Die am 1ᵉʳ Januar 2025 in Kraft getretene Buchhaltungsreform beschränkt sich nicht auf eine technische Aktualisierung des allgemeinen Kontenplans. Sie verändert die täglichen Praktiken der Unternehmen grundlegend, insbesondere die Verwaltung von Spesenabrechnungen, ein Bereich, der noch allzu oft zu Fehlern, Zeitverlust … und Nichtkonformität führt.
Durch die Neugestaltung der Konten, die Klärung der Regeln für die Weiterberechnung und die Verpflichtung zu einer detaillierteren Aufzeichnung erfordern die neuen Standards eine vollständige Neuorganisation der Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit den Geschäftsausgaben. Hier erfahren Sie, was sich für Unternehmen konkret ändert.
1. Eine feinere und strukturiertere Verbuchung
Die neue Version des Kontenplans führt eine genauere Klassifizierung der Verwaltungskosten ein. Für Spesenabrechnungen bedeutet dies insbesondere, dass das Konto 625 in mehrere spezifische Unterkonten segmentiert wird :
- 6251 – Reisen und Fahrten
- 6256 – Dienstreisen
- 6257 – Empfänge etc.
👉 Auswirkung : Die Software muss bereits bei der Eingabe eine automatische und intuitive Kategorisierung ermöglichen. Mitarbeiter können nicht mehr einfach eine „Spesenabrechnung“ melden, sondern müssen sie der richtigen Unterart zuordnen, um die Zuverlässigkeit der Buchführung zu gewährleisten.
2. Strengere Regeln für Beträge > 500 €.
Die Reform schreibt vor, dass jede Transaktion über 500 € Gegenstand einer detaillierten Aufzeichnung sein muss, mit :
- Ein gültiger Beleg
- Das richtige Belastungskonto belastet
- Das gutgeschriebene Lieferantenkonto (401)
- Eine korrekte Handhabung der Mehrwertsteuer (44566)
👉 Auswirkung : Es ist unmöglich, dies manuell zu verwalten, ohne die Fehler zu vermehren. Sie brauchen ein Tool, das die Generierung konformer Buchungen mit angehängten Belegen und direkter Integration in die Buchhaltung automatisiert.
3. Rechnungsstellung 2025 : Konto 708 wird zum neuen Standard
Im Jahr 2025 muss die Weiterberechnung von Gebühren an einen Kunden zwingend über das Konto 708 erfolgen, das den Erträgen aus Nebentätigkeiten entspricht. Diese neue Anforderung verbietet die bisherigen Buchhaltungstricks, die zur „Neutralisierung“ von Gebühren verwendet wurden.
👉 Auswirkung : Die Software muss eine konforme Weiterverrechnungsfunktion integrieren, die klar unterscheidet, was wem und nach welcher Buchungslogik in Rechnung gestellt wird. Dies ist auch eine Frage der Lesbarkeit der Gewinn- und Verlustrechnung.
4. Digitale Aufbewahrung von Belegen: einfacher, aber anspruchsvoller
Die Reform ermöglicht eine vollständige Digitalisierung der Belege für Spesenabrechnungen, sofern sie beweiskräftig sind (Einhaltung der Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit usw.).
👉 Auswirkungen : Unternehmen müssen Papierakten aufgeben und sicherstellen, dass ihre Lösung für die Steuerarchivierung zertifiziert ist (NF203, digitaler Tresor usw.). Ein Scan reicht nicht mehr aus.
5. Die Schlüsselrolle der Automatisierung der Buchhaltung
Mit der Zunahme der Einschränkungen (Unterkonten, Schwellenwerte, Umsatzsteuer, Weiterberechnung, Archivierung) wird die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen zu einer Fehlerfalle.
👉 Auswirkung : Unternehmen müssen sich mit Lösungen ausstatten, die in der Lage sind, :
- Belege automatisch lesen (OCR + AI)
- Die richtige Buchhaltungskategorie identifizieren
- Vorsteuer berechnen und einbeziehen
- Erstellen Sie Buchungen, die für den Export in die Buchhaltung bereit sind.
- Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit jeder Ausgabe
Was sich für Unternehmen im Jahr 2025 ändert
| VOR 2025 | NACH 2025 |
|---|---|
| Unklare Kategorisierung von Kosten | Genaue Zuordnung (6251, 6256, etc.) |
| Gebasteltes Refactoring | Obligatorische Verwendung des Kontos 708 |
| Papier- oder PDF-Belege ohne Standard | Digitale Archivierung mit Beweiswert |
| Häufige manuelle Behandlung | Automatisierung und nativer Export in die Buchhaltung |
| Wenig Steuerprüfung bei Spesen | Verstärkte Überprüfungen von Geschäftsausgaben |
Zusammenfassend : Die Verwaltung von Spesenabrechnungen wird zu einer strategischen Herausforderung
Die Reform 2025 ist keineswegs nur eine technische Anpassung, sondern zwingt zu einer strukturellen Veränderung der Verwaltung von Berufsauslagen. Sie drängt die Unternehmen dazu, :
✅ 100 % ihrer Prozesse digitalisieren.
✅ Automatisieren Sie die Verarbeitung und den Export der Buchhaltung.
✅ Jede Buchung ab der Eingabe zuverlässig machen.
✅ Sichere Archivierung im Falle einer Steuerprüfung.
Im Klartext heißt das, dass die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen keine Verwaltungsaufgabe mehr ist: Sie ist ein Hebel für die Einhaltung von Vorschriften, für mehr Leistung und für Einsparungen.
