In der Zeitungsbranche ist die Verwaltung der Berufsauslagen von Journalisten eine ständige Herausforderung. Zwischen Reisen, Geschäftsessen, dem Kauf von Material und Abonnements fallen zahlreiche und vielfältige Ausgaben an. Um die Steuerlast der Journalisten zu verringern und die Verwaltungsarbeit für die Unternehmen zu vereinfachen, bietet sich die Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) als interessante Lösung an. Seine Anwendung wirft jedoch Fragen auf und erfordert ein gründliches Verständnis, um den vollen Nutzen daraus zu ziehen. Dieser Artikel untersucht die Hintergründe der DFS in der Zeitungsbranche und beleuchtet die Vorteile, Einschränkungen und besten Praktiken für eine optimale Verwaltung.
I. Spezifischer Pauschalabzug : Definition und geltende Regeln
Die DFS ist eine steuerliche Regelung, die es Journalisten sowie anderen spezifischen Berufen, die im Allgemeinen Steuerkodex aufgeführt sind, ermöglicht, pauschal einen Teil ihres Bruttogehalts abzuziehen, um ihre beruflichen Ausgaben auszugleichen. Im Jahr 2024 beträgt dieser Abzugssatz für Journalisten 28 %, wird jedoch schrittweise abgeschafft und bis 2038 vollständig entfallen.
Förderbedingungen :
- Sie müssen einen Presseausweis (für Journalisten) besitzen oder einen förderfähigen Beruf ausüben, der im Allgemeinen Steuergesetzbuch aufgeführt ist.
- Eine angestellte oder selbstständige journalistische Tätigkeit ausüben. Auch freiberufliche Journalisten können die DFS in Anspruch nehmen.
- Tatsächlich berufsbedingte Kosten tragen. Auch wenn der Nachweis von Kosten ab 2023 nicht mehr verpflichtend ist, ist es im Falle einer Steuerprüfung von entscheidender Bedeutung, dass Sie den beruflichen Charakter der Ausgaben nachweisen können.
Obergrenzen und Ausschlüsse :
- Jährliche Obergrenze für die DFS :
- 7.600€ für das Jahr 2023.
- Diese Obergrenze wird nicht angehoben und sinkt schrittweise mit dem Freibetrag, bis sie 2038 abgeschafft wird.
- Kosten, die von der DFS ausgeschlossen sind oder Höchstgrenzen unterliegen :
- Kosten für den Transport zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (außer Ausnahmen wie Nachttaxis)
- Laufende Dokumentation, die vom Unternehmen nicht archiviert wird
- Geschenke (außer Etrennes)
- Telefon- und Internetabonnements (begrenzt auf 50% des Betrags und 91€ pro Jahr)
- Empfänge zu Hause
- 50% der Essenskosten (bis zu 915€ pro Jahr)
- Taxikosten (bis zu 1,50€ pro Tag, außer Nachttaxis)
- 10% der Kostenerstattung für die Nutzung eines Privatfahrzeugs (außer Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz)
- Höchstgrenzen für die Wiedereinbeziehung in die Bemessungsgrundlage für Sozialbeiträge :
- 1.905€ pro Jahr, wenn das Gehalt nicht mehr als 763€ pro Monat beträgt
- 3.430 € pro Jahr, wenn das Gehalt 763 € pro Monat übersteigt
II. DFS oder Kostenerstattung: eine strategische Entscheidung für das Unternehmen und den Journalisten
Seit dem 1. Januar 2023 gibt es eine wichtige Änderung : Es ist nun möglich, das DFS mit der Erstattung von Berufsauslagen zu kumulieren. Diese Neuerung bietet eine gewisse Flexibilität, vereinfacht jedoch nicht die Entscheidung zwischen diesen beiden Optionen, die sowohl für den Journalisten als auch für das Unternehmen strategisch wichtig bleibt.
Die DFS, die durch ihre Einfachheit und den sofortigen Steuergewinn attraktiv ist, besticht durch die Tatsache, dass keine detaillierten Belege eingereicht werden müssen und die Einkommensteuer direkt gesenkt wird. Dies ist ein unbestreitbarer Vorteil, insbesondere für Journalisten mit schwankendem Einkommen oder schwer zu belegenden Ausgaben.
Sie hat jedoch auch Nachteile, die es zu berücksichtigen gilt. Die DFS führt zu einer Senkung der Sozialversicherungsbeiträge, was sich langfristig auf die Rentenansprüche und das Arbeitslosengeld auswirken kann. Außerdem ist der Freibetrag gedeckelt, was seinen Nutzen für Journalisten mit hohem Einkommen einschränkt. Schließlich sollte man bedenken, dass die DFS schrittweise abgeschafft wird, wobei der Steuersatz jedes Jahr sinkt, bis er 2038 vollständig abgeschafft wird.
Die Erstattung der tatsächlichen Ausgaben bietet hingegen eine vollständige Abdeckung der nachgewiesenen beruflichen Ausgaben, im Einklang mit der von der Presseorganisation festgelegten Ausgabenrichtlinie, wodurch die sozialen Rechte des Journalisten gewahrt bleiben. Diese Option ist besonders interessant für diejenigen, die hohe und leicht nachweisbare Ausgaben haben, wie zum Beispiel Auslandskorrespondenten auf Reisen.
