tochtergesellschaften, autonomen Einheiten oder regionalen Niederlassungen wird die Verwaltung der Kosten mehrerer Einheiten schnell zu einem zentralen Thema. Der Wunsch nach einer Zentralisierung der Prozesse ist naheliegend. Er entspricht klar definierten Zielen : organisatorische Kohärenz, operative Effizienz, Kostenkontrolle, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Wenn es jedoch darum geht, eine einheitliche Regel auf eine ganze Gruppe anzuwenden, kommt schnell die Realität vor Ort ins Spiel : unterschiedliche Gewohnheiten, spezifische berufliche Anforderungen, strukturelle Unterschiede. Die Zentralisierung kann dann zu einer Einschränkung werden.
Wie lässt sich eine solide Unternehmensführung aufbauen, ohne lokale Besonderheiten zu unterdrücken ?
Wie lässt sich eine Software zur Verwaltung der Kosten mehrerer Unternehmenseinheiten einsetzen, die Struktur schafft, ohne die Komplexität zu erhöhen, und die steuert, ohne einzuschränken ?
Genau darum geht es bei einem hybriden Ansatz, bei dem Zentralisierung nicht als Selbstzweck, sondern als Hebel für kollektive Leistungssteigerung verstanden wird. Und das Management von Kosten für mehrere Unternehmenseinheiten, das an der Schnittstelle zwischen Finanzen, Personalwesen und IT angesiedelt ist, verdeutlicht diese Spannung besonders gut.
Warum sollte die Verwaltung der Kosten mehrerer Unternehmen zentralisiert werden ?
In Konzernen mit mehreren Unternehmensteilen verfolgen die Finanz-, Personal- und IT-Abteilungen ein gemeinsames Ziel : die Einheitlichkeit der Praktiken zu gewährleisten und gleichzeitig die Gesamtleistung zu verbessern. Die Zentralisierung ermöglicht insbesondere :
- Die Zuverlässigkeit der Prozesse stärken, indem Abweichungen in der Praxis und Fehlerrisiken reduziert werden.
- Rationalisierung der Tools und Begrenzung der Fragmentierung des IT-Systems bei besser kontrollierten Wartungs- und Supportkosten.
- Verbesserung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sei es im Rahmen einer URSSAF-Prüfung, einer IFRS-Konsolidierung oder einer internen Kontrolle.
- Einen konsolidierten Überblick über die Ausgaben bieten, der eine strategische Steuerung auf Konzernebene ermöglicht, ohne die Fähigkeit zur operativen Analyse vor Ort zu beeinträchtigen.
In diesem Zusammenhang wird das Management von Kosten für mehrere Unternehmenseinheiten zu einem strategischen Hebel. Wenn es jedoch ohne Flexibilität umgesetzt wird, kann es kontraproduktive Auswirkungen haben: Ablehnung der Tools, Umgehung von Prozessen, Verlangsamung der Abläufe.
Was die Verwaltung von Kosten für mehrere Unternehmen erschwert : Vielfalt der Verwendungszwecke, Rollen und Referenzsysteme
In einem internationalen Konzern oder einer Organisation mit mehreren Standorten sind die lokalen Gegebenheiten alles andere als homogen.
- Einige Mitarbeiter sind Nomaden und oft unterwegs. Andere sind in einer Einrichtung tätig und verursachen spezifische Kosten.
- Die Arten von Ausgaben variieren : Repräsentationskosten, Vorschüsse, Dienstreisen, Langzeitreisen…
- Die Validierungskreisläufe unterscheiden sich je nach Struktur : Einige Einheiten sind von einem Shared Service Center (SSC) abhängig, andere sind autonom.
- Das Informationssystem ist oft heterogen : Es gibt mehrere ERP-Systeme, HR-Tools und analytische Referenzsysteme nebeneinander.
Der Versuch, ein einheitliches Modell durchzusetzen, bedeutet, diese Komplexität zu leugnen. Das Ergebnis sind übermäßig standardisierte Prozesse, die als realitätsfern empfunden, schlecht angenommen und umgangen werden. Die Verwaltung von Kosten für mehrere Unternehmenseinheiten muss hingegen diese Vielfalt berücksichtigen, um erfolgreich zu sein.
Strukturierung der Kostenverwaltung für mehrere Unternehmen: eine gemeinsame Grundlage, flexible Regeln
Das richtige Gleichgewicht basiert auf einer modularen Governance-Logik: Es gilt, einen strukturierenden, aber entwicklungsfähigen Rahmen zu schaffen, der jeder Einheit die Möglichkeit lässt, ihre Arbeitsweise anzupassen, ohne den Kontrollbereich der Gruppe zu verlassen.
Genau das muss eine effiziente Software zur Verwaltung der Kosten mehrerer Unternehmen leisten.
