Praktisch ein Jahr nach ihrer Einfรผhrung ermutigt die schrittweise Abschaffung des Papierbelegs in Frankreich die Unternehmen, ihre Verwaltung der Reisekostenabrechnungen zu รผberdenken. Die Umstellung auf den papierlosen Kassenbon wurde zwar von den Verbrauchern recht gut aufgenommen, doch hat sie die Gewohnheiten der Unternehmen durcheinander gebracht und sie dazu veranlasst, ihre internen Prozesse zu รผberdenken. Diese Entwicklung stellt keineswegs eine Einschrรคnkung dar, sondern erweist sich als echte Chance, die Praktiken zu modernisieren und umweltfreundlichere und effizientere Lรถsungen zu รผbernehmen. Erklรคrungen.
1. Auf dem Weg zum papierlosen Kassenbon : Warum ?
Das Ende des Papierkassenbons ist Teil des Anti-Verschwendungsgesetzes fรผr eine Kreislaufwirtschaft und entspricht einem wichtigen Umweltanliegen. Es wurde nรคmlich geschรคtzt, dass in Frankreich jedes Jahr fast 30 Milliarden Fahrkarten gedruckt werden, deren durchschnittliche Lebensdauer nur wenige Sekunden betrรคgt. Diese Praxis verursachte einen erheblichen Ressourcenverbrauch (Papier, Tinte, Energie) und fรผhrte zu einer groรen Menge an Abfall, von dem ein nicht unerheblicher Teil in der Natur landete.
๐ Achtung, einige Ausnahmen bleiben bestehen : Fรผr Waren, die eine Garantie erfordern, Restaurant- und Hotelrechnungen sowie fรผr Dienstleistungen, wenn der Betrag 25 Euro รผbersteigt, werden den Verbrauchern weiterhin systematisch Kassenbons ausgehรคndigt.
2. Die Auswirkungen des papierlosen Kassenbons auf die Spesenabrechnung ?
Das Ende des Papierkassenbons bedeutet jedoch nicht, dass es keine Begrรผndungspflicht fรผr Ausgaben mehr gibt. Es ist wichtig, daran zu erinnern, dass alle beruflichen Ausgaben, die von den Beschรคftigten eines Unternehmens getรคtigt werden, belegt werden mรผssen. Im Falle einer URSSAF-Prรผfung muss das Unternehmen in der Lage sein, die Realitรคt und den beruflichen Charakter jeder Ausgabe zu beweisen, unabhรคngig davon, ob es sich um eine Mahlzeit, eine Hotelrechnung, eine Fahrkarte oder einen anderen Kauf handelt. Seit 2017 haben Unternehmen jedoch die Mรถglichkeit, jeder Ausgabe eine digitale Kopie des Belegs beizufรผgen.
๐ Es ist wichtig, Spesenbelege fรผr einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren, der je nach Art der Ausgabe zwischen 6 und 10 Jahren liegt. Bei Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen drohen dem Unternehmen finanzielle oder sogar strafrechtliche Sanktionen.
3. Lรถsungen, um Ihren Zahlungsbeleg zu erhalten
Die Abschaffung des Papierkassenbons hat auรerdem neue Lรถsungen fรผr den Nachweis von Geschรคftsausgaben hervorgebracht. Nun stehen den Unternehmen mehrere Alternativen zur Verfรผgung :
- Der elektronische Kassenbon : Viele Einzelhรคndler bieten heute an, den Kassenbon per SMS, E-Mail oder รผber eine mobile Anwendung zu versenden. Dieser digitale Beleg ermรถglicht eine zuverlรคssige Aufzeichnung der Transaktion.
- Elektronische Rechnung : Bei grรถรeren Ausgaben ist auch die elektronische Rechnung eine praktikable Option. Diese Art des Belegs bietet eine hรถhere Zuverlรคssigkeit und eine bessere Nachvollziehbarkeit der Transaktionen.
- Papierkassenbon auf Anfrage : Schlieรlich ist es immer mรถglich, vom Hรคndler einen Papierkassenbon anzufordern, wenn dies fรผr die interne Verwaltung des Unternehmens notwendig bleibt.
4. Ihren papierlosen Kassenbon in eine Spesenabrechnungssoftware integrieren
Das Ende des Papierkassenbons hat auch dazu beigetragen, die Einfรผhrung von digitalen Tools fรผr die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu fรถrdern. Mit diesen Lรถsungen kรถnnen Unternehmen die Erfassung, รberprรผfung und Erstattung von Reisekostenabrechnungen zentralisieren und automatisieren und gleichzeitig einen besseren รberblick รผber die Geschรคftsausgaben erhalten.
Konkret heiรt das, dass Sie Ihren papierlosen Kassenbon in die meisten Programme zur Erstellung von Reisekostenabrechnungen integrieren kรถnnen. Die kรผnstliche Intelligenz von Vertical Expense scannt Ihren Beleg sofort und extrahiert automatisch alle wichtigen Informationen : Betrag inkl. MwSt., MwSt., Datum, Ort, Art der Ausgabe…
La crรฉation de votre note de frais est ainsi simplifiรฉe ร l’extrรชme, vous permettant de gagner un temps prรฉcieux et d’amรฉliorer considรฉrablement l’efficacitรฉ de votre gestion administrative.
๐ Neben der Automatisierung der Dateneingabe ist Vertical Expense auch :
- Sicherung der Belege : Ihre Belege werden digital und sicher gespeichert, sodass Sie nicht Gefahr laufen, sie zu verlieren oder zu beschรคdigen.
- Zugรคnglichkeit : Ihre Spesenabrechnungen sind jederzeit und รผberall รผber Ihr Smartphone oder Ihren Computer zugรคnglich.
- Vereinfachte Bearbeitung : Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen ist automatisiert, wodurch die Zeit bis zur Erstattung verkรผrzt wird.
- Compliance : Vertical Expense stellt sicher, dass Ihre Reisekostenabrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Ein Jahr nach ihrer Einfรผhrung erweist sich die Abschaffung des Papierkassenzettels als Erfolg. Die Unternehmen mussten sich zwar an die neuen Bestimmungen anpassen, konnten aber auch die Gelegenheit nutzen, um ihre Prozesse zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu modernisieren. Auch in Bezug auf die Umwelt sind die Ergebnisse ermutigend, da der Papierverbrauch und der erzeugte Abfall deutlich reduziert wurden.