Die Modernisierung von Arbeitsabläufen durch digitale Technologien betrifft heute die meisten Unternehmensbereiche. Die Bearbeitung der von Ihren Mitarbeitern ausgegebenen Spesen kann dank eines Tools zur Spesenabrechnungsverwaltung eine wesentliche Quelle für die Optimierung und Vereinfachung von Prozessen sein. Reduzierung von Kosten, Bearbeitungszeit, Fehlerquote etc.: Zahlreiche Handlungshebel ermöglichen Ihnen, Ihren Alltag zu verbessern, egal an welchem Glied in der Kette Sie sich befinden!
Hier ist der praktische Leitfaden für die Auswahl des besten Tools für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen mit den wichtigsten Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, egal ob Sie in der Buchhaltung/Finanzabteilung, in der Personalabteilung, in der IT-Abteilung und/oder als täglicher Benutzer tätig sind.
1. Funktionalität der mobilen Anwendung
Und ja, so einfach es auch ist, Zeit zu sparen ist das Hauptziel jeder digitalen Lösung. Die Bearbeitung einer Spesenabrechnung von Anfang bis Ende ist zeitaufwändig und umfasst mehrere Akteure. Und 2 Stunden pro Woche für Spesenabrechnungen aufzuwenden, macht 5 % Ihrer Arbeitszeit aus. Dies stellt daher eine erhebliche finanzielle Belastung für das Unternehmen dar.
Software zu haben ist gut, sie auf dem Telefon nutzen zu können ist besser ! Die Zugänglichkeit von überall ist ein echtes Plus bei Spesenabrechnungstools. Im Einsatz kann der verantwortliche Mitarbeiter unterwegs problemlos auf alle Daten zugreifen, die er benötigt. Er kann seine Belege jederzeit einscannen und benötigt nicht mehr den Kopierer im Büro. Er verwaltet seine beruflichen Ausgaben sofort, ohne auf die Rückkehr seines Vorgesetzten warten zu müssen, der dann in Echtzeit einen besseren Überblick über den Fortschritt der Ausgaben hat. Bringen Sie die digitale Transformation zu Ihren Mitarbeitern, indem Sie ihnen eine 100 % digitale Lösung und ein einzigartiges Erlebnis bieten !
Dank der Dematerialisierung der Spesenabrechnungsverwaltung versenden Sie Ihre Abrechnungen schneller. Der Manager kann so mit einem Klick und von jedem Ort aus die Notizen, die er von seinen Kollegen erhält, validieren, indem er sie von jedem Terminal aus bestätigt oder ablehnt. Anschließend können die Buchhaltungs- oder Backoffice-Teams sofort auf Erstattungsanfragen zugreifen. Die Rückerstattungszeiten werden noch kürzer !
Die mobile Anwendung ist daher ein Muss unter den Kriterien für die Auswahl einer Lösung für das Spesenmanagement. Achten Sie darauf, dass alle Funktionen zur Verfügung stehen, insbesondere die Bestätigung von Ausgaben, denn eine Web-App, die auf einem Telefon verfügbar ist, hat nicht die gleiche Ergonomie wie eine native Handy-App !
2. Automatische Erfassung von Ausgaben
Die neueste Funktionalität eines Spesenabrechnungsverwaltungstools ist die automatische Erstellung ! Ziel ist es, die manuelle Eingabe zu eliminieren und die Eingabe von Ausgaben so weit wie möglich zu automatisieren. Heute dauert die Eingabe nur noch wenige Sekunden: So viel Zeit wie das Fotografieren Ihrer Rechnung über Ihr Smartphone benötigt, erledigt die Anwendung den Rest ! Es erstellt automatisch Ausgaben und erkennt relevante und wesentliche Informationen über den ausgegebenen Betrag, den Mehrwertsteuersatz, die Ausgabenkategorien usw. Von der mobilen App aus, die die Umwandlung eines Papierdokuments in ein digitales Dokument ermöglicht, oder direkt von Ihren digitalen Belegen aus sind völlig aufgabenfrei !
Wenn Sie sich für Vertical Expense entscheiden, entscheiden Sie sich für vollständige Spesenabrechnungen in 5 Minuten pro Monat – ja, das ist möglich ! Insbesondere dank der fortschrittlichen OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung, die Informationen erkennt) in Verbindung mit der Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens können Sie die Schritte der manuellen Eingabe Ihrer Ausgaben eliminieren und, falls gewünscht, auch auf Kilometerstrecken die manuelle Eingabe von Informationen vermeiden von Ihrer Registrierungskarte !
