1. Qu’est-ce que la TVA récupérable ?
La TVA ou taxe sur la valeur ajoutée est un impôt indirect sur la consommation, qui s’applique aux biens et aux services vendus en France. Il existe différents taux de TVA, selon la nature et le secteur d’activité des produits ou des prestations. La TVA est collectée par les entreprises auprès de leurs clients, et reversée à l’État. Mais les entreprises peuvent aussi déduire la TVA qu’elles ont payée sur leurs propres achats professionnels. C’est ce qu’on appelle la TVA déductible. La TVA récupérable est donc la partie de la TVA qui peut être remboursée par l’État sous certaines conditions.
2. Comment calculer la TVA récupérable ?
Pour calculer la TVA récupérable, il faut d’abord faire la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. On obtient ainsi la TVA nette, qui est le montant à verser à l’État. Si la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, on obtient un crédit de TVA, qui peut être demandé en remboursement : c’est la TVA récupérable !
Exemple : une entreprise vend des produits pour 10 000 € HT avec une TVA à 20 %. Elle collecte donc 2 000 € de TVA qu’elle doit reverser à l’État. Mais elle a aussi acheté des biens et des services pour 8 000 € HT avec une TVA à 20 %. Elle peut donc déduire 1 600 € de TVA. La différence entre la TVA collectée et la TVA déductible est de 400 €. C’est la TVA nette que l’entreprise doit payer à l’État. Si l’entreprise avait acheté pour 12 000 € HT avec une TVA à 20 %, elle aurait pu déduire 2 400 € de TVA. La différence entre la TVA collectée et la TVA déductible serait alors de -400 €. C’est le crédit de TVA que l’entreprise peut récupérer auprès de l’état.
3. Quelles sont les conditions pour récupérer la TVA ?
Pour pouvoir récupérer la TVA, il faut respecter plusieurs conditions :
- L’entreprise doit être assujettie à la TVA, c’est-à-dire qu’elle doit facturer de la TVA sur ses ventes de biens ou de services.
- Les achats qu’elles effectuent doivent rentrer dans le cadre de son activité professionnelle et être nécessaire à son fonctionnement et/ou production.
- Les achats doivent être soumis à un taux de TVA supérieur à zéro. Si ces derniers sont exonérés ou soumis à un taux de 2,1 %, ils ne seront pas déductibles.
- Enfin les achats doivent être justifiés par une facture conforme aux règles fiscales, mentionnant le montant et le taux de TVA.
4. Quels sont les biens et les services éligibles à la TVA récupérable ?
La plupart des biens et des services achetés par une entreprise sont éligibles à la TVA récupérable, à condition qu’ils respectent les conditions énoncées ci-dessus. Il existe toutefois quelques exceptions, qui sont soit totalement exclues du droit à déduction, soit partiellement déductibles.
Les biens et les services exclus du droit à déduction sont notamment :
- Les dépenses de logement (loyers, charges, etc.)
- Les dépenses de nourriture et de boissons (sauf celles liées aux repas du personnel)
- Les dépenses de tabac
- Les dépenses de réception, de cadeaux et de relations publiques
- Les dépenses de véhicules de tourisme (sauf ceux utilisés exclusivement pour l’activité professionnelle)
- Les dépenses de carburant pour les véhicules de tourisme (sauf le gazole pour les véhicules utilitaires)
- Les dépenses de loisir, de spectacles et de divertissements
Les biens et les services partiellement déductibles sont notamment :
- Les dépenses de téléphone et d’Internet (déductibles à hauteur de 80 %).
- Les dépenses de transport de personnes (déductibles à hauteur de 80 %).
- Les dépenses de carburant pour les véhicules utilitaires (déductibles à hauteur de 80 % pour l’essence et 100 % pour le gazole).
- Les dépenses de location ou d’achat de véhicules utilitaires (déductibles à hauteur de 80 % pour l’essence et 100 % pour le gazole).
- Les dépenses de repas dans la limite d’une invitation fournisseur/client, d’un repas seul en déplacement professionnel, d’une réunion professionnelle ou d’un repas de fin d’année (déductible à hauteur de 50 %).
5. Comment demander le remboursement de la TVA récupérable ?
Pour demander le remboursement de la TVA récupérable, il faut remplir une déclaration spécifique, en plus de la déclaration normale de TVA. Il existe deux types de déclaration :
- La déclaration mensuelle à condition que le crédit de TVA soit supérieur à 760 €.
- La déclaration annuelle à condition que le crédit de TVA soit supérieur à 150 €.
La déclaration doit être effectuée en ligne, sur le site des impôts, dans les mêmes délais que la déclaration normale de TVA.
6. Quels sont les avantages et inconvénients de la TVA récupérable ?
La TVA récupérable présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Elle permet d’alléger la charge fiscale et d’améliorer la rentabilité.
- Elle permet d’optimiser la trésorerie et le besoin en fonds de roulement.
- Elle permet d’investir plus facilement dans des biens ou des services nécessaires à l’activité.
La TVA récupérable présente aussi quelques inconvénients :
- Elle implique une gestion rigoureuse des factures et des déclarations.
- Elle peut entraîner des contrôles fiscaux plus fréquents.
- Elle peut être soumise à des variations selon les taux et les règles applicables.
7. Comment mieux gérer la récupération de la TVA sur les dépenses professionnelles ?
Pour faciliter et optimiser la récupération de la TVA sur les notes de frais, il est recommandé d’utiliser une solution logicielle adaptée. Une telle solution permet de :
- Numériser et archiver les justificatifs de dépenses, en respectant les règles de la piste d’audit fiable.
- Extraire automatiquement les données pertinentes des factures, notamment le montant et le taux de la TVA.
- Vérifier la conformité des factures aux exigences fiscales, et signaler les anomalies ou les erreurs.
- Calculer le montant de la TVA déductible et récupérable, en tenant compte des règles spécifiques à chaque type de dépense.
- Intégrer les données dans le logiciel comptable, et générer les déclarations de TVA.
- Demander le remboursement de la TVA auprès de l’administration fiscale, en respectant les délais et les seuils.
Une solution optimisée pour gérer la récupération de la TVA sur les notes de frais permet donc de gagner du temps, de réduire les risques d’erreur ou de contrôle, et d’améliorer la trésorerie de l’entreprise. Plusieurs solutions existent sur le marché et il est important de choisir celle qui couvrira le mieux vos besoins et spécificités d’entreprise.
