20 minutes. C’est le temps moyen pour qu’un collaborateur remplisse sa note de frais, pour un coût moyen de 53€ pour l’entreprise. C’est sans compter les erreurs humaines qui arrivent en moyenne sur 20% des notes de frais, avec pour conséquence deux fois plus de temps et d’argent investis.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de notes de frais ?
La gestion des notes de frais est souvent chronophage du fait de la complexité des procédures qui l’accompagnent et du nombre de parties prenantes impliquées dans le processus : collaborateur, manager, expert RH ou comptable en back office, et direction financière.
En premier lieu, le collaborateur saisit ses dépenses après avoir réuni ses justificatifs. Après transmission au manager, celui-ci vérifie a minima la légitimité de la dépense pour ensuite les approuver ou les refuser. Le service comptabilité doit ensuite vérifier l’ensemble des notes de frais. Il devra porter attention à chaque justificatif et à sa cohérence avec la dépense. Et seulement enfin après ces contrôles, la mise en paiement permet le remboursement au collaborateur.
Les opportunités d’optimisation du processus de gestion des notes de frais existent, à portée de main. Nous vous invitons alors à ce petit tour d’horizon des avantages de la digitalisation des notes de frais !
1. Vous économisez du temps
Avec le développement d’une entreprise, la gestion administrative s’alourdit. L’effectif augmente, les frais professionnels se multiplient. Il apparaît alors nécessaire d’opérer des gains de temps et de productivité. Et c’est précisément une solution digitale qui vous offre cette opportunité.
En effet, avec une application performante, la saisie est grandement facilitée. Incontournable aujourd’hui, votre application de note de frais doit être dotée d’un système de reconnaissance optique (OCR). Il suffit de scanner le justificatif et de vérifier, voir compléter si besoin les informations automatiquement détectées. Il est donc plus aisé et plus rapide pour un collaborateur de saisir ses notes de frais.
L’objectif d’une solution digitale pour note de frais est bien de viser l’efficacité. En effet vous réduisez drastiquement le temps passé à déclarer vos frais, les valider ou les contrôler.
Il est en effet plus rapide pour le manager de valider la note de frais puisque la saisie automatique limite les erreurs qui arrivent régulièrement lors d’une saisie manuelle. Le contrôle est donc aussi plus aisé.
2. Vous réduisez les coûts !
Bien entendu, le gain de temps inhérent à la solution digitale représente immédiatement une économie via la réduction du coût du temps passé à enregistrer, valider ou contrôler les notes de frais.
De plus, une solution digitale complète vous permet de vous passer de papier, ce qui en plus d’être écologique réduit le coût de l’impression, du tri, du transport et du stockage.
Les solutions de gestion des frais sont à choisir avec l’option d’archivage à valeur légale des justificatifs (norme NF Z 42-013) si vous ne disposez pas déjà d’un tel SAE dans votre entreprise.
De plus, avec les applications en mode SaaS, les évolutions sont moins coûteuses à opérer. Fini les longs mois de projet et les coûts de maintenance IT à prévoir.
3. Vous gagnez en mobilité
La flexibilité est un maître-mot d’une solution digitale.
Pourquoi ? Parce qu’elle vous permet de réaliser une note de frais depuis n’importe quel endroit, en toute simplicité, grâce à votre smartphone, votre ordinateur ou encore votre tablette.
Il est possible de gérer ses frais à distance, en toute mobilité. Plus besoin pour le collaborateur de se déplacer au bureau pour remettre ses justificatifs sous format papier ou de les envoyer par la poste.
Tout se fait instantanément : plus besoin non plus de scanner puis agrafer les notes de frais. Il est aussi plus rare de perdre une note de frais en ligne qu’en format papier.
4. Vous sécurisez la gestion de votre entreprise
Enjeu très contemporain, la sécurité est parfois remise en cause lorsque les données sont stockées en ligne. Et pourtant, une application performante est plus sécurisée qu’une saisie manuelle où les papiers sont stockés dans des locaux.
Concrètement, les notes de frais peuvent être conservées dans des armoires numériques à valeur probante qui garantissent la pérennité de l’information et sa restitution ultérieure.
Un tel type d’archivage vous permet de conserver des notes de frais avec une triple exigence d’authenticité, d’intégrité (pas d’altération ou de modification ultérieure) et d’intelligibilité (garantir la lecture dans le temps).
En plus de crypter et sécuriser les données, vous pouvez plus aisément les sauvegarder et donc protéger au mieux leur intégrité sur le long-terme.
5. Vous fiabilisez vos chiffres
Une approche digitale des notes de frais renforce l’efficacité des contrôles et facilite le reporting sur l’ensemble des dépenses. L’outil permet de réduire les erreurs (humaines) et les fraudes sur les frais, fiabilise les montants associés et apporte une meilleure visibilité financière à votre entreprise Cette visibilité vous permet un pilotage fiable, précis et en temps réel de vos dépenses.
A l’inverse, avec une approche manuelle classique, il faut soit passer du temps à contrôler soit être exposé à des risques de redressement. Digitaliser permet d’automatiser des contrôles, ce qui fiabilise les données, et répond à vos enjeux de conformité sociale et fiscale.
Pour conclure, faisons nôtre cette phrase qu’écrivait Benjamin Franklin dans son livre The Way to Wealth (1758) : « Chaque minute passée à organiser équivaut à une heure économisée ».
Vous l’aurez compris, la digitalisation des notes de frais constitue cette petite minute qui fera gagner tant de temps. Alors qu’attendez-vous ?
