Die am 1แตสณ Januar 2025 in Kraft getretene Buchhaltungsreform beschrรคnkt sich nicht auf eine technische Aktualisierung des allgemeinen Kontenplans. Sie verรคndert die tรคglichen Praktiken der Unternehmen grundlegend, insbesondere die Verwaltung von Spesenabrechnungen, ein Bereich, der noch allzu oft zu Fehlern, Zeitverlust … und Nichtkonformitรคt fรผhrt.
Durch die Neugestaltung der Konten, die Klรคrung der Regeln fรผr die Weiterberechnung und die Verpflichtung zu einer detaillierteren Aufzeichnung erfordern die neuen Standards eine vollstรคndige Neuorganisation der Arbeitsablรคufe im Zusammenhang mit den Geschรคftsausgaben. Hier erfahren Sie, was sich fรผr Unternehmen konkret รคndert.
1. Eine feinere und strukturiertere Verbuchung
Die neue Version des Kontenplans fรผhrt eine genauere Klassifizierung der Verwaltungskosten ein. Fรผr Spesenabrechnungen bedeutet dies insbesondere, dass das Konto 625 in mehrere spezifische Unterkonten segmentiert wird :
- 6251 – Reisen und Fahrten
- 6256 – Dienstreisen
- 6257 – Empfรคnge etc.
๐ Auswirkung : Die Software muss bereits bei der Eingabe eine automatische und intuitive Kategorisierung ermรถglichen. Mitarbeiter kรถnnen nicht mehr einfach eine โSpesenabrechnungโ melden, sondern mรผssen sie der richtigen Unterart zuordnen, um die Zuverlรคssigkeit der Buchfรผhrung zu gewรคhrleisten.
2. Strengere Regeln fรผr Betrรคge > 500 โฌ.
Die Reform schreibt vor, dass jede Transaktion รผber 500 โฌ Gegenstand einer detaillierten Aufzeichnung sein muss, mit :
- Ein gรผltiger Beleg
- Das richtige Belastungskonto belastet
- Das gutgeschriebene Lieferantenkonto (401)
- Eine korrekte Handhabung der Mehrwertsteuer (44566)
๐ Auswirkung : Es ist unmรถglich, dies manuell zu verwalten, ohne die Fehler zu vermehren. Sie brauchen ein Tool, das die Generierung konformer Buchungen mit angehรคngten Belegen und direkter Integration in die Buchhaltung automatisiert.
3. Rechnungsstellung 2025 : Konto 708 wird zum neuen Standard
Im Jahr 2025 muss die Weiterberechnung von Gebรผhren an einen Kunden zwingend รผber das Konto 708 erfolgen, das den Ertrรคgen aus Nebentรคtigkeiten entspricht. Diese neue Anforderung verbietet die bisherigen Buchhaltungstricks, die zur โNeutralisierungโ von Gebรผhren verwendet wurden.
๐ Auswirkung : Die Software muss eine konforme Weiterverrechnungsfunktion integrieren, die klar unterscheidet, was wem und nach welcher Buchungslogik in Rechnung gestellt wird. Dies ist auch eine Frage der Lesbarkeit der Gewinn- und Verlustrechnung.
4. Digitale Aufbewahrung von Belegen: einfacher, aber anspruchsvoller
Die Reform ermรถglicht eine vollstรคndige Digitalisierung der Belege fรผr Spesenabrechnungen, sofern sie beweiskrรคftig sind (Einhaltung der Unverรคnderbarkeit, Nachvollziehbarkeit usw.).
๐ Auswirkungen : Unternehmen mรผssen Papierakten aufgeben und sicherstellen, dass ihre Lรถsung fรผr die Steuerarchivierung zertifiziert ist (NF203, digitaler Tresor usw.). Ein Scan reicht nicht mehr aus.
5. Die Schlรผsselrolle der Automatisierung der Buchhaltung
Mit der Zunahme der Einschrรคnkungen (Unterkonten, Schwellenwerte, Umsatzsteuer, Weiterberechnung, Archivierung) wird die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen zu einer Fehlerfalle.
๐ Auswirkung : Unternehmen mรผssen sich mit Lรถsungen ausstatten, die in der Lage sind, :
- Belege automatisch lesen (OCR + AI)
- Die richtige Buchhaltungskategorie identifizieren
- Vorsteuer berechnen und einbeziehen
- Erstellen Sie Buchungen, die fรผr den Export in die Buchhaltung bereit sind.
- Sicherstellung der Rรผckverfolgbarkeit jeder Ausgabe
Was sich fรผr Unternehmen im Jahr 2025 รคndert
| VOR 2025 | NACH 2025 |
|---|---|
| Unklare Kategorisierung von Kosten | Genaue Zuordnung (6251, 6256, etc.) |
| Gebasteltes Refactoring | Obligatorische Verwendung des Kontos 708 |
| Papier- oder PDF-Belege ohne Standard | Digitale Archivierung mit Beweiswert |
| Hรคufige manuelle Behandlung | Automatisierung und nativer Export in die Buchhaltung |
| Wenig Steuerprรผfung bei Spesen | Verstรคrkte รberprรผfungen von Geschรคftsausgaben |
Zusammenfassend : Die Verwaltung von Spesenabrechnungen wird zu einer strategischen Herausforderung
Die Reform 2025 ist keineswegs nur eine technische Anpassung, sondern zwingt zu einer strukturellen Verรคnderung der Verwaltung von Berufsauslagen. Sie drรคngt die Unternehmen dazu, :
โ
100 % ihrer Prozesse digitalisieren.
โ
Automatisieren Sie die Verarbeitung und den Export der Buchhaltung.
โ
Jede Buchung ab der Eingabe zuverlรคssig machen.
โ
Sichere Archivierung im Falle einer Steuerprรผfung.
Im Klartext heiรt das, dass die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen keine Verwaltungsaufgabe mehr ist: Sie ist ein Hebel fรผr die Einhaltung von Vorschriften, fรผr mehr Leistung und fรผr Einsparungen.
