La modernisation des processus de travail via les technologies digitales touche aujourd’hui la plupart des services d’une entreprise. Le traitement des dépenses émises par vos collaborateurs peut grâce à un outil de gestion de notes de frais, être une source significative d’optimisation et de simplification des processus. Réduction des coûts, du temps de traitement, du taux d’erreur… : de nombreux leviers d’actions vous permettent d’améliorer votre quotidien, peu importe de quel maillon de la chaine vous faites partie !
Voici le guide pratique pour choisir le meilleur outil de gestion de notes de frais en découvrant les fonctionnalités phares dont vous aurez absolument besoin, que vous soyez à la compta/finance, à la RH, à la DSI, et/ou utilisateur du quotidien.
1. La fonctionnalité application mobile
Et oui, aussi simpliste que cela soit, le gain de temps est l’objectif principal de toute solution digitale. Traiter une note de frais de bout en bout est chronophage, cela implique plusieurs acteurs. Et passer 2 heures/semaine sur des notes de frais, c’est 5 % de son temps de travail. Cela représente donc une masse financière importante pour l’entreprise.
Avoir un logiciel, c’est bien, pouvoir l’utiliser sur son téléphone c’est mieux ! L’accessibilité en tout lieu est un vrai plus dans l’outillage des notes de frais. En mission, le collaborateur en charge pourra facilement avoir accès à toutes les données dont il a besoin pendant son déplacement. Il pourra ainsi numériser ses reçus à tout moment, plus besoin de la photocopieuse du bureau. Il gère ses dépenses professionnelles au fil de l’eau, sans attendre le retour de son manager qui pourra, quant à lui, avoir une meilleure visibilité sur l’avancement des dépenses, en temps réel. Portez la transformation digitale auprès de vos salariés en leur offrant une solution 100% numérique et une expérience unique !
Grâce à la dématérialisation de la gestion des notes de frais, vous envoyez vos rapports plus rapidement. Le manager peut ainsi valider, en 1 clic, et où qu’il soit, les notes qu’il reçoit de ses collaborateurs, en confirmant ou en refusant depuis n’importe quel terminal. Par la suite, le comptable ou les équipes back office peuvent accéder aux demandes de remboursement, instantanément. Les délais de remboursement seront d’autant plus courts !
L’application mobile est donc un incontournable parmi les critères de choix d’une solution de gestion des frais. Veillez à ce que toutes les fonctions y soient bien disponibles, notamment la validation des frais, car une appli web disponible sur téléphone n’est pas du tout la même ergonomie qu’une appli mobile native !
2. La saisie automatique des dépenses
La fonctionnalité la plus récente, pour un outil de gestion de notes de frais, est la création automatique ! L’objectif est d’éliminer la saisie manuelle et d’automatiser un maximum la saisie des dépenses. Aujourd’hui, la saisie ne prend plus que quelques secondes : le temps de prendre en photo sa facture via son smartphone, l’application fait le reste ! Elle crée automatiquement les dépenses et détecte les informations pertinentes et indispensables de montant dépensé, de taux de TVA, de catégories de dépense… A partir de l’appli mobile qui permet la conversion d’un document papier en document numérique, ou directement à partir de vos justificatifs numériques, vous êtes complètement libéré de toute tâche !
En choisissant Vertical Expense, vous optez pour des notes de frais complètes en 5 minutes par mois, oui c’est possible ! Notamment grâce à la technologie d’OCR avancé, (reconnaissance optique des caractères qui détecte les informations), couplé à la politique de dépenses de votre entreprise, vous pouvez supprimer les étapes de saisie manuelle de vos dépenses et aussi, pour ceux qui le souhaitent sur les parcours kilométriques, éviter la saisie manuelle des infos de votre carte grise !
