In einem Umfeld, in dem Compliance und Kostenkontrolle von entscheidender Bedeutung sind, wird die Sensibilisierung der Mitarbeiter für die Ausgabenpolitik zu einer entscheidenden Herausforderung für die Unternehmen. Dabei geht es nicht nur darum, die Regeln zu präsentieren, sondern auch dafür zu sorgen, dass sie richtig verstanden und eingehalten werden, um so dem Risiko von Betrug und Nichteinhaltung vorzubeugen.
1. Sensibilisierung für die Herausforderungen der Einhaltung von Vorschriften und der Kostenkontrolle
Der erste Schritt besteht darin, klar zu erklären, warum es eine Richtlinie für Geschäftsausgaben gibt und welche Risiken bei Nichteinhaltung bestehen :
- finanzielle Sanktionen für das Unternehmen,
- Auswirkungen auf den Ruf
- Vertrauensverlust usw.
Es ist wichtig zu betonen, dass diese Politik darauf abzielt, sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter zu schützen.
Beispiel : Organisieren Sie eine Präsentation, in der Sie die Folgen einer schlechten Verwaltung von Geschäftsausgaben hervorheben, wie z. B. eine Steuernachzahlung für das Unternehmen oder Disziplinarmaßnahmen für den Mitarbeiter. Erklären Sie außerdem, wie ein gutes Ausgabenmanagement zur finanziellen Gesundheit des Unternehmens und zur Erreichung seiner Ziele beiträgt.
2. Stellen Sie die Ausgabenpolitik klar und zugänglich dar.
Die Ausgabenpolitik sollte klar, prägnant und allgemein verständlich formuliert sein. Vermeiden Sie juristischen Fachjargon und bevorzugen Sie konkrete Beispiele, um die Regeln zu veranschaulichen. Stellen Sie visuelle Hilfsmittel (Schemata, Videos) zur Verfügung, um das Verständnis zu erleichtern.
Beispiel : Erstellen Sie einen Leitfaden für die Ausgabenpolitik mit konkreten Beispielen für jede Ausgabenart (Reisen, Mahlzeiten, Büromaterial usw.). Verwenden Sie Vergleichstabellen, um die verschiedenen Ausgabenobergrenzen je nach Posten oder Reiseart darzustellen.
3. Organisieren Sie Sitzungen, die auf die verschiedenen Profile zugeschnitten sind
Sie können Sitzungen organisieren, die den verschiedenen Mitarbeiterprofilen (Vertriebsmitarbeiter, Manager, Supportfunktionen usw.) und ihren spezifischen Bedürfnissen gewidmet sind, um die Ausgabenpolitik für ihre eigene Situation hervorzuheben. Bevorzugen Sie interaktive Formate: Workshops, Fallstudien, Quiz usw., um das Engagement und die Erinnerung zu fördern.
4. Stellen Sie die Erstattungspolitik bei der Ankunft im Unternehmen vor.
Die Ausgabenpolitik sollte bereits beim Onboarding-Prozess für Neuankömmlinge vorgestellt werden. Dadurch werden sie schnell mit den Regeln vertraut gemacht und erhalten von Anfang an die richtigen Reflexe im Unternehmen.
Beispiel : Nehmen Sie ein Modul über die Ausgabenpolitik in den Einführungskurs für neue Mitarbeiter auf. Übergeben Sie ihnen den Leitfaden zur Ausgabenpolitik und bieten Sie ihnen eine bevorzugte Anlaufstelle für Fragen an.
5. Kommunizieren Sie regelmäßig und transparent
Die Kommunikation rund um die Ausgabenpolitik muss regelmäßig und transparent sein. Nutzen Sie verschiedene Kanäle (Intranet, E-Mails, Teamsitzungen), um an die Regeln zu erinnern, über Entwicklungen zu informieren und Fragen der Mitarbeiter zu beantworten.
Beispiel : Versenden Sie regelmäßig Newsletter, um an die wichtigsten Punkte der Ausgabenpolitik zu erinnern und über mögliche Aktualisierungen zu informieren. Organisieren Sie Frage-und-Antwort-Sitzungen mit den Finanzteams, um Unklarheiten zu klären.
6. Kontroll- und Überwachungsinstrumente einführen
Verwenden Sie Tools zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, um die Ausgaben leichter nachvollziehen und mögliche Unstimmigkeiten erkennen zu können. Diese Tools sparen außerdem Zeit und steigern die Produktivität der Teams.
👉 Beispiel : Setzen Sie eine Online-Lösung für die Verwaltung von Spesenabrechnungen ein, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Ausgaben in Echtzeit einzureichen, und den Managern, sie schnell zu genehmigen. Richten Sie Warnmeldungen ein, wenn Ausgabenlimits überschritten oder Verfahren nicht eingehalten werden. Bevorzugen Sie eine Lösung, die jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten Richtlinien erläutert.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es eine lohnende Investition für das Unternehmen ist, seine Mitarbeiter für die Geschäftsausgabenpolitik zu sensibilisieren. So können Sie Betrugsrisiken und Verstößen vorbeugen und gleichzeitig eine Kultur der Verantwortung und Transparenz fördern.
