Le secteur du BTP se caractérise par une forte mobilité des salariés. Cette réalité implique des déplacements quotidiens sur les chantiers, générant de facto des dépenses professionnelles. Frais de transport, d’hébergement, de repas, comment sont indemnisés les salariés ? Comment optimiser les coûts pour respecter le budget chantier mais aussi assurer la satisfaction des collaborateurs ?
Vertical Expense vous dévoile les nouveaux barèmes d’indemnisation des frais de déplacement BTP et vous offre quelques pistes de réflexions pour une gestion des notes de frais efficace.
1. Les différents types de frais de déplacement dans le BTP
Le barème des indemnités dans le BTP est établi en fonction de la distance parcourue entre le domicile du salarié et le chantier. Cette catégorisation permet de différencier le montant des indemnités selon l’importance du déplacement. Il existe 3 zones kilométriques :
- Zone 1 : Jusqu’à 50 km
- Zone 2 : Entre 50 et 100 km
- Zone 3 : Plus de 100 km
– Petits déplacements (Zone 1)
Pour les déplacements de courte distance, les indemnités de remboursement sont généralement moins élevées. Elles peuvent prendre la forme de :
- Frais kilométriques & frais de repas : calculés selon le barème officiel en vigueur.
- Tickets de transport en commun : sur présentation des justificatifs.
- Indemnités forfaitaires : dans certains cas spécifiques, plafonnées à 15 € par jour.
– Grands déplacements (Zone 2 & 3)
Lorsque le chantier est situé à une distance importante du domicile, les indemnités de grand déplacement s’appliquent. Elles incluent généralement :
- Frais de transport : prise en charge des billets d’avion, de train ou de location de véhicule.
- Frais d’hébergement : remboursement des nuits d’hôtel ou d’autres types d’hébergement.
- Indemnités journalières : compensation des frais de repas et autres dépenses quotidiennes.
2. Les règles spécifiques & applicables dans le BTP
La convention collective du BTP fixe les règles et les barèmes applicables aux indemnités de déplacement. Durée du trajet, distance parcourue, type de transport utilisé, hébergement…autant de critères qui influencent le montant des indemnités. Mais les entreprises peuvent tout à fait proposer des indemnités plus avantageuses par accord d’entreprise ou par le biais d’une décision unilatérale de l’employeur.
💡 Il est important de noter que les règles applicables aux indemnités de déplacement peuvent varier en fonction de la situation de chaque salarié.
Voici quelques exemples de situations particulières :
- Salariés en situation de handicap : Les salariés en situation de handicap peuvent avoir droit à des indemnités spécifiques pour compenser les surcoûts liés à leur déplacement.
- Salariés intérimaires : Les règles applicables aux indemnités de déplacement des salariés intérimaires peuvent être différentes de celles des salariés en CDI.
- Salariés expatriés : Les salariés expatriés peuvent avoir droit à des indemnités spécifiques pour compenser les frais liés à leur expatriation.
3. Les outils pour faciliter la gestion des notes de frais
Face à la complexité des règles et à la diversité des situations, les outils numériques constituent des solutions précieuses pour simplifier et optimiser la gestion des notes de frais dans le BTP. Qu’il s’agisse de logiciels dédiés, d’applications mobiles ou de plateformes collaboratives, ces outils offrent de nombreux avantages pour les entreprises et les salariés.
Découvrons en détail les fonctionnalités et les bénéfices de chaque type d’outil :
- Logiciels de notes de frais: Dématérialisation des justificatifs, automatisation des calculs, suivi des dépenses…les logiciels de notes de frais facilitent la gestion administrative.
- Applications mobiles: Saisie des notes de frais en temps réel, photos des justificatifs, transmission des demandes de remboursement…les applications mobiles permettent de simplifier la gestion des notes de frais à tous les niveaux.
- Plateformes collaboratives: Suivi des dépenses par les managers, validation des notes de frais par la direction financière…les plateformes collaboratives favorisent la communication et la transparence.