Cette automatisation vous fait gagner du temps à la saisie, mais vous fait bénéficier aussi d’une meilleure qualité des données. Vous réduisez le risque d’erreur et améliorer de fait les temps de traitement sur les étapes de contrôles 😉
3. L’automatisation de la politique des dépenses
Votre entreprise a mis en place une politique de dépenses. Qu’elle soit harmonisée ou spécifique selon les entités du groupe, qu’elle soit simple ou pleine d’exceptions, différente par pays, par service, par catégorie de populations, votre solution digitale doit permettre d’intégrer toutes vos règles (qui a droit à combien de remboursement dans absolument chacun des cas).
Toute votre politique de dépenses dans votre solution de gestion permet :
- d’une part des gains de temps à la saisie : j’ai dépensé 20€ au déjeuner mais dans tel cas j’ai droit à 18€ ? c’est l’appli qui le calcule automatiquement pour moi !
- d’autre part elle permet ainsi aussi l’automatisation et la multiplication des contrôles.
La note de frais arrive en validation sur votre solution Vertical Expense, elle est déjà juste !
Automatiser les règles c’est aussi pouvoir utiliser des puissants leviers de contrôles :
- Alertes sur doublons de dépenses, sur doublons de justificatifs
- Croisement avec les informations Temps de travail, Jours fériés, Formation, Calendrier Microsoft 365
- Contrôles unitaires par personne, contrôles transverses de masse sur tous les collaborateurs et avec les invités
- Circuits de validation adaptés pour les frais, les missions, les véhicules, les RIB
- Alertes sur dépassements
« L’équipe en charge des remboursements scannait 10000 Etats de frais par an. Elle va maintenant pouvoir se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et accompagner au mieux nos usagers. L’outil est vraiment facile à prendre en main et très intuitif. »
— François Couteux,
Direction RH Région Bretagne
4. Des rapports statistiques intelligents
Piloter les dépenses professionnelles s’avère compliqué lorsque ces données sont éparpillées au sein de plusieurs services, entre plusieurs parties prenantes, et plusieurs outils. C’est ainsi qu’une solution de gestion dédiée permet de centraliser toutes les données relatives aux dépenses professionnelles d’une entreprise. Les informations sont ainsi à portée de main et chacun, s’il y a accès, peut trouver une donnée, fiable, sans perdre de temps.
Ce genre d’outil de gestion de notes de frais vous permet aussi une certaine optimisation des dépenses grâce à la mise à disposition de statistiques intelligentes. Ces fonctions sont de véritables outils de contrôle et de pilotage. Vertical Expense vous propose même une fonction reporting analytique multi-axes afin de comprendre en profondeur les tendances relatives aux dépenses professionnelles de votre entreprise selon les ventilations métier ou organisationnelles qui sont les vôtres.
La solution Vertical Expense vous apporte cette vision complète des dépenses pour tout savoir sur le contexte des dépenses, l’état d’avancement des remboursements, faire le lien avec les ordres de mission, et avoir une vision consolidée des dépenses de son périmètre.
5. La personnalisation sur-mesure
Finalement, qu’est-ce qui vous permettra de répondre au mieux à vos besoins ? L’appli mobile ? Les dépenses favorites ? La gestion automatisée des avances ? Les reporting clé en main ? Les ordres de mission et les autorisations de déplacement préalables ? L’insertion dans votre Intranet ?
Au-delà des fonctionnalités disponibles, choisissez une appli qui vous ressemble. Vertical Expense propose un riche panel de fonctionnalités, qui sont surtout sur-mesure. Vous devez bénéficier d’une expérience ultra personnalisée, jusqu’à l’individu, adaptée à la politique de remboursement de votre entreprise. Vous n’avez pas à rentrer dans les cases et à vous plier à l’outil, c’est Vertical Expense qui vous suit.
Retrouvez votre culture d’entreprise, votre charte graphique, votre vocabulaire, vos types de dépenses, vos circuits de validation, vos icônes, vos consignes, et affichez à chaque collaborateur uniquement ce qui le concerne.
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