In den Universitätskliniken (CHU) beschränken sich die Aufgaben der Fachkräfte nicht auf die Pflege am Krankenbett des Patienten. Wissenschaftliche Kongresse, interregionale Schulungen, Forschungsreisen… Mobilität ist ein integraler Bestandteil des Lebens in der Universität.
Aber hinter jeder Verlegung verbirgt sich eine viel komplexere Realität: die der administrativen, budgetären und buchhalterischen Verwaltung der Dienstreisekosten. Und wenn mehrere Finanzierungsquellen ins Spiel kommen, kann der Prozess schnell zum Problem werden.
Aufschlüsselung der Ausgaben, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Validierungszyklen : Wie kann man ein rigoroses Management aufrechterhalten, ohne den Alltag zu belasten ?
1. Ein Haushaltsrätsel: die Verwaltung der Missionskosten zwischen mehreren Geldgebern
In universitären Krankenhäusern kann eine Mission selten einer einzigen Haushaltslinie zugeordnet werden. Eine Reise kann teilweise finanziert werden durch
- Das CHU,
- Ein Forschungsprojekt (ANR, H2020, PHRC…),
- Auch eine Partnerstruktur wie eine Stiftung oder ein Krankenhausverband.
Diese Vielfalt an Quellen ist institutionell gesehen ein Reichtum, erschwert aber die administrative Verwaltung erheblich. Jeder Finanzierer hat seine eigenen Regeln, Fristen, erwarteten Nachweise und Buchhaltungsvorschriften. Für einen Verwaltungsbeamten ist die korrekte Aufteilung einer Kostenrechnung auf mehrere Haushalte eine Frage des Ausgleichs. Und für das Krankenhauspersonal ist dies oft eine Quelle der Verwirrung, der langen Fristen oder sogar der Fehler.
2. Eine Mission, mehrere Strecken : wenn die Validierung zu einem Hindernisparcours wird
Nehmen wir einen konkreten Fall, typisch in einem CHU : ein Praktiker geht zu einem internationalen Kongress.
- Ihr Fahrschein wird vom CHU bezahlt,
- Unterbringung durch ein europäisches Forschungsprojekt;
- Und die Studiengebühren werden über eine Universitätsförderung finanziert.
Auf dem Papier ist der Auftrag gerechtfertigt, geplant, nützlich, aber um ihn administrativ zu bearbeiten, bedeutet dies, zwischen mindestens drei Kostenstellen zu jonglieren, mit unterschiedlichen Verrechnungsregeln und unterschiedlichen Validierungskreisläufen. Einige Ausgaben müssen in einem Tool erfasst werden, andere in einem anderen. Die Belege müssen getrennt sein, manchmal übersetzt und vor allem in der richtigen Reihenfolge validiert werden – sonst wird eine Kette von Blockaden ausgelöst.
Diese Art von „Hybrid“-Mission ist heute nichts Außergewöhnliches. Und doch gibt es nur wenige Werkzeuge, die eine reibungslose Verwaltung ermöglichen.
👉 Das Risiko? Verzögerungen bei der Rückzahlung, Buchungsfehler und ein erheblicher Zeitverlust für die Praktiker und das Management.
3. Besonderheiten des Kostenmanagements im öffentlichen Krankenhaussektor
Die Universitätskliniken sind weder Unternehmen noch klassische Verwaltungen. Sie müssen mit den Anforderungen der öffentlichen Buchhaltung, den spezifischen Regeln der Hospitaliers de Territoire (GHT), den internen Verfahren, die manchmal sehr unterschiedlich zwischen den Polen sind, und die Verpflichtung zur Rückverfolgbarkeit – insbesondere wenn es sich um öffentliche Mittel oder EU-Fördermittel handelt.
Hinzu kommt die Verwendung von Chorus Pro, einem zentralen Tool im öffentlichen Sektor für die Verwaltung der Rechnungen, dessen Standardfunktionen jedoch nicht immer die spezifischen Anforderungen an eine feine Budgetaufteilung oder an ein Multi-Akteurs-Management abdecken.
👉 Ergebnis : Viele Einrichtungen verlassen sich noch auf Excel-Tabellen, Papierverfahren oder informelle E-Mail-Validierungen.
Für die Buchhalter und HR-Mitarbeiter bedeutet dies eine Überlastung der Arbeit und kontinuierlichen Druck, Fehler zu vermeiden. Für die Berufstätigen auf Dienstreise bedeutet dies oft, dass sie bei der Bearbeitung ihrer Ausgaben nicht mehr im Blick haben und sogar dem System misstrauen.
4. Mit welchen Tools kann die Verwaltung von Spesenabrechnungen und Dienstreiseaufträgen vereinfacht werden ?
Die gute Nachricht ist, dass es durchaus möglich ist, speziell für das Universitätsklinikum konzipierte Werkzeuge zu entwickeln, die in der Lage sind, die Komplexität zu bewältigen, ohne sie an den Endbenutzer weiterzugeben.
Eine gut konzipierte Software für die Verwaltung von Spesenabrechnungen und Dienstreiseaufträgen sollte beispielsweise Folgendes ermöglichen :
- Jede Ausgabe nach im voraus festgelegten Regeln auf mehrere Finanzierungsquellen aufzuschlüsseln;
- Automatische Aktivierung der für jede Haushaltslinie geeigneten Validierungszyklen;
- Die Zwänge der öffentlichen Buchhaltung mit Chorus-kompatiblen Exporten oder konformen Vorerfassungen nativ zu integrieren;
- Eine klare Benutzeroberfläche anbieten, die für den praktischen Einsatz gedacht ist: Praktiker in Eile, nicht spezialisierter Verwaltungsmitarbeiter, mehrstufige Validierung.
Mit anderen Worten, eine Lösung, die Strenge ohne Starrheit bringt und Prozesse verschlankt, ohne Compliance zu opfern.
5.Transformation de la gestion des frais de mission en un levier de performance pour les CHU
Die Bearbeitung von Dienstreisekosten wird häufig als administrativer Aufwand, ein notwendiges Übel angesehen. Aber in den Universitätskliniken kann es zu einem Leistungshebel werden: um die Finanzierung zu sichern, das Leben der Agenten zu vereinfachen, den Direktionen Sichtbarkeit zu geben, und vor allem, um zu vermeiden, daß Aufgaben von geringem Wert die Zeit hochqualifizierter Fachleute beanspruchen.
Es bleibt die richtigen Werkzeuge zu verwenden, die den spezifischen Logiken der öffentlichen Krankenhauswelt entsprechen: ihre Komplexität, ihre Hierarchie, ihre Kontrollen und vor allem ihre Serviceanforderungen.
abschließend
Die Komplexität der Finanzierung in den Universitätskliniken ist noch lange nicht verschwunden – im Gegenteil, sie ist oft ein Zeichen institutioneller Vitalität. Diese Komplexität sollte jedoch nicht zu einem operationellen Hindernis werden.
Mit einem geeigneten Ansatz kann die Verwaltung der Missionskosten wieder reibungslos, transparent und kontrollierbar werden. Es handelt sich um eine technische, aber auch organisatorische Herausforderung. Und wenn man es genau betrachtet, eine notwendige Voraussetzung dafür, dass die Universitätskliniken in einem immer stärker gedrängten Umfeld effizient arbeiten können.
👉 Sind Sie für die Kosten der Mission in einem Krankenhaus oder einer öffentlichen Gesundheitseinrichtung verantwortlich ?
