Kosten für Leiharbeitseinsätze: Wie Sie die Verwaltung vereinfachen können

Die Zeitarbeitsbranche stellt in Frankreich mehr als 3 Millionen Zeitarbeitnehmer, von denen jedes Jahr mehr als 700.000 für lange oder kurze Einsätze eingesetzt werden. Für jede Zeitarbeitsfirma besteht eine der größten Herausforderungen darin, die Kosten für Zeitarbeitseinsätze proaktiv zu verwalten und dabei eine Vielzahl von Kriterien zu berücksichtigen, wie z. B. die Dauer der Einsätze, die Kilometergeldtabellen oder auch die mit dem Kundenunternehmen ausgehandelten spezifischen Beträge für Lunchpakete.

Um also die Bearbeitungszeit für die Kosten von Leiharbeitseinsätzen zu optimieren, schauen wir uns genauer an, welche Lösungen Sie einsetzen können und welche Vorteile sich tatsächlich für Ihre Agentur und Ihre Leiharbeitnehmer ergeben.

1. Kosten für Leiharbeitseinsätze: Besonderheiten, die Sie kennen sollten

Vielfalt und Komplexität der Kosten für Leiharbeitseinsätze

Aufgrund ihres besonderen Status befinden sich Zeitarbeitskräfte jedes Mal, wenn sie einen Auftrag in einem Unternehmen ausführen, auf Geschäftsreise. Die Berechnung der Kosten wird jedoch je nach Dauer, Art der Dienstreise und Art der Ausgaben variieren.

Missions de moins de 3 mois :

• Die Transportkosten (Kilometergeld, Zug- oder Flugtickets, Mautgebühren) : Ein Leiharbeitnehmer, der einen Auftrag von weniger als drei Monaten in einem Kundenunternehmen ausführt, gilt als auf Reisen. Daher werden ihm seine Reisekosten nach einem Kilometersatz erstattet, wenn er sein Privatfahrzeug benutzt.
• Verpflegungskosten (Lunchpakete, Restaurantrechnungen) : Verpflegungspauschalen werden dem Leiharbeitnehmer gezahlt, sobald er nicht in der Lage ist, an seinen Wohnort oder in das Leiharbeitsunternehmen, das ihn eingestellt hat, zurückzukehren.

Missions de plus de 3 mois :

Nach drei Monaten im selben Unternehmen gilt als gewöhnlicher Arbeitsort das Kundenunternehmen. Der Zeitarbeitnehmer ist also nicht mehr auf Geschäftsreise, kann aber zu anderen Projekten geschickt werden, die Reisen erfordern. In diesem Fall hat er/sie Anspruch auf die Übernahme der entstandenen Kosten (Transport, Verpflegung, Unterkunft usw.).

Tarife und Sonderregelungen

Angesichts der besonderen Arbeitsbedingungen von Leiharbeitnehmern, die unter Umständen weit von ihrem Wohnort entfernt arbeiten müssen, gelten für die Erstattung von Kosten besondere Tabellen und Regelungen. Diese sind entweder Gegenstand vorheriger Verhandlungen zwischen der Leiharbeitsfirma und dem Kundenunternehmen, wenn die Leiharbeitsfirma den Vertrag trägt, oder es gelten die gleichen Erstattungssätze wie für fest angestellte Arbeitnehmer, wenn das Kundenunternehmen den Vertrag trägt. In jedem Fall bedeutet dies für die Zeitarbeitsfirma, dass sie potenziell so viele Rückzahlungspläne verwalten muss, wie es Leiharbeitnehmer im Einsatz gibt.

Vielzahl von Akteuren und administrative Komplexität

Die Besonderheit von Zeitarbeitsfirmen liegt in der dreigliedrigen Mechanik, die diesen Sektor regelt, und die dem Verwaltungsmanagement eine inhärente Komplexität verleiht. Tatsächlich interagieren drei Stakeholder mit ihren jeweils spezifischen Vorrechten und Verantwortlichkeiten ständig miteinander :

L’intérimaire :

• Als zentraler Akteur der Mission ist er der direkte Nutznießer des Arbeitsvertrags und der damit verbundenen Vergütungen.
• Zu seinen Pflichten gehört es, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen, die Sicherheitsvorschriften einzuhalten und seine Verfügbarkeit mitzuteilen. Die Leiharbeitskraft streckt die Kosten vor und belegt sie gegenüber der Leiharbeitsfirma. Er muss alle Belege aufbewahren und innerhalb der vorgegebenen Fristen einreichen.

L’entreprise utilisatrice :

• Sie ist der eigentliche Motor der Zeitarbeit, legt den Personalbedarf fest und stellt den Zeitarbeitnehmer über die Agentur ein.
• Zu seinen Pflichten gehören die genaue Beschreibung der Stelle, die Bereitstellung der notwendigen Ausrüstung und die Einhaltung der Tarifverträge. Sie legt die Bedingungen für die Kostenübernahme im Vorfeld der Dienstreise fest.

L’agence d’intérim :

• Als zentraler Vermittler zwischen dem Leiharbeitnehmer und dem Unternehmen spielt sie eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung.
• Ihre Pflichten sind vielfältig und umfassen die Suche und Auswahl von Bewerbern, die Verwaltung von Arbeitsverträgen, die Rechnungsstellung und die Bezahlung von Leiharbeitnehmern. Sie prüft die Belege und erstattet die Kosten.

👉 Das Verwaltungsmanagement in Zeitarbeitsfirmen ist ein komplexer und mehrdimensionaler Prozess, der eine enge Koordination zwischen den drei Beteiligten erfordert. Die Kenntnis der jeweiligen Pflichten und die Einführung strenger Verfahren sind entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf des Leiharbeitsverhältnisses zu gewährleisten und die Risiken zu minimieren.

