Dematerialisierung von Rechnungen : Was Sie 2026 erwartet !

Mit dem Aufschwung der Digitalisierung von Rechnungen wird der Versand von Rechnungen oder Spesenabrechnungen per Post immer seltener. Dieser Prozess, der auf die Modernisierung des Verwaltungsmanagements von Unternehmen abzielt, verändert die Arbeitsmethoden in Frankreich grundlegend. Die Entmaterialisierung von Rechnungen betrifft nicht mehr nur große Strukturen, sondern erstreckt sich mittlerweile auf alle Unternehmen und beschleunigt die Digitalisierung von Geschäfts- und Steuerprozessen. Vor dem Hintergrund von Reformen und Veränderungen ist es von entscheidender Bedeutung, diesen Übergang zur elektronischen Dokumentenverwaltung zu beleuchten.

1. Die Dematerialisierung von Rechnungen : Was ist das ?

Die Entmaterialisierung von Rechnungen besteht darin, dass Papierdokumente durch elektronische Versionen ersetzt werden. Dieser Prozess wird von den Steuerbehörden stark gefördert, da sie darin mehrere Vorteile sehen :

• Geringerer Verwaltungsaufwand : Das Erstellen, Versenden und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen senkt die Kosten und vereinfacht die Prozesse.
• Sicherung der Transaktionen : Die elektronische Rechnungsstellung erhöht die Rückverfolgbarkeit und die Sicherheit der Geschäftsbeziehungen.
• Vereinfachung der USt-Erklärungen : Die automatische Vorausfüllung erleichtert die Steuerpflicht.
• Betrugsbekämpfung : Die elektronische Übermittlung ermöglicht eine strengere Kontrolle der Transaktionen und trägt so zur Verringerung der Mehrwertsteuerlücke bei.

In Frankreich folgt diese Entmaterialisierung einer schrittweisen Einführung. Seit dem 1. Januar 2021 müssen Unternehmen ihre Rechnungen an den öffentlichen Sektor bereits über das Portal Chorus Pro übermitteln. Dieser obligatorische Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung wird laut dem in der Reform vorgesehenen Zeitplan bis 2026 auf alle Unternehmen ausgeweitet.

2. Welche Auswirkungen hat das auf die Spesenabrechnung ?

Ebenso wie die Dematerialisierung von Rechnungen ist auch die Verwaltung von Spesenabrechnungen von dieser Welle der digitalen Transformation betroffen. Unternehmen können nun die Einreichung und Bearbeitung von Geschäftsausgaben wie Reisekosten oder Verpflegung über spezielle Plattformen automatisieren. Durch einfaches Scannen einer Quittung mit einer App kann ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung einreichen, die automatisch von der Software bearbeitet wird, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Die Vorteile dieser doppelten Dematerialisierung sind zahlreich :

• Zeitersparnis : Die elektronische Verwaltung von Rechnungen und Spesenabrechnungen eliminiert sich wiederholende Aufgaben und beschleunigt so die Validierung und Zahlung.
• Kostensenkung : Keine Kosten mehr für Druck, Postversand und Lagerung. Die Einsparungen summieren sich schnell.
• Automatisierung und Sicherheit : Digitale Tools sorgen für eine strenge und sichere Datenverfolgung und verringern so das Risiko von menschlichen Fehlern und Betrug.
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit : Die Systeme ermöglichen einen besseren Einblick in die Finanzströme und erleichtern so Prüfungen und das Cash-Management.

3. Warum auf papierlose Rechnungen umsteigen ?

Die Entmaterialisierung ist nicht nur ein technologischer Trend, sondern eine echte Revolution in der Unternehmensführung. Hier sind einige der konkreten Vorteile, die sie bietet :

• Kostenoptimierung : Durch den Wegfall der Kosten für Druck, Lagerung und Versand führt die papierlose Abwicklung zu erheblichen Einsparungen. Außerdem bedeuten weniger Verarbeitungsfehler weniger Rechtsstreitigkeiten und verspätete Zahlungen.
• Betriebliche Effizienz : Elektronische Rechnungen und Spesenabrechnungen werden viel schneller bearbeitet. Sie können mit wenigen Klicks gefunden und überprüft werden, was interne Prüfungen und Kontrollen erheblich erleichtert.
• Höhere Sicherheit : Digitale Dokumente sind durch Verschlüsselung und Authentifizierung vor Verlust, Diebstahl oder Beschädigung geschützt. Die Plattformen garantieren außerdem die Integrität und Konformität der Daten.
• Geringere Auswirkungen auf die Umwelt : Durch den Verzicht auf Papier tragen Unternehmen zum Umweltschutz bei, indem sie ihren CO2-Fußabdruck und ihren Ressourcenverbrauch reduzieren.
• Bessere Geschäftsbeziehungen : Die Digitalisierung von Rechnungen und Reisekostenabrechnungen erleichtert die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Der schnelle Zugriff auf Dokumente erhöht die Transparenz und beschleunigt die Problemlösung.

