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Tout savoir sur l’ordre de mission permanent : le guide pratique

Au Sommaire

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homme avec valise ร  la main prรชt pour son ordre de mission

L’ordre de mission permanent (OMP) est un outil essentiel pour les entreprises, administrations publiques dont les salariรฉs ou agents se dรฉplacent rรฉguliรจrement pour des raisons professionnelles. Il simplifie la gestion administrative et financiรจre de ces dรฉplacements, tout en offrant un cadre clair et sรฉcurisรฉ aux salariรฉs et agents concernรฉs. Cet article vous livre toutes les clรฉs pour comprendre et maรฎtriser l’OMP, de sa dรฉfinition ร  son utilisation.

1. Qu’est-ce qu’un ordre de mission permanent ?

Un ordre de mission permanent est un document รฉcrit qui dรฉfinit les conditions d’exercice des missions professionnelles rรฉguliรจres impliquant des dรฉplacements. Contrairement ร  l’ordre de mission ponctuel, qui concerne un dรฉplacement spรฉcifique, l’OMP couvre une pรฉriode dรฉterminรฉe, gรฉnรฉralement d’un an. Il dispense ainsi le salariรฉ ou agent de demander une autorisation pour chaque dรฉplacement, ce qui simplifie considรฉrablement les dรฉmarches administratives.

L’OMP est rรฉgi par le Code du travail pour les entreprises privรฉes (articles L. 212-4 et suivants) et peut รชtre complรฉtรฉ par des dispositions spรฉcifiques prรฉvues dans les conventions collectives. Concernant les administrations publiques, L’OMP est rรฉgi par le Dรฉcret nยฐ92-566 du 25 juin 1992. Dans les deux cas, il s’agit d’un vรฉritable contrat entre l’employeur, l’administration publique et le salariรฉ ou agent, qui fixe les droits et obligations de chacun en matiรจre de dรฉplacements professionnels.

2. Pourquoi utiliser un ordre de mission permanent ?

L’OMP prรฉsente de nombreux avantages, tant pour l’employeur que pour le salariรฉ ou agent :

Pour l’employeur :

  • Simplification administrative : l’OMP รฉvite de rรฉdiger un ordre de mission pour chaque dรฉplacement, rรฉduisant ainsi la charge de travail du service des ressources humaines.
  • Sรฉcuritรฉ juridique : l’OMP encadre les dรฉplacements professionnels et protรจge les intรฉrรชts de l’employeur en cas de litige (accident du travail, contestation des frais, etc.).
  • Maรฎtrise des coรปts : l’OMP permet de budgรฉtiser les frais de dรฉplacement et de mieux contrรดler les dรฉpenses.

Pour le salariรฉ ou agent :

  • Autonomie : l’OMP donne au salariรฉ ou agent une certaine libertรฉ dans l’organisation de ses dรฉplacements, sans avoir ร  demander une autorisation systรฉmatique.
  • Clartรฉ : l’OMP prรฉcise les frais pris en charge par l’employeur, รฉvitant ainsi les malentendus et les mauvaises surprises.
  • Sรฉcuritรฉ juridique : l’OMP garantit au salariรฉ la prise en charge de ses frais professionnels et le protรจge en cas d’accident du travail survenu lors d’un dรฉplacement.

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3. Comment รฉtablir un ordre de mission permanent ?

L’OMP doit รชtre รฉtabli par รฉcrit et comporter les mentions obligatoires suivantes :

  • L’identitรฉ et les coordonnรฉes de l’employeur et du salariรฉ ou agent.
  • La nature de la mission et les fonctions du salariรฉ ou agent.
  • La zone gรฉographique couverte par l’OMP (ville, dรฉpartement, rรฉgion, pays).
  • La durรฉe de validitรฉ de l’OMP (maximum 12 mois).
  • Les modalitรฉs de prise en charge des frais professionnels (barรจmes kilomรฉtriques, indemnitรฉs forfaitaires, plafonds de remboursement, etc.).
  • Les conditions d’utilisation du vรฉhicule personnel (si applicable).

Il est recommandรฉ de faire valider l’OMP par le salariรฉ ou l’agent et de lui remettre un exemplaire signรฉ.

4. Quels sont les frais couverts par un ordre de mission permanent ?

L’OMP doit prรฉciser les types de dรฉpenses pris en charge par l’employeur. Les frais les plus courants sont :

  • Frais de transport : billets de train ou d’avion, frais de carburant, pรฉages, stationnement, indemnitรฉs kilomรฉtriques (0,58โ‚ฌ par km en 2023 pour un vรฉhicule 5 CV).
  • Frais d’hรฉbergement : nuits d’hรดtel, location d’appartements, petit-dรฉjeuner.
  • Frais de repas : repas pris au restaurant ou ร  emporter, indemnitรฉs forfaitaires (15,50โ‚ฌ en 2023 pour un repas).
  • Autres frais : frais de visa, de vaccination, de blanchisserie (si justifiรฉs).

Les frais non professionnels (dรฉpenses personnelles, amendes, etc.) ne sont pas pris en charge par l’employeur.