Diese Lösung erfordert jedoch eine aufwendigere administrative Verwaltung, da es notwendig ist, Belege für jede Ausgabe zu sammeln und einzureichen. Die Rückerstattungsfristen können ebenfalls ein Hindernis für einige Journalisten darstellen.
Auf der Arbeitgeberseite mag die DFS vorteilhaft erscheinen, da sie die Sozialabgaben des Arbeitgebers reduziert und die Verwaltung vereinfacht. Sie kann sich jedoch auch negativ auf die Motivation und die Bindung von Journalisten auswirken, da diese sich bei ihren beruflichen Ausgaben weniger unterstützt fühlen könnten. Außerdem ist das Risiko nicht zu unterschätzen, dass Lohnausgleichsforderungen gestellt werden, um die geringeren sozialen Rechte auszugleichen.
III. Buchführung der DFS und der Kostenerstattungen
Die buchhalterische Verwaltung der DFS und der Erstattungen beruflicher Ausgaben erfordert besondere Aufmerksamkeit vonseiten der Journalisten und der Presseunternehmen. Es ist entscheidend, eine rigorose Buchführung aufrechtzuerhalten und die verschiedenen Arten von Ausgaben klar zu unterscheiden, um die steuerliche und soziale Konformität zu gewährleisten.
Auf Seiten des Journalisten bedeutet dies, dass er alle Belege für Ausgaben aufbewahren muss, auch für solche, die nicht vom Arbeitgeber erstattet werden. Diese Nachvollziehbarkeit ist entscheidend, um die Anwendung der DFS im Falle einer Steuerprüfung zu rechtfertigen, auch wenn die Vorlage von Belegen seit 2023 nicht mehr obligatorisch ist. Darüber hinaus ist es wichtig, klar zwischen erstattungsfähigen Kosten und solchen, die bei der Berechnung der DFS berücksichtigt werden können, zu unterscheiden. Einige Kosten, wie z. B. die Kosten für die Fahrt zur Arbeit oder ein Teil der Verpflegungskosten, können von der DFS ausgeschlossen werden, auch wenn sie nicht erstattet werden. Diese Unterscheidung ist entscheidend, um Fehler und Versäumnisse bei der Einkommensteuererklärung und damit das Risiko einer Steuerberichtigung zu vermeiden.
Auf Arbeitgeberseite erfordert die Buchführung große Genauigkeit.Die DFS-Ermäßigung, die für 2024 derzeit 28% beträgt, muss korrekt auf das Bruttogehalt des Journalisten nach Abzug der erstatteten Kosten angewandt werden. Die Sozialversicherungsbeiträge müssen dann auf diesem abgesetzten Bruttolohn berechnet werden, was bedeutet, dass die Gehaltsabrechnungen angepasst werden müssen, um den genauen Betrag der fälligen Beiträge widerzuspiegeln. Die Nominative Sozialerklärung (DSN) muss ebenfalls angepasst werden, um die Anwendung der DFS und den Betrag der erstatteten Kosten zu berücksichtigen, wobei die entsprechenden Codes zu verwenden sind. Schließlich muss das Unternehmen alle Daten zu Spesenabrechnungen und zur DFS in seine Steuererklärungen aufnehmen und dabei darauf achten, dass es die spezifischen Obergrenzen und Ausschlüsse für diese Regelung beachtet, z. B. die jährliche Höchstgrenze für die DFS oder die Grenzen für die Wiedereinbeziehung bestimmter erstatteter Kosten in die Bemessungsgrundlage der Sozialversicherungsbeiträge.
IV. Vereinfachen Sie die Verwaltung von Spesenabrechnungen mit einer speziellen Software
Angesichts der Komplexität der Verwaltung von Spesenabrechnungen im Pressebereich kann eine spezialisierte Software ein wesentlicher Vorteil sein. Sie ermöglicht unter anderem die Nachverfolgung der Ausgaben, die bei Auslandsberichterstattung entstehen, sowie :
- Automatisierung der Erfassung und Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen
- Die Besonderheiten von Journalisten verwalten (Angestellte, Freelancer, Selbstständige, mit oder ohne DFS)
- Ausgaben in Echtzeit kontrollieren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherstellen
- Erleichterung der Kommunikation zwischen Journalisten und der Buchhaltung
- Erstellen Sie detaillierte Berichte für die Gehaltsabrechnung und die Steuererklärung.
Der spezifische Pauschalabzug ist ein interessantes Steuerinstrument für Journalisten, aber seine Anwendung erfordert eine rigorose Verwaltung der Spesenabrechnungen. Durch die Anwendung bewährter Praktiken und den Einsatz leistungsfähiger Instrumente können Presseunternehmen ihre Buchhaltung und Steuerverwaltung optimieren und gleichzeitig ihren Journalisten ein ruhiges Arbeitsumfeld bieten, das ihre berufliche Entwicklung fördert.