Nach Angaben der Regierung könnte die allgemeine Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für kleine und mittlere Unternehmen in Frankreich einen Gewinn von 4,5 Milliarden Euro pro Jahr bedeuten. Sie ist auch ein Schlüsselhebel zur Modernisierung der Beziehungen zwischen Unternehmen und Steuerbehörden.

4. Regulierung : Was ist von 2026 zu erwarten ?

Ab 2026 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle französischen Unternehmen verpflichtend. Diese Reform folgt einer Einführung in drei Stufen, je nach Größe der Unternehmen :

• 2024 : Pflicht für große Unternehmen beim Empfang und bei der Übermittlung von Rechnungen.
• 2025 : Pflicht für mittelgroße Unternehmen.
• 2026 : Pflicht für KMU und Kleinstunternehmen.

Unternehmen haben zwei Optionen, um die Vorschriften einzuhalten :

1. Das öffentliche Rechnungsportal (PPF) : Dieses Portal ist kostenlos, wird vom Staat verwaltet und ermöglicht die Einreichung und Verwaltung elektronischer Rechnungen.
2. Partner-Dematerialisierungsplattformen (PDPs) : Diese Plattformen werden von privaten Anbietern bereitgestellt, bieten zusätzliche Funktionen und sind von der Steuerbehörde zertifiziert.

5. Wie kann der Übergang zur papierlosen Welt gelingen ?

Der Übergang zu papierlosen Rechnungen und Reisekostenabrechnungen erfordert einen strategischen Ansatz. Hier sind einige wichtige Schritte, um dies effektiv zu erreichen :

1. Bedarf bewerten : Analysieren Sie das Volumen der Rechnungen und Spesenabrechnungen, die Sie monatlich bearbeiten. Messen Sie die Kosten, die mit Ihren aktuellen Prozessen verbunden sind, um Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.
2. Wählen Sie eine geeignete Lösung : Je nach Größe Ihres Unternehmens und Ihren speziellen Bedürfnissen sollten Sie sich für eine öffentliche (PPF) oder private (PDP) Plattform entscheiden. Für kleine Unternehmen eignen sich einfache und zugängliche Lösungen, während große Unternehmen eher auf stärker integrierte Tools setzen.
3. Gewährleistung der technischen Integration : Sorgen Sie dafür, dass Ihre Lösungen für Rechnungsstellung und Reisekostenabrechnung in Ihre bestehenden Systeme (ERP, Buchhaltungssoftware) integriert werden.
4. Richten Sie interne Prozesse ein : Legen Sie klare Regeln für die Ausstellung, den Empfang und die Archivierung von elektronischen Rechnungen fest. Stellen Sie sicher, dass die Dokumente den geltenden rechtlichen Standards entsprechen.
5. Kommunizieren Sie mit Ihren Partnern : Informieren Sie Ihre Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner über Ihre Umstellung auf papierlose Verfahren und stellen Sie sicher, dass sie bereit sind, mitzuziehen.

6. Digitale Verwaltung für eine reibungslose Zukunft

Die Entmaterialisierung von Rechnungen und Spesenabrechnungen ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit für alle französischen Unternehmen. Wenn sie sich schon jetzt darauf vorbereiten, können sie nicht nur die gesetzlichen Verpflichtungen, die 2026 in Kraft treten, erfüllen, sondern auch ihr Verwaltungsmanagement optimieren. Diese Umstellung wird zwar nur schrittweise erfolgen, aber die Unternehmen werden dadurch effizienter, sicherer und transparenter werden und gleichzeitig ihre Umweltauswirkungen verringern.

Entscheiden Sie sich noch heute für eine papierlose Lösung und vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Finanzströme für einen kontrollierteren Cashflow.