1. Ein anpassungsfähiges, nicht starres Kernmodell
Ausgangspunkt ist die Definition eines zentralisierten Verwaltungsmodells :
- Regeln für die Berechnung der Entschädigungen,
- Validierungsstufen,
- gemeinsame Referenzrahmen,
- automatisierter Kontrollprozess.
Dieses Modell muss jedoch je nach Einheit anpassbar bleiben, abhängig von :
- der Art der Mitarbeiter,
- lokale Praktiken,
- Länderspezifische regulatorische Auflagen.
Es geht in erster Linie darum, zu harmonisieren, ohne zu vereinheitlichen.
2. Eine auf Matrixorganisationen zugeschnittene Rollenverwaltung
In großen Strukturen gibt es vielfältige Aufgabenbereiche :
- ein Manager die Kosten mehrerer Geschäftsbereiche validieren kann,
- Ein Fachbereichsleiter kann Referent in mehreren Einheiten sein.
- Ein Mitarbeiter kann zwischen mehreren Rechtsformen wechseln.
Die Software muss Folgendes ermöglichen :
- Verwaltung mehrerer Rollen und Unternehmen,
- eine detaillierte Rechteverwaltung,
- eine reibungslose Rückverfolgbarkeit aller Validierungskreisläufe.
Dies ist eine Voraussetzung für eine reibungslose und sichere Kostenverwaltung.
3. Doppelte Berichterstattung: konsolidiert und operativ
Das Reporting ist ein strategisches Instrument für die Konzernleitung. Es muss aber auch für die Teams vor Ort nützlich bleiben.
Die Herausforderung besteht darin :
- eine gruppenweite Gesamtübersicht erstellen (nach Geschäftsbereichen, Ausgabenarten, juristischen Einheiten usw.),
- Bereitstellung personalisierter Ansichten für lokale Verantwortliche (Dashboards, Warnmeldungen, spezifische Filter).
👉 Diese doppelte Lesart bringt die globale Steuerung und die lokale Überwachung in Einklang und bildet den Kern einer erfolgreichen Kostenverwaltung für mehrere Unternehmenseinheiten.
4. Reibungslose Interoperabilität mit einem heterogenen Informationssystem
Das Informationssystem eines internationalen Konzerns ist selten homogen, sondern besteht aus mehreren Bausteinen: unterschiedliche ERP-Systeme, lokale Buchhaltungstools, verschiedene HR-Lösungen.
Eine Software zur Verwaltung der Kosten mehrerer Unternehmen muss :
- eine offene API und standardisierte Konnektoren anbieten,
- Verwaltung mehrerer Referenzsysteme (Analytik, Mitarbeiter, Projekte)
- flexible Synchronisierungen ermöglichen, die an die IT-Kapazitäten jeder Einheit angepasst sind.
Das Ziel: Integration ohne Zwang. Daten synchronisieren, ohne die IT-Verwaltung zu überlasten.
👉 Praxisbeispiel : Ein erfolgreicher Einsatz in mehreren Unternehmen
Ein markantes Beispiel hierfür ist Cerba HealthCare, ein internationaler Konzern für medizinische Biologie, der in mehr als 10 Ländern vertreten ist und aus 9 Tochtergesellschaften und mehr als 80 Unternehmen besteht.
Angesichts eines fragmentierten Systems, unterschiedlicher Tools und eines starken externen Wachstums musste die Gruppe die Kostenverwaltung harmonisieren, ohne ihre Abläufe zu verlangsamen oder ihre Tochtergesellschaften zu stören.
Anstatt ein einheitliches Modell vorzuschreiben, basiert das Projekt auf einem gemeinsamen Kernmodell, differenzierten Regeln für jedes Servicezentrum, jede Einheit oder jedes Land und einer schrittweisen Einführung in mehreren Phasen, wobei die IT-Anforderungen jeder Tochtergesellschaft berücksichtigt werden.
Ergebnis : eine konsolidierte Steuerung auf Konzernebene, eine schnelle Umsetzung vor Ort und eine deutliche Reduzierung des Zeitaufwands für Verwaltungsaufgaben.
Abschließend
Die Zentralisierung der Verwaltung von Geschäftsausgaben in einem Konzern mit mehreren Unternehmenseinheiten ist ein strategischer Hebel – vorausgesetzt, man tappt nicht in die Falle der Rigidität.
Die richtige Software ist nicht diejenige, die einen einheitlichen Rahmen vorgibt, sondern diejenige, die intelligent strukturiert und sich gleichzeitig an die lokalen Gegebenheiten anpasst.
Genau darin besteht die Herausforderung einer agilen und koordinierten Finanzsteuerung, die harmonisiert, ohne zu vereinheitlichen, und steuert, ohne zu zwingen.
