Frais de mission intérim : comment simplifier la gestion administrative

Le secteur du travail temporaire représente en France plus de 3 millions d’intérimaires dont plus de 700.000 déployés chaque année en missions longues ou de courtes durées. Pour chaque agence d’intérim, l’une des difficultés majeures est de gérer les frais de mission intérim de manière proactive en prenant en compte une multitude de critères tels que la durée des missions, les barèmes des indemnités kilométriques ou encore les montants spécifiques des paniers repas négociés avec l’entreprise cliente.

Alors pour optimiser le temps de traitement des frais de mission intérim, regardons de plus près quelles solutions mettre en place et les bénéfices réels pour votre agence comme pour vos intérimaires.

1. Les frais de mission intérim : les spécificités à connaître

Diversité et complexité des frais de mission intérim

Du fait de son statut particulier, l’intérimaire est en déplacement professionnel à chaque fois qu’il réalise une mission au sein d’une entreprise. Mais le calcul des frais va varier selon la durée, la nature de la mission et le type de dépense.

Missions de moins de 3 mois :

• Les frais de transport (indemnités kilométriques, billets de train ou d’avion, péages) :  Un intérimaire qui réalise une mission de moins de 3 mois au sein d’une entreprise cliente est considéré comme étant en déplacement. Dès lors, ses frais de déplacement lui sont remboursés, selon un barème kilométrique, s’il utilise son véhicule personnel.
• Les frais de restauration (paniers repas, notes de restaurant) : Des indemnités de repas sont versées au salarié intérimaire dès lors qu’il n’est pas en mesure de regagner son domicile ou l’entreprise de travail temporaire qui l’embauche.

Missions de plus de 3 mois :

Passé trois mois dans la même entreprise, le lieu de travail habituel est considéré comme étant l’entreprise cliente. L’intérimaire n’est donc plus en déplacement professionnel mais il peut être envoyé sur d’autres projets nécessitant des déplacements. Dans ce cas, il a le droit à une prise en charge des frais engagés (transport, restauration, hébergement, etc.).

Barèmes et réglementations spécifiques

Compte tenu des particularités des conditions de travail de l’intérimaire, qui peut être amené à se déplacer loin de son domicile, le remboursement des frais est régi par des barèmes et réglementations spécifiques. Ces derniers font l’objet soit d’une négociation préalable entre l’agence d’intérim et l’entreprise cliente, si c’est l’agence d’intérim qui porte le contrat, soit d’une application des mêmes barèmes de remboursement que ceux des salariés permanents, si c’est l’entreprise client qui porte le contrat. Dans tous les cas, cela induit pour l’agence d’intérim de gérer potentiellement autant de barèmes de remboursement que d’intérimaires en mission.

Multiplicité des acteurs et complexité administrative

La particularité des agences d’intérim réside dans la mécanique tripartite qui régit ce secteur, conférant à la gestion administrative une complexité intrinsèque. En effet, trois parties prenantes, chacune avec ses prérogatives et responsabilités spécifiques, interagissent en permanence :

L’intérimaire :

• Acteur central de la mission, il est le bénéficiaire direct du contrat de travail et des rémunérations associées.
• Ses obligations incluent la réalisation des tâches confiées, le respect des consignes de sécurité et la communication de ses disponibilités. L’intérimaire avance les frais et les justifie auprès de l’agence d’intérim. Il doit conserver tous les justificatifs et les remettre dans les délais impartis.

L’entreprise utilisatrice :

• Véritable moteur de l’intérim, elle définit les besoins en personnel et recrute l’intérimaire via l’agence.
• Ses obligations englobent la description précise du poste, la fourniture des équipements nécessaires et le respect des conventions collectives. Elle définit les conditions de prise en charge des frais en amont de la mission.

L’agence d’intérim :

• Intermédiaire pivot entre l’intérimaire et l’entreprise, elle joue un rôle crucial dans la gestion administrative.
• Ses obligations sont multiples et comprennent la recherche et la sélection des candidats, la gestion des contrats de travail, la facturation et la paie des intérimaires. Elle contrôle les justificatifs et rembourse les frais.

👉 La gestion administrative dans les agences d’intérim est un processus complexe et multidimensionnel qui nécessite une coordination étroite entre les trois parties prenantes. La connaissance des obligations respectives et la mise en place de procédures rigoureuses sont essentielles pour garantir le bon fonctionnement de la mission d’intérim et minimiser les risques.

