fonctionnalités logiciel scan notes de frais

Notre objectif : vous apporter de la simplicité sur un processus complexe

  1. Gagnez du temps, allégez l’administratif

    Recentrez les équipes sur leur cœur de métier en leur simplifiant les processus administratifs. 2 heures/semaine sur des notes de frais représentent 5 % du temps de travail !
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  2. Supprimez le circuit papier, passez au 100% numérique

    Portez la transformation digitale auprès de vos salariés en leur offrant une solution 100% numérique et une expérience unique. Archivez avec nos armoires numériques à valeur probante.
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  3. Automatisez les contrôles de gestion

    Apportez la rigueur, la sérénité et la productivité en divisant par 5 les temps de contrôle des notes de frais avec des règles automatisées sur 100% de vos cas de gestion.
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  4. Pilotez vos dépenses sur toutes les entités

    Maîtrisez vos dépenses en sécurisant vos processus de notes de frais de la déclaration au paiement.
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  5. Adaptez notre solution à vos besoins, exigez l’excellence

    Expérience personnalisée jusqu’à l’individu. Vertical Expense s’adapte par client, par entité, par populations… Vous n’avez pas à rentrer dans les cases et à vous plier à l’outil, c’est Vertical Expense qui vous suit.
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  6. Fidélisez vos collaborateurs, offrez-leur le meilleur

    Renforcez la fierté et la fidélisation de vos collaborateurs. Avec la même attention qu’à vos clients, apportez-leur une solution de pointe, facile et intuitive.
    Voir le périmètre complet

Pourquoi choisir
Vertical Expense ?

Gagnez du temps, allégez l’administratif

Recentrez vos équipes
sur leur cœur de métier

Faire ses notes de frais en 5 minutes par mois c’est possible !

  • OCR et remplissage automatique, sur dépenses et carte grise
  • Affichage des types de dépenses autorisés selon la personne
  • Dépenses favorites
  • Ajouts de dépenses similaires en 1 clic (Copier-coller et duplications multiples)
  • Calcul immédiat du montant à recevoir
  • Parcours guidé
  • Vision agenda pour vérifier d’un coup d’œil
  • Tchat instantané avec le support

Supprimez le circuit papier

Une photo et l'appli fait le reste

  • L’ajout de justificatif crée automatiquement vos dépenses, qu’il s’agisse d’une photo, d’une image ou d’un pdf importé depuis votre appareil. Vous pouvez aussi transférer les mails reçus, l’appli fait le reste !
  • Complétez vos dépenses avec vos commentaires, vos parcours kilométriques, vos frais forfaitaires. Puis à votre rythme, envoyez vos notes de frais en validation. Selon le contexte (formation, déplacement, ordre de mission…), le bon interlocuteur sera sollicité.
  • Comme les règles qui vous concernent sont automatiquement intégrées, votre note de frais est déjà juste ! Les étapes de validation ont pu se succéder vite, vous êtes remboursé et prévenu en temps réel.
  • Côté back office, rien de plus pratique : les envois en paie et en comptabilité sont automatiques et planifiés, et toutes les données sont accessibles, exportables et affichés dans vos tableaux de bord personnalisés.
Scan justificatif notes de frais - vertical expense
application notes de frais - vertical expense
application notes de frais - vertical expense
vertical expense

Automatisez les contrôles de gestion

La note arrive en
validation, elle est déjà juste

  • Alertes sur doublons de dépenses, de justificatifs
  • Croisement avec les infos Temps de travail, Jours fériés, Formation, Calendrier Microsoft 365
  • Contrôles unitaires par personne, transverses et avec les invités
  • Circuits de validation sur mesure pour les frais, les missions, les véhicules, les RIB
  • Alertes sur dépassements
gestion de notes de frais automatisée
détail apps notes de frais - vertical expense

Pilotez les dépenses

Une gestion comptable et financière sereine

  • Gestion complète de la TVA (détails, multi-taux…)
  • Reporting ad hoc et consolidé
  • Envoi automatisé en compta et en paie, avec parts soumises à cotisation
  • Suivi des budgets
  • Gestion automatique des avances
  • Gestion des imputations projets
  • Multi devises
  • Actions de masse pour déclencher paiement et comptabilisation
  • Reporting analytique multi-axes
  • 100 % des fonctions back office en web et sur mobile
Dashboard - pilotage des notes de frais

Adaptez notre solution à vos besoins

Une personnalisation sur-mesure à vos politiques

  • Ordres de mission et autorisations de déplacement
  • Gestion fine des règles et barèmes par entité
  • Aides en ligne contextualisées
  • Délégations de saisie et de validation
  • Gestion multi-entités dans une seule application
  • Notifications personnalisées
  • Intégrée aux Systèmes d’Information RH et Financiers (API)
  • Requêtes, filtres et exports sur l’intégralité des données
  • Insertion dans votre Intranet
gestion des notes de frais en temps réel
suivi des remboursements - gestion des notes de frais

Périmètre complet

Vertical Expense s’occupe de vos notes de frais de A à Z

  • Notes de frais & Etats de frais
  • Ordres de mission préalables
  • Avances sur frais automatisées
  • Gestion des véhicules personnels avec processus de validation
  • Réservation de véhicule du parc automobile
  • Changement de compte bancaire (IBAN)
  • Paiement mobile
  • Tous les types de dépense : forfaits, perdiem, frais kilométriques, frais réels
  • Gestion des exceptions
  • Alertes en temps réel
  • Contrôles avancés et récupération de la TVA
  • Reconnaissance automatique des caractères multilingues (OCR) sur les justificatifs et les cartes grises
  • Capture rapide (1 seconde)
  • Factures partenaires Orange, SNCF, Vinci…
  • Favoris
  • Justificatifs multipages
  • Circuits de validation illimités
  • Multi-entités et multi-conventions
  • Multi-pays et Multi-devises
  • Reporting analytique multi-axes
  • Interopérabilité et API universelle
mobilités avancées - gestion des notes de frais
logiciel disponible web et apps - gestion des notes de frais
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suivi et contrôle de gestion des notes de frais

Un processus entièrement dématérialisé,
quel que soit le support,
fini les impressions papier