Durch diese Automatisierung sparen Sie Zeit bei der Dateneingabe, profitieren aber auch von einer besseren Datenqualität. Durch diese Automatisierung sparen Sie Zeit bei der Dateneingabe, profitieren aber auch von einer besseren Datenqualität.😉
3. Automatisierung der Ausgabenpolitik
Ihr Unternehmen verfügt über eine Spesenrichtlinie. Ihre digitale Lösung muss in der Lage sein, alle Ihre Regeln zu integrieren (wer hat Anspruch auf wie viel Rückerstattung in jedem einzelnen Fall).
Ihre gesamte Ausgabenpolitik in Ihrer Verwaltungslösung ermöglicht :
- Einerseits die Zeitersparnis beim Einlass: Ich habe 20 € zum Mittagessen ausgegeben, aber habe ich in diesem Fall Anspruch auf 18 € ? Es ist die App, die es automatisch für mich berechnet !
- Andererseits ermöglicht es auch die Automatisierung und Vervielfachung von Steuerungen.
Die Spesenabrechnung kommt zur Validierung auf Ihrer Vertical Expense-Lösung an, sie ist bereits korrekt !
Die Automatisierung der Regeln bedeutet auch, leistungsstarke Steuerhebel nutzen zu können :
- Benachrichtigungen über doppelte Ausgaben und doppelte Belege
- Querverweis mit Informationen zu Arbeitszeiten, Feiertagen, Schulungen und Microsoft 365-Kalender
- Einheitskontrollen pro Person, funktionsübergreifende Massenkontrollen bei allen Mitarbeitern und bei Gästen
- Validierungsschaltungen angepasst an Ausgaben, Missionen, Fahrzeuge, RIB
- Warnungen bei Überschreitungen
„Das Team, das für die Erstattungen zuständig war, scannte 10.000 Kostenaufstellungen pro Jahr. Jetzt können sie sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren und unsere Nutzer besser betreuen. Das Tool ist wirklich leicht zu erlernen und sehr intuitiv zu bedienen.“
— François Couteux,
HR-Direktion Region Bretagne
4. Intelligente statistische Berichte
Die Verwaltung beruflicher Ausgaben ist kompliziert, wenn diese Daten über mehrere Abteilungen, mehrere Beteiligte und mehrere Tools verteilt sind. Auf diese Weise ermöglicht eine dedizierte Verwaltungslösung die Zentralisierung aller Daten im Zusammenhang mit den beruflichen Ausgaben eines Unternehmens. Die Informationen sind somit griffbereit und jeder kann, wenn er Zugriff hat, ohne Zeitverlust zuverlässige Daten finden.
Mit dieser Art von Spesenabrechnungsverwaltungstool können Sie Ihre Ausgaben durch die Bereitstellung intelligenter Statistiken auch bis zu einem gewissen Grad optimieren. Diese Funktionen sind echte Kontroll- und Verwaltungswerkzeuge. Vertical Expense bietet Ihnen sogar eine mehrachsige analytische Berichtsfunktion, um die Trends in Bezug auf die beruflichen Ausgaben Ihres Unternehmens entsprechend Ihren geschäftlichen oder organisatorischen Aufschlüsselungen im Detail zu verstehen.
Die Vertical Expense-Lösung bietet Ihnen eine vollständige Sicht auf die Ausgaben, damit Sie alles über den Kontext der Ausgaben und den Fortschritt der Erstattungen wissen, eine Verbindung zu Missionsaufträgen herstellen und eine konsolidierte Sicht auf die Ausgaben innerhalb ihres Anwendungsbereichs haben.
5. Maßgeschneiderte Personalisierung
Was wird letztendlich Ihren Anforderungen am besten entsprechen ? Die mobile App ? Lieblingsausgaben ? Automatisierte Vorabverwaltung ? Schlüsselfertige Berichterstattung ? Missionsaufträge und vorherige Reisegenehmigungen ? Einbindung in Ihr Intranet ?
Wählen Sie über die verfügbaren Funktionen hinaus eine App aus, die zu Ihnen passt. Vertical Expense bietet eine Fülle an Funktionen, die vor allem maßgeschneidert sind. Sie sollten von einem äußerst individuellen Erlebnis profitieren, das auf die Rückerstattungsrichtlinien Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Sie müssen nicht in eine Schublade passen und sich dem Werkzeug beugen, sondern Vertical Expense folgt Ihnen.
Finden Sie Ihre Unternehmenskultur, Ihre grafische Charta, Ihr Vokabular, Ihre Ausgabenarten, Ihre Validierungskreise, Ihre Symbole, Ihre Anweisungen und zeigen Sie jedem Mitarbeiter nur das, was ihn betrifft.
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