2. Les solutions pour simplifier la gestion des frais de mission intérim

Passer par une solution digitale pour gérer les frais de mission intérim permet d’éviter de se retrouver avec une pile de justificatifs papier sur son bureau, de devoir solliciter l’agence d’intérim pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels ou encore d’aller réclamer des justificatifs de dépenses à ses intérimaires. Parmi les intérêts de mettre en place un logiciel de gestion de notes de frais, on note trois solutions concrètes :

Dématérialisation des processus

La dématérialisation des processus permet de simplifier la gestion des frais de mission intérim en :

• Numérisant les justificatifs : les intérimaires peuvent désormais insérer ou scanner leurs justificatifs au fur et à mesure de leurs dépenses via une application web ou mobile.
• Automatisant le contrôle des frais : les logiciels peuvent analyser les dépenses et identifier immédiatement les anomalies comme l’absence de TVA, les dépassements de plafonds autorisés.
• Simplifiant le remboursement des frais : les intérimaires peuvent être remboursés au fil de l’eau, directement sur leur compte bancaire.

Mise en place d’un logiciel dédié

Un logiciel dédié à la gestion des frais de mission permet de :

• Centraliser toutes les informations : L’agence d’intérim accède à une vue centralisée de chaque intérimaire, à la durée de leur mission et aux règles de contrôle & validation de chaque dépense.
• Fluidifier la communication : L’agence d’intérim bénéficie d’un point d’entrée unique sur toutes les nouvelles demandes de frais de mission et peut interagir avec l’intérimaire en cas de non conformité.
• Suivre l’avancement des dossiers : L’équipe administrative accède à des outils de pilotage intelligents pour suivre et analyser les dépenses liées à l’entreprise cliente.

Externalisation de la gestion des frais de mission

L’externalisation de la gestion des frais de mission permet aux agences d’intérim de :

• Se concentrer sur leur cœur de métier : l’agence n’a plus à se soucier de la gestion administrative des frais de mission et peut se centrer sur son cœur de métier : le recrutement.
• Bénéficier de l’expertise d’un prestataire spécialisé : le prestataire dispose des outils et des compétences nécessaires pour gérer les frais de mission de manière optimale.

3. Les défis à relever pour une adoption optimale

Accompagnement des utilisateurs

L’arrivée d’un nouveau logiciel est un événement important pour chaque entreprise. Pour que la transition se déroule en douceur pour vos équipes administratives mais aussi et surtout pour vos intérimaires, il est essentiel de communiquer de manière claire et transparente.

👉 Par exemple, vous pouvez joindre une documentation détaillée sur « l’art & la manière de déclarer ses frais » dans le livret d’accueil du nouvel intérimaire.

Sécurité des données

L’intégration d’un logiciel SaaS présente certes l’opportunité d’améliorer votre gestion des données mais peut aussi susciter des préoccupations sur la sécurité des informations collectées. C’est pourquoi, il est important de vérifier :

• La sécurité du stockage des données 
• La gestion des accès aux informations confidentielles
• La conformité réglementaire (RGPD)

L’interopérabilité des solutions

Pour garantir une efficacité optimum, il est primordial que votre logiciel soit interconnectable avec d’autres applicatifs métiers peuplant votre environnement SI. L’automatisation des échanges de données entre les applications permet de gagner du temps et de réduire les erreurs manuelles mais aussi de mieux piloter votre activité.

👉 Par exemple, en récupérant le nom de l’entreprise cliente, les dates et le lieu des missions, vous pouvez comparer les budgets prévus et les dépenses réelles pour chaque mission. Le logiciel peut également limiter la période pendant laquelle l’intérimaire peut saisir ses notes de frais, garantissant ainsi la conformité et réduisant le risque de fraude.

La gestion des frais de mission ne se résume pas à une simple question administrative. Elle est un véritable enjeu stratégique pour les agences d’intérim, car elle impacte directement la satisfaction des intérimaires et la rentabilité de l’agence. D’un côté, la satisfaction des intérimaires est essentielle pour fidéliser les talents et garantir la qualité des services. Un traitement rapide et efficace des notes de frais est un élément clé de cette satisfaction. D’un autre côté, la rentabilité est un objectif majeur pour toute entreprise. Une gestion rigoureuse des frais de mission permet donc de limiter les coûts et d’optimiser la marge bénéficiaire.