In einem Umfeld, in dem Compliance und Kostenkontrolle von entscheidender Bedeutung sind, wird die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die Ausgabenpolitik zu einer entscheidenden Herausforderung für die Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um die bloße Vorstellung der Regeln, sondern auch darum, sicherzustellen, dass sie richtig verstanden und befolgt werden, um Betrugsrisiken und Nichteinhaltung der Vorschriften zu verhindern.
1. Sensibilisierung für die Herausforderungen der Einhaltung von Vorschriften und der Kostenkontrolle
Der erste Schritt besteht darin, klar zu erklären, warum es eine Richtlinie für Geschäftsausgaben gibt und welche Risiken bei Nichteinhaltung bestehen :
- finanzielle Sanktionen für das Unternehmen,
- Auswirkungen auf den Ruf
- Vertrauensverlust usw.
Es ist wichtig zu betonen, dass diese Politik darauf abzielt, sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter zu schützen.
Beispiel : Organisieren Sie eine Präsentation, in der Sie die Folgen einer schlechten Verwaltung von Geschäftsausgaben hervorheben, wie z. B. eine Steuernachzahlung für das Unternehmen oder Disziplinarmaßnahmen für den Mitarbeiter. Erklären Sie außerdem, wie ein gutes Ausgabenmanagement zur finanziellen Gesundheit des Unternehmens und zur Erreichung seiner Ziele beiträgt.
2. Stellen Sie die Ausgabenpolitik klar und zugänglich dar.
Die Ausgabenpolitik sollte klar, prägnant und allgemein verständlich formuliert sein. Vermeiden Sie juristischen Fachjargon und bevorzugen Sie konkrete Beispiele, um die Regeln zu veranschaulichen. Stellen Sie visuelle Hilfsmittel (Schemata, Videos) zur Verfügung, um das Verständnis zu erleichtern.
Beispiel : Erstellen Sie einen Leitfaden für die Ausgabenpolitik mit konkreten Beispielen für jede Ausgabenart (Reisen, Mahlzeiten, Büromaterial usw.). Verwenden Sie Vergleichstabellen, um die verschiedenen Ausgabenobergrenzen je nach Posten oder Reiseart darzustellen.
3. Organisieren Sie Schulungen, die auf die verschiedenen Profile zugeschnitten sind
Die Schulungen sollten auf die verschiedenen Mitarbeiterprofile (Vertriebsmitarbeiter, Manager, Supportfunktionen usw.) und ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sein. Bevorzugen Sie interaktive Formate : Workshops, Fallstudien, Quiz usw., um das Engagement und die Merkfähigkeit zu fördern.
Beispiel : Bieten Sie praktische Workshops darüber an, wie man eine Spesenabrechnung korrekt ausfüllt, und verwenden Sie dabei die Software des Unternehmens. Organisieren Sie Rollenspiele, um typische Situationen zu simulieren: Kostenvorschuss, Dienstreiseauftrag, Kilometerstrecke etc.
4. Integrieren Sie die Ausbildung von Anfang an in das Unternehmen.
Die Ausgabenpolitik sollte bereits beim Onboarding-Prozess für Neuankömmlinge vorgestellt werden. Dadurch werden sie schnell mit den Regeln vertraut gemacht und erhalten von Anfang an die richtigen Reflexe im Unternehmen.
Beispiel : Nehmen Sie ein Schulungsmodul über die Ausgabenpolitik in den Einführungskurs für neue Mitarbeiter auf. Übergeben Sie ihnen den Leitfaden zur Ausgabenpolitik und bieten Sie ihnen eine bevorzugte Anlaufstelle für Fragen an.
5. Kommunizieren Sie regelmäßig und transparent
Die Kommunikation rund um die Ausgabenpolitik muss regelmäßig und transparent sein. Nutzen Sie verschiedene Kanäle (Intranet, E-Mails, Teamsitzungen), um an die Regeln zu erinnern, über Entwicklungen zu informieren und Fragen der Mitarbeiter zu beantworten.
Beispiel : Versenden Sie regelmäßig Newsletter, um an die wichtigsten Punkte der Ausgabenpolitik zu erinnern und über mögliche Aktualisierungen zu informieren. Organisieren Sie Frage-und-Antwort-Sitzungen mit den Finanzteams, um Unklarheiten zu klären.
6. Kontroll- und Überwachungsinstrumente einführen
Verwenden Sie Tools zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, um die Ausgaben leichter nachvollziehen und mögliche Unstimmigkeiten erkennen zu können. Diese Tools sparen außerdem Zeit und steigern die Produktivität der Teams.
Beispiel : Eine Online-Lösung für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen einsetzen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Ausgaben in Echtzeit einzureichen, und den Managern, sie schnell zu genehmigen. Richten Sie Warnmeldungen ein, wenn Ausgabenlimits überschritten oder Verfahren nicht eingehalten werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es für ein Unternehmen eine lohnende Investition ist, seine Mitarbeiter in der geschäftlichen Ausgabenpolitik zu schulen. So können Sie Betrugsrisiken und Verstößen vorbeugen und gleichzeitig eine Kultur der Verantwortung und Transparenz fördern.
