Nach mehreren Jahren der Einschränkung erleben Geschäftsreisen einen deutlichen Aufschwung. Dieser Aufschwung bedeutet jedoch nicht die Rückkehr zum alten Modell. Im Jahr 2025 werden große Unternehmen Geschäftsreisen unter einem neuen Blickwinkel betrachten: stärkere Budgetkontrolle, soziale Verantwortung, hohe Erwartungen an die Effizienz und das Mitarbeitererlebnis.
Die Reisefunktion wird zu einem strategischen Posten, der an der Schnittstelle zwischen finanziellen, personellen und ökologischen Herausforderungen angesiedelt ist. Angesichts dieser zunehmenden Komplexität wird die Digitalisierung der Travel & Expense-Prozesse zu einem Hebel für die Gesamtleistung.
1. Das wachsende Gewicht des Reisepostens in den Budgets
Zwischen der Inflation bei Flugtickets (+20 % zwischen 2022 und 2024) und der angespannten Lage bei Geschäftsunterkünften sind die durchschnittlichen Kosten pro Reise deutlich gestiegen. In großen Organisationen führt dies zu stark steigenden Budgets, die teilweise höher sind als vor dem Covid.
In diesem Zusammenhang wird die Sichtbarkeit der Ausgaben ab der Phase der Mittelbindung unerlässlich. Dies setzt eine bessere Strukturierung der Abläufe voraus mit :
- digitalisierte Dienstreiseaufträge,
- eine kontextualisierte Reisepolitik,
- erweiterte Einstellungen,
- eine nahtlose Integration in bestehende Systeme.
Eine Plattform wie Vertical Travel ermöglicht die Integration oder Ergänzung der bestehenden Umgebung durch API-Verbindungen oder einen All-in-One-Ansatz.
2. Versteckte Kosten und indirekte Produktivität : ein oft übersehenes Reservoir
Neben den Kosten verursachen Geschäftsreisen auch zahlreiche indirekte Kosten : Zeit, die für die Buchung, die Begründung und die Erfassung der Kosten aufgewendet wird. Auf der Seite der Mitarbeiter ist dies ein nicht zu unterschätzender Zeitverlust; auf der Seite der Verwaltung ist es eine Belastung für die Personalabteilung, die Manager und die Buchhaltung.
Die Digitalisierung des gesamten Zyklus (Dienstreiseauftrag, Buchung, Reisekostenabrechnung, Erstattung) ermöglicht es, Aufgaben mit geringem Wert zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und die Validierung zu beschleunigen. Die automatische Erkennung von Belegen, das intelligente Matching von Ausgaben und Dienstreisen, die mobile Erfassung und automatisierte Erstattungen werden zu wichtigen Funktionen.
3. Steuerung in Echtzeit : Reaktionsfähigkeit und Entscheidungsfindung
In einem unsicheren Umfeld erwarten Geschäftsleitungen Tools, die einen konsolidierten Überblick über Verpflichtungen und Ausgaben liefern können. Die Daten aus Geschäftsreisen müssen in Echtzeit verwertbar sein, um effektiv steuern zu können.
Dynamische Dashboards, personalisierte Berichterstattung, automatische Kategorisierung und Warnungen bei Budgetabweichungen ermöglichen es den Entscheidungsträgern, die Kontrolle zu behalten und ihre Reisestrategie kontinuierlich anzupassen. Künstliche Intelligenz unterstützt diese Fähigkeiten.
4. Compliance, Audits, CSR : eine mehrdimensionale Anforderung
Compliance ist eine zentrale Herausforderung für große Unternehmen :
- Einhaltung der internen Richtlinien,
- URSSAF-Kontrollen,
- Bekämpfung von Betrug,
- Steueranforderungen.
Gleichzeitig erfordern die Erwartungen an die soziale Verantwortung der Unternehmen, den CO2-Fußabdruck von Reisen besser zu erfassen, umweltfreundlichere Transportmittel zu fördern und ökologische Kriterien in die Abwägungen einzubeziehen.
Trail-Audits mit Zeitstempel, die Verfolgung der CO2-Bilanz, angereicherte Buchhaltungsexporte und Compliance-Warnungen sind zu erwarteten Standards geworden.
Verfolgung von Kohlenstoffemissionen
Berechnen Sie automatisch den CO₂-Fußabdruck jeder Geschäftsreise.
5. Mitarbeitererfahrung : Vereinfachen, ohne die Kontrolle aufzugeben
Die Mitarbeiter erwarten einfache, schnelle und intuitive Tools. Wenn sie das Reisemanagement als Zeitverschwendung empfinden, werden sie nach Umgehungsmöglichkeiten suchen (Buchungen außerhalb des Tools, fehlende Belege, verspätete Meldungen).
Eine einheitliche, mobile Erfahrung, bei der alles zentralisiert ist (Antrag, Bestätigung, Buchung, Erstattung), verringert Irritationen, verbessert die Akzeptanz und stärkt die Einhaltung der Regeln. Eine responsive Benutzeroberfläche, geführte Eingaben und automatische Erinnerungen ermöglichen es, Benutzerkomfort und Kontrollanforderungen miteinander in Einklang zu bringen.
Im Jahr 2025 wird die Reisefunktion zum Leistungshebel
Unternehmen, die ihre Ausgaben unter Kontrolle halten und gleichzeitig die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter verbessern wollen, müssen den gesamten Reisezyklus als Ganzes betrachten : von der Reiserichtlinie bis hin zur Post-Mission-Analyse.
Im Jahr 2025 können finanzielle Herausforderungen nicht mehr von menschlichen und ökologischen Herausforderungen getrennt werden. Ein globaler, vernetzter, gesteuerter und nutzerorientierter Ansatz ist die Voraussetzung, um Budgetbeschränkungen in eine Chance für nachhaltige Leistung umzuwandeln. Indem sie sich auf interoperable oder einheitliche Lösungen wie Vertical Travel stützen, können große Unternehmen diese Transformation in ihrem eigenen Tempo und entsprechend ihrem Reifegrad einleiten.
