Praktisch ein Jahr nach ihrer Einführung ermutigt die schrittweise Abschaffung des Papierbelegs in Frankreich die Unternehmen, ihre Verwaltung der Reisekostenabrechnungen zu überdenken. Die Umstellung auf den papierlosen Kassenbon wurde zwar von den Verbrauchern recht gut aufgenommen, doch hat sie die Gewohnheiten der Unternehmen durcheinander gebracht und sie dazu veranlasst, ihre internen Prozesse zu überdenken. Diese Entwicklung stellt keineswegs eine Einschränkung dar, sondern erweist sich als echte Chance, die Praktiken zu modernisieren und umweltfreundlichere und effizientere Lösungen zu übernehmen. Erklärungen.
1. Auf dem Weg zum papierlosen Kassenbon : Warum ?
Das Ende des Papierkassenbons ist Teil des Anti-Verschwendungsgesetzes für eine Kreislaufwirtschaft und entspricht einem wichtigen Umweltanliegen. Es wurde nämlich geschätzt, dass in Frankreich jedes Jahr fast 30 Milliarden Fahrkarten gedruckt werden, deren durchschnittliche Lebensdauer nur wenige Sekunden beträgt. Diese Praxis verursachte einen erheblichen Ressourcenverbrauch (Papier, Tinte, Energie) und führte zu einer großen Menge an Abfall, von dem ein nicht unerheblicher Teil in der Natur landete.
👉 Achtung, einige Ausnahmen bleiben bestehen : Für Waren, die eine Garantie erfordern, Restaurant- und Hotelrechnungen sowie für Dienstleistungen, wenn der Betrag 25 Euro übersteigt, werden den Verbrauchern weiterhin systematisch Kassenbons ausgehändigt.
2. Die Auswirkungen des papierlosen Kassenbons auf die Spesenabrechnung ?
Das Ende des Papierkassenbons bedeutet jedoch nicht, dass die Pflicht, Ausgaben zu belegen, wegfällt. Es ist wichtig, daran zu erinnern, dass alle Geschäftsausgaben, die von Mitarbeitern eines Unternehmens getätigt werden, belegt werden müssen. Im Falle einer URSSAF-Prüfung muss das Unternehmen in der Lage sein, die Realität und den beruflichen Charakter jeder Ausgabe zu beweisen, unabhängig davon, ob es sich um eine Mahlzeit, eine Hotelrechnung, eine Fahrkarte oder einen anderen Kauf handelt. Seit 2017 haben Unternehmen jedoch die Möglichkeit, jeder Ausgabe eine digitale Kopie des Belegs beizufügen.
👉 Es ist wichtig, Spesenbelege für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren, der je nach Art der Ausgabe zwischen 6 und 10 Jahren liegt. Bei Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen drohen dem Unternehmen finanzielle oder sogar strafrechtliche Sanktionen.
3. Lösungen, um Ihren Zahlungsbeleg zu erhalten
Die Abschaffung des Papierkassenbons hat außerdem neue Lösungen für den Nachweis von Geschäftsausgaben hervorgebracht. Nun stehen den Unternehmen mehrere Alternativen zur Verfügung :
- Der elektronische Kassenbon : Viele Einzelhändler bieten heute an, den Kassenbon per SMS, E-Mail oder über eine mobile Anwendung zu versenden. Dieser digitale Beleg ermöglicht eine zuverlässige Aufzeichnung der Transaktion.
- Elektronische Rechnung : Bei größeren Ausgaben ist auch die elektronische Rechnung eine praktikable Option. Diese Art des Belegs bietet eine höhere Zuverlässigkeit und eine bessere Nachvollziehbarkeit der Transaktionen.
- Papierkassenbon auf Anfrage : Schließlich ist es immer möglich, vom Händler einen Papierkassenbon anzufordern, wenn dies für die interne Verwaltung des Unternehmens notwendig bleibt.
4. Ihren papierlosen Kassenbon in eine Spesenabrechnungssoftware integrieren
Das Ende des Papierkassenbons hat auch dazu beigetragen, die Einführung von digitalen Tools für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu fördern. Mit diesen Lösungen können Unternehmen die Erfassung, Überprüfung und Erstattung von Reisekostenabrechnungen zentralisieren und automatisieren und gleichzeitig einen besseren Überblick über die Geschäftsausgaben erhalten.
Konkret heißt das, dass Sie Ihren papierlosen Kassenbon in die meisten Programme zur Erstellung von Reisekostenabrechnungen integrieren können. Die künstliche Intelligenz von Vertical Expense scannt Ihren Beleg sofort und extrahiert automatisch alle wichtigen Informationen : Betrag inkl. MwSt., MwSt., Datum, Ort, Art der Ausgabe…
La création de votre note de frais est ainsi simplifiée à l’extrême, vous permettant de gagner un temps précieux et d’améliorer considérablement l’efficacité de votre gestion administrative.
👉 Neben der Automatisierung der Dateneingabe ist Vertical Expense auch :
- Sicherung der Belege : Ihre Belege werden digital und sicher gespeichert, sodass Sie nicht Gefahr laufen, sie zu verlieren oder zu beschädigen.
- Zugänglichkeit : Ihre Spesenabrechnungen sind jederzeit und überall über Ihr Smartphone oder Ihren Computer zugänglich.
- Vereinfachte Bearbeitung : Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen ist automatisiert, wodurch die Zeit bis zur Erstattung verkürzt wird.
- Compliance : Vertical Expense stellt sicher, dass Ihre Reisekostenabrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Ein Jahr nach ihrer Einführung erweist sich die Abschaffung des Papierkassenzettels als Erfolg. Die Unternehmen mussten sich zwar an die neuen Bestimmungen anpassen, konnten aber auch die Gelegenheit nutzen, um ihre Prozesse zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu modernisieren. Auch in Bezug auf die Umwelt sind die Ergebnisse ermutigend, da der Papierverbrauch und der erzeugte Abfall deutlich reduziert wurden.
