Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist für Unternehmen ein heikles Thema, da sie Erstattungen beinhaltet, die bei Kontrollen häufig von der URSSAF überprüft werden. Wenn die Kosten nicht richtig erfasst werden, können sie als Sachleistungen umqualifiziert werden, was zu einer Berichtigung führen kann. In diesem Artikel erkunden wir die besten Praktiken, um dieses Risiko zu vermeiden und die Einhaltung der Vorschriften bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen zu gewährleisten.
1. Die URSSAF-Regeln für Spesenabrechnungen verstehen
Berufskosten sind Ausgaben, die Arbeitnehmern im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehen, z. B. für Reisen, Mahlzeiten oder Unterkunft. Wenn diese Kosten nachgewiesen werden, entfallen die Sozialversicherungsbeiträge. Die URSSAF stellt jedoch strenge Bedingungen :
- Nachweis der Ausgaben : Für jede Ausgabe muss ein gültiger Beleg (Rechnung, Kassenbon usw.) vorgelegt werden.
- Direkter Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit : Die Ausgaben müssen für die Ausübung der Aufgaben des Arbeitnehmers notwendig sein.
- Einhaltung der Obergrenzen : Bei pauschalen Erstattungen (Essenskosten, Kilometergeld usw.) müssen die von der URSSAF festgelegten Schwellenwerte eingehalten werden.
2. Erkennen von Risikobereichen bei der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen
Bei ihren Kontrollen konzentriert sich die URSSAF auf mehrere spezifische Punkte im Zusammenhang mit Spesenabrechnungen :
– Verschleierte Sachleistungen
Wenn bestimmte Kosten wie Mahlzeiten oder Geschenke nicht direkt mit der beruflichen Tätigkeit in Verbindung stehen, können sie als beitragspflichtige Sachleistungen umqualifiziert werden.
– Pauschale Entschädigungen falsch angewendet
Die Anwendung von Pauschaltarifen, wie bei Kilometergeld, muss genau sein. Eine Überschreitung der Obergrenzen oder eine falsche Kategorisierung kann zu einer Berichtigung führen.
– Fehlen von Belegen
Eine Erstattung ohne Kaufnachweis oder mit nicht konformen Belegen (falsche Beträge, keine Mehrwertsteuer usw.) wird durchweg mit dem Finger gezeigt.
– Verwendung von Corporate Cards
Ausgaben, die mit Geschäftskarten getätigt werden, erfordern eine lückenlose Nachvollziehbarkeit. Missbrauch oder die Nichttrennung von persönlichen und geschäftlichen Ausgaben werden oft bestraft.
3. Gute Praktiken zur sicheren Verwaltung von Spesenabrechnungen
– Eine klare Richtlinie für Berufsauslagen einführen
- Legen Sie genaue Regeln fest: Arten von förderfähigen Ausgaben, geltende Höchstgrenzen, Fristen für die Einreichung von Spesenabrechnungen.
- Kommunizieren Sie diese Richtlinie an Ihre Teams, um eine einheitliche Umsetzung zu gewährleisten.
– Geschäftsprozesse entmaterialisieren
Der Einsatz einer Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen ermöglicht :
- Automatisieren Sie die Kontrolle der Obergrenzen und die Überprüfung der Belege.
- Gewährleistung einer systematischen Übereinstimmung mit den URSSAF-Tabellen.
- Vereinfachung der Archivierung von Belegen, die im Falle einer Kontrolle ein Schlüsselelement darstellt.
– Regelmäßige Prüfung der Berufsauslagen
Führen Sie regelmäßige interne Kontrollen durch, um :
- Anomalien identifizieren und korrigieren (ungerechtfertigte Kosten, Überschreitungen usw.).
- Sicherstellung der Datenkonsistenz zwischen Spesenabrechnungen, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungserklärungen.
– Spesenabrechnungen in Ihre Sozialversicherungserklärungen integrieren
Bestimmte Vergütungen müssen, wenn sie die URSSAF-Höchstgrenzen überschreiten, wieder in die Beitragsgrundlage einbezogen werden. Eine Verwaltungssoftware, die mit Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsinstrumenten interoperabel ist, vereinfacht diese Aufgabe.
4. Was tun bei einer URSSAF-Kontrolle ?
Wenn eine Überprüfung angekündigt wird, sind folgende Schritte zu unternehmen :
- Halten Sie Ihre Unterlagen bereit : Halten Sie alle Spesenabrechnungen, Belege und Nachweise für Erstattungen bereit.
- Stellen Sie die Nachvollziehbarkeit der Ausgaben sicher : Zeigen Sie, dass jede Ausgabe nach klaren Regeln freigegeben wurde.
- Arbeiten Sie mit den Inspektoren zusammen : Stellen Sie die geforderten Informationen rechtzeitig zur Verfügung, um zusätzliche Strafen zu vermeiden.
5. Warum sollte man sich ein Tool zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zulegen ?
Spezialisierte Tools wie Vertical Expense bieten viele Vorteile, um URSSAF-Berichtigungen zu vermeiden :
- Automatisierte Kontrollen : Überprüfung der Obergrenzen, Erkennung fehlender Belege.
- Integrierte Compliance : Die URSSAF-Tabellen werden automatisch berücksichtigt.
- Verbesserte Nachvollziehbarkeit : Sichere Archivierung der Daten und erleichterter Export im Falle einer Kontrolle.
Verbesserte Nachvollziehbarkeit : Sichere Archivierung der Daten und erleichterter Export im Falle einer Kontrolle.
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Erfahren Sie, wie Vertical Expense die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben vereinfachen und sicherer machen kann, und zwar unter Einhaltung aller Vorschriften.
Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist eine strategische Herausforderung, um URSSAF-Beiträge zu vermeiden. Mit einer klaren Politik, leistungsfähigen Instrumenten und einem proaktiven Vorgehen kann Ihr Unternehmen nicht nur seine Prozesse absichern, sondern auch seine Effizienz steigern.
