Dans un contexte où la conformité et la maîtrise des coûts sont essentielles, former les collaborateurs à la politique de dépenses devient un défi primordial pour les entreprises. Au-delà de la simple présentation des règles, il s’agit de s’assurer de leur bonne compréhension et de leur adhésion, afin de prévenir les risques de fraude et de non-conformité.
1. Sensibiliser aux enjeux de la conformité et de la maîtrise des coûts
La première étape consiste à expliquer clairement pourquoi la politique de dépenses professionnelles existe et quels sont les risques encourus en cas de non-respect :
- sanctions financières pour l’entreprise,
- impact sur la réputation,
- perte de confiance, etc.
Il est important de souligner que cette politique vise à protéger à la fois l’entreprise et les collaborateurs.
👉 Exemple : Organiser une présentation mettant en avant les conséquences d’une mauvaise gestion des dépenses professionnelles, comme un redressement fiscal pour l’entreprise ou des sanctions disciplinaires pour le collaborateur. Expliquer également comment une bonne gestion des dépenses contribue à la santé financière de l’entreprise et à la réalisation de ses objectifs.
2. Présenter la politique de dépenses de manière claire et accessible
La politique de dépenses doit être rédigée de manière claire, concise et accessible à tous. Évitez le jargon juridique et privilégiez des exemples concrets pour illustrer les règles. Mettez à disposition des supports visuels (schémas, vidéos) pour faciliter la compréhension.
👉 Exemple : Créer un guide de la politique de dépenses, avec des exemples concrets pour chaque type de dépense (déplacements, repas, fournitures de bureau, etc.). Utiliser des tableaux comparatifs pour présenter les différents plafonds de dépenses en fonction du poste ou du type de déplacement.
3. Organiser des formations adaptées aux différents profils
Les formations doivent être adaptées aux différents profils de collaborateurs (commerciaux, managers, fonctions support, etc.) et à leurs besoins spécifiques. Privilégiez les formats interactifs : ateliers, études de cas, quiz, etc. pour favoriser l’engagement et la mémorisation.
👉 Exemple : Proposer des ateliers pratiques sur la manière de remplir correctement une note de frais, en utilisant le logiciel de l’entreprise. Organiser des jeux de rôle pour simuler des situations types : avance de frais, ordre de mission, trajet kilométrique etc…
4. Intégrer la formation dès l’arrivée dans l’entreprise
La politique de dépenses doit être présentée dès le processus d’onboarding des nouveaux arrivants. Cela permet de les sensibiliser rapidement aux règles et de leur donner les bons réflexes dès le début de leur parcours dans l’entreprise.
👉 Exemple : Inclure un module de formation sur la politique de dépenses dans le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs. Leur remettre le guide de la politique de dépenses et leur proposer un point de contact privilégié pour répondre à leurs questions.
5. Communiquer régulièrement et de manière transparente
La communication autour de la politique de dépenses doit être régulière et transparente. Utilisez différents canaux (intranet, e-mails, réunions d’équipe) pour rappeler les règles, informer des évolutions et répondre aux questions des collaborateurs.
👉 Exemple : Envoyer des newsletters régulières pour rappeler les points clés de la politique de dépenses et informer des éventuelles mises à jour. Organiser des sessions de questions-réponses avec les équipes financières pour clarifier les zones d’ombre.
6. Mettre en place des outils de contrôle et de suivi
Déployez des outils de gestion des notes de frais pour faciliter le suivi des dépenses et détecter les éventuelles anomalies. Ces outils permettent également de gagner du temps et d’améliorer la productivité des équipes.
👉 Exemple : Déployer une solution de gestion des notes de frais en ligne, permettant aux collaborateurs de soumettre leurs dépenses en temps réel et aux managers de les valider rapidement. Mettre en place des alertes en cas de dépassement des plafonds de dépenses ou de non-respect des procédures.
En conclusion, former ses collaborateurs à la politique de dépenses professionnelles est un investissement rentable pour l’entreprise. Cela permet de prévenir les risques de fraude et de non-conformité, tout en favorisant une culture de responsabilité et de transparence.