4. Comment se faire rembourser les frais engagรฉs ?

Le salariรฉ ou agent doit fournir ร  son employeur les justificatifs des frais engagรฉs (factures, tickets de caisse, etc.) dans un dรฉlai raisonnable (gรฉnรฉralement un mois). L’employeur doit rembourser les frais dans un dรฉlai d’un mois maximum, sauf accord contraire. Le remboursement peut se faire par virement, par chรจque ou en espรจces.

Pour faciliter le suivi des dรฉpenses et le remboursement des frais, il existe des outils et logiciels de gestion des notes de frais, tels que Vertical Expense. Cette solution permet ร  l’entreprise de cadrer et suivre chaque mission en reliant les types de dรฉpenses et plafonds autorisรฉs sur la pรฉriode prรฉdรฉfinie de la mission. Le salariรฉ ou agent n’a plus qu’ร  saisir ses dรฉpenses en temps rรฉel, de joindre les justificatifs et de soumettre ses notes de frais en quelques clics.

5. Quels sont les risques en cas de non-respect des rรจgles ?

Le non-respect des rรจgles de l’OMP peut entraรฎner des consรฉquences juridiques et financiรจres pour le salariรฉ ou agent comme pour l’employeur.

Pour le salariรฉ ou agent :

  • Sanctions disciplinaires : Le non-respect des rรจgles de l’OMP peut รชtre considรฉrรฉ comme une faute professionnelle, pouvant entraรฎner des sanctions disciplinaires allant de l’avertissement au licenciement pour faute grave, en fonction de la gravitรฉ des manquements et de leur rรฉpรฉtition.
  • Refus de remboursement des frais : L’employeur peut refuser de rembourser les frais engagรฉs par le salariรฉ ou agent si ces derniers ne sont pas justifiรฉs, ne respectent pas les plafonds fixรฉs par l’OMP, ou si les justificatifs ne sont pas fournis dans les dรฉlais impartis.
  • Remboursement de sommes indรปment perรงues : Si le salariรฉ ou agent a perรงu des sommes indues au titre de l’OMP, il peut รชtre contraint de les rembourser ร  l’employeur.

Pour l’employeur :

  • Redressement URSSAF : L’URSSAF peut requalifier les remboursements de frais professionnels en salaire si elle estime que les rรจgles de l’OMP n’ont pas รฉtรฉ respectรฉes, ce qui entraรฎne des cotisations sociales supplรฉmentaires pour l’employeur.
  • Redressement fiscal : L’administration fiscale peut รฉgalement requalifier les remboursements de frais professionnels en salaire, ce qui entraรฎne des impรดts supplรฉmentaires pour l’employeur et le salariรฉ.
  • Indemnitรฉs de retard : Si l’employeur ne rembourse pas les frais professionnels dans les dรฉlais lรฉgaux ou conventionnels, il peut รชtre condamnรฉ ร  verser des indemnitรฉs de retard au salariรฉ.
  • Dommages et intรฉrรชts : En cas de prรฉjudice subi par le salariรฉ du fait du non-respect des rรจgles de l’OMP, l’employeur peut รชtre condamnรฉ ร  verser des dommages et intรฉrรชts.

6. Modification et annulation de l’ordre de mission permanent

L’ordre de mission permanent n’est pas immuable et peut รฉvoluer en fonction des besoins de l’entreprise, de l’administration publique et du salariรฉ ou de l’agent. Ainsi, l’OMP peut รชtre modifiรฉ ร  tout moment, par accord mutuel entre les deux parties. Ces modifications peuvent concerner la zone gรฉographique couverte, la durรฉe de validitรฉ, les modalitรฉs de prise en charge des frais, etc. Il est essentiel de formaliser ces changements par รฉcrit, que ce soit par un avenant ร  l’OMP initial ou par un nouvel OMP.

De mรชme, l’OMP peut รชtre annulรฉ ร  tout moment, soit par accord entre l’employeur et le salariรฉ ou agent, soit unilatรฉralement par l’employeur, sous rรฉserve de respecter un dรฉlai de prรฉvenance raisonnable et de justifier sa dรฉcision.

L’ordre de mission permanent (OMP) est bien plus qu’une simple formalitรฉ administrative. Il est le garant d’une relation de travail รฉquilibrรฉe et transparente, oรน les dรฉplacements professionnels deviennent un levier de performance. Pour les entreprises dont l’ADN est le mouvement, comme les mรฉdias, les cabinets de conseil ou les services de soins ร  domicile, l’OMP est une boussole indispensable. Il cadre les missions, clarifie les responsabilitรฉs et maรฎtrise les coรปts, tout en offrant aux collaborateurs une visibilitรฉ et une sรฉcuritรฉ renforcรฉe.

En l’associant ร  un logiciel de gestion des notes de frais, comme Vertical Expense, l’OMP devient la clรฉ d’une gestion sans faille. Fini les erreurs et les oublis, place ร  l’automatisation, ร  la traรงabilitรฉ et ร  la sรฉrรฉnitรฉ pour tous.

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