L’ordre de mission permanent (OMP) est un outil essentiel pour les entreprises dont les salariés se déplacent régulièrement pour des raisons professionnelles. Il simplifie la gestion administrative et financière de ces déplacements, tout en offrant un cadre clair et sécurisé aux salariés concernés. Cet article vous livre toutes les clés pour comprendre et maîtriser l’OMP, de sa définition à son exécution.
1. Qu’est-ce qu’un ordre de mission permanent ?
Un ordre de mission permanent est un document écrit qui définit les conditions d’exercice des missions professionnelles régulières impliquant des déplacements. Contrairement à l’ordre de mission ponctuel, qui concerne un déplacement spécifique, l’OMP couvre une période déterminée, généralement d’un an. Il dispense ainsi le salarié de demander une autorisation pour chaque déplacement, ce qui simplifie considérablement les démarches administratives.
L’OMP est régi par le Code du travail (articles L. 212-4 et suivants) et peut être complété par des dispositions spécifiques prévues dans les conventions collectives. Il s’agit d’un véritable contrat entre l’employeur et le salarié, qui fixe les droits et obligations de chacun en matière de déplacements professionnels.
2. Pourquoi utiliser un ordre de mission permanent ?
L’OMP présente de nombreux avantages, tant pour l’employeur que pour le salarié :
Pour l’employeur :
- Simplification administrative : l’OMP évite de rédiger un ordre de mission pour chaque déplacement, réduisant ainsi la charge de travail du service des ressources humaines.
- Sécurité juridique : l’OMP encadre les déplacements professionnels et protège les intérêts de l’employeur en cas de litige (accident du travail, contestation des frais, etc.).
- Maîtrise des coûts : l’OMP permet de budgétiser les frais de déplacement et de mieux contrôler les dépenses.
Pour le salarié :
- Autonomie : l’OMP donne au salarié une certaine liberté dans l’organisation de ses déplacements, sans avoir à demander une autorisation systématique.
- Clarté : l’OMP précise les frais pris en charge par l’employeur, évitant ainsi les malentendus et les mauvaises surprises.
- Sécurité juridique : l’OMP garantit au salarié la prise en charge de ses frais professionnels et le protège en cas d’accident du travail survenu lors d’un déplacement.
3. Comment établir un ordre de mission permanent ?
L’OMP doit être établi par écrit et comporter les mentions obligatoires suivantes :
- L’identité et les coordonnées de l’employeur et du salarié.
- La nature de la mission et les fonctions du salarié.
- La zone géographique couverte par l’OMP (ville, département, région, pays).
- La durée de validité de l’OMP (maximum 12 mois).
- Les modalités de prise en charge des frais professionnels (barèmes kilométriques, indemnités forfaitaires, plafonds de remboursement, etc.).
- Les conditions d’utilisation du véhicule personnel (si applicable).
Il est recommandé de faire valider l’OMP par le salarié et de lui remettre un exemplaire signé.
4. Quels sont les frais couverts par un ordre de mission permanent ?
L’OMP doit préciser les types de dépenses pris en charge par l’employeur. Les frais les plus courants sont :
- Frais de transport : billets de train ou d’avion, frais de carburant, péages, stationnement, indemnités kilométriques (0,58€ par km en 2023 pour un véhicule 5 CV).
- Frais d’hébergement : nuits d’hôtel, location d’appartements, petit-déjeuner.
- Frais de repas : repas pris au restaurant ou à emporter, indemnités forfaitaires (15,50€ en 2023 pour un repas).
- Autres frais : frais de visa, de vaccination, de blanchisserie (si justifiés).
Les frais non professionnels (dépenses personnelles, amendes, etc.) ne sont pas pris en charge par l’employeur.
4. Comment se faire rembourser les frais engagés ?
Le salarié doit fournir à son employeur les justificatifs des frais engagés (factures, tickets de caisse, etc.) dans un délai raisonnable (généralement un mois). L’employeur doit rembourser les frais dans un délai d’un mois maximum, sauf accord contraire. Le remboursement peut se faire par virement, par chèque ou en espèces.
Pour faciliter le suivi des dépenses et le remboursement des frais, il existe des outils et logiciels de gestion des notes de frais, tels que Vertical Expense. Cette solution permet à l’entreprise de cadrer et suivre chaque mission en reliant les types de dépenses et plafonds autorisés sur la période prédéfinie de la mission. Le salarié n’a plus qu’à saisir ses dépenses en temps réel, de joindre les justificatifs et de soumettre ses notes de frais en quelques clics.
5. Quels sont les risques en cas de non-respect des règles ?
Le non-respect des règles de l’OMP peut entraîner des conséquences juridiques et financières pour le salarié comme pour l’employeur.
Pour le salarié :
- Sanctions disciplinaires : Le non-respect des règles de l’OMP peut être considéré comme une faute professionnelle, pouvant entraîner des sanctions disciplinaires allant de l’avertissement au licenciement pour faute grave, en fonction de la gravité des manquements et de leur répétition.
- Refus de remboursement des frais : L’employeur peut refuser de rembourser les frais engagés par le salarié si ces derniers ne sont pas justifiés, ne respectent pas les plafonds fixés par l’OMP, ou si les justificatifs ne sont pas fournis dans les délais impartis.
- Remboursement de sommes indûment perçues : Si le salarié a perçu des sommes indues au titre de l’OMP, il peut être contraint de les rembourser à l’employeur.
Pour l’employeur :
- Redressement URSSAF : L’URSSAF peut requalifier les remboursements de frais professionnels en salaire si elle estime que les règles de l’OMP n’ont pas été respectées, ce qui entraîne des cotisations sociales supplémentaires pour l’employeur.
- Redressement fiscal : L’administration fiscale peut également requalifier les remboursements de frais professionnels en salaire, ce qui entraîne des impôts supplémentaires pour l’employeur et le salarié.
- Indemnités de retard : Si l’employeur ne rembourse pas les frais professionnels dans les délais légaux ou conventionnels, il peut être condamné à verser des indemnités de retard au salarié.
- Dommages et intérêts : En cas de préjudice subi par le salarié du fait du non-respect des règles de l’OMP, l’employeur peut être condamné à verser des dommages et intérêts.
6. Modification et annulation de l’ordre de mission permanent
L’ordre de mission permanent n’est pas immuable et peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise et du salarié. Ainsi, l’OMP peut être modifié à tout moment, par accord mutuel entre les deux parties. Ces modifications peuvent concerner la zone géographique couverte, la durée de validité, les modalités de prise en charge des frais, etc. Il est essentiel de formaliser ces changements par écrit, que ce soit par un avenant à l’OMP initial ou par un nouvel OMP.
De même, l’OMP peut être annulé à tout moment, soit par accord entre l’employeur et le salarié, soit unilatéralement par l’employeur, sous réserve de respecter un délai de prévenance raisonnable et de justifier sa décision.
L’ordre de mission permanent (OMP) est bien plus qu’une simple formalité administrative. Il est le garant d’une relation de travail équilibrée et transparente, où les déplacements professionnels deviennent un levier de performance. Pour les entreprises dont l’ADN est le mouvement, comme les médias, les cabinets de conseil ou les services de soins à domicile, l’OMP est une boussole indispensable. Il cadre les missions, clarifie les responsabilités et maîtrise les coûts, tout en offrant aux collaborateurs une visibilité et une sécurité renforcée.
En l’associant à un logiciel de gestion des notes de frais, comme Vertical Expense, l’OMP devient la clé d’une gestion sans faille. Fini les erreurs et les oublis, place à l’automatisation, à la traçabilité et à la sérénité pour tous.