2. Lösungen zur Vereinfachung der Verwaltung von Kosten für Leiharbeitseinsätze

Mit einer digitalen Lösung für die Verwaltung von Zeitarbeitskosten können Sie vermeiden, dass Sie einen Stapel Papierbelege auf Ihrem Schreibtisch haben, dass Sie die Zeitarbeitsfirma um die Erstattung von Geschäftsausgaben bitten müssen oder dass Sie von Ihren Zeitarbeitskräften Ausgabenbelege einfordern müssen. Zu den Interessen an der Einführung einer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen gehören drei konkrete Lösungen :

Dematerialisierung von Prozessen

Durch die Digitalisierung der Prozesse wird die Verwaltung der Kosten für Leiharbeitseinsätze vereinfacht, indem :

• Digitalisierung von Belegen : Zeitarbeitskräfte können nun ihre Belege im Zuge ihrer Ausgaben über eine Web- oder Handy-Anwendung einfügen oder scannen.
• Automatisierung der Kostenkontrolle : Software kann Ausgaben analysieren und Anomalien wie fehlende Mehrwertsteuer oder Überschreitung zulässiger Höchstgrenzen sofort erkennen.
• Vereinfachung der Kostenerstattung : Leiharbeitskräfte können die Kosten im Laufe der Zeit direkt auf ihr Bankkonto erstattet bekommen.

Einführung einer dedizierten Software

Eine spezielle Software für die Verwaltung von Dienstreisekosten ermöglicht :

• Alle Informationen zentralisieren : Das Zeitarbeitsunternehmen hat Zugriff auf eine zentrale Ansicht jedes einzelnen Zeitarbeiters, die Dauer ihres Einsatzes und die Regeln für die Kontrolle & Freigabe jeder Ausgabe.
• Flüssigerer Kommunikationsfluss : Die Zeitarbeitsfirma profitiert von einer zentralen Anlaufstelle für alle neuen Anträge auf Einsatzkosten und kann mit dem Zeitarbeitnehmer interagieren, wenn diese nicht eingehalten werden.
• Den Fortschritt verfolgen : Das Verwaltungsteam hat Zugang zu intelligenten Steuerungsinstrumenten, um die Ausgaben für das Kundenunternehmen zu verfolgen und zu analysieren.

Outsourcing der Verwaltung von Dienstreisekosten

Das Outsourcing der Verwaltung von Dienstreisekosten ermöglicht es Zeitarbeitsfirmen, :

• Konzentration auf ihr Kerngeschäft : Die Agentur muss sich nicht mehr um die administrative Abwicklung der Dienstreisekosten kümmern und kann sich auf ihr Kerngeschäft, die Personalbeschaffung, konzentrieren.
• Profitieren Sie von der Expertise eines spezialisierten Dienstleisters : Der Dienstleister verfügt über die notwendigen Instrumente und Kompetenzen, um die Dienstreisekosten optimal zu verwalten.

3. Herausforderungen für eine optimale Übernahme

Begleitung der Nutzer

Die Einführung einer neuen Software ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Ereignis. Damit der Übergang für Ihre Verwaltungsteams, aber auch und vor allem für Ihre Zeitarbeitskräfte reibungslos verläuft, ist es wichtig, klar und transparent zu kommunizieren.

👉 Sie können z. B. eine ausführliche Dokumentation über „Die Kunst & die Art, seine Spesen anzugeben“ dem Begrüßungsheft des neuen Zeitarbeiters beilegen.

Sicherheit der Daten

Die Integration von SaaS-Software bietet zwar die Möglichkeit, Ihr Datenmanagement zu verbessern, kann aber auch Bedenken hinsichtlich der Sicherheit der gesammelten Informationen hervorrufen. Daher ist es wichtig, zu überprüfen :

• Sicherheit bei der Datenspeicherung
• Die Verwaltung des Zugriffs auf vertrauliche Informationen
• Einhaltung von Vorschriften (DSGVO)

Interoperabilität der Lösungen

Um eine optimale Effizienz zu gewährleisten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Software mit anderen Geschäftsanwendungen, die Ihre IS-Umgebung bevölkern, vernetzbar ist. Die Automatisierung des Datenaustauschs zwischen Anwendungen spart nicht nur Zeit und reduziert manuelle Fehler, sondern ermöglicht Ihnen auch eine bessere Steuerung Ihres Geschäfts.

👉 Wenn Sie z. B. den Namen des Kundenunternehmens, die Daten und den Ort der Aufträge abrufen, können Sie die geplanten Budgets und die tatsächlichen Ausgaben für jeden Auftrag vergleichen. Die Software kann auch den Zeitraum begrenzen, in dem die Aushilfskraft ihre Spesenabrechnungen erfassen kann, wodurch die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet und das Betrugsrisiko verringert wird.

Die Verwaltung von Dienstreisekosten ist mehr als nur eine Verwaltungsfrage. Sie ist eine echte strategische Herausforderung für Zeitarbeitsunternehmen, da sie sich direkt auf die Zufriedenheit der Zeitarbeitnehmer und die Rentabilität des Unternehmens auswirkt. Auf der einen Seite ist die Zufriedenheit der Leiharbeitskräfte von entscheidender Bedeutung, um Talente zu binden und die Qualität der Dienstleistungen zu gewährleisten. Eine schnelle und effiziente Bearbeitung der Spesenabrechnungen ist ein Schlüsselelement für diese Zufriedenheit. Andererseits ist die Rentabilität ein wichtiges Ziel für jedes Unternehmen. Eine strikte Verwaltung der Dienstreisekosten ermöglicht es daher, die Kosten zu begrenzen und die Gewinnspanne zu optimieren.