Grâce à ses fonctionnalités avancées et son algorithme puissant, notre solution s’adapte à votre écosystème et recentre vos collaborateurs sur leur cœur d’activité.
56% des salariés trouvent le processus de remboursement des dépenses professionnelles long et difficile.
L’application Vertical Expense permet à vos collaborateurs d’utiliser un outil puissant et intuitif en réduisant leur temps de saisie. L’outil les accompagne de bout en bout lors de leurs déplacements professionnels.
Depuis une simple photo du reçu, la dépense est complétée et rattachée à la note de frais.
Notre OCR intelligent, basé sur la reconnaissance des caractères, détecte les informations importantes telles que la date, le montant, la devise, la TVA, le type de dépense et les intègre automatiquement sur chaque champs pour une complétude immédiate.
Finis les supports papier ! Place à la dématérialisation complète des notes de frais, reçus et justificatifs.
Pour un meilleur pilotage des coûts et un gain de temps sur la gestion des notes de frais, toutes les dépenses professionnelles sont numérisées et stockées dans un « coffre-fort » numérique.
Les justificatifs sont ainsi archivés pendant une durée légale de 6 à 10 ans, assurant la conformité à la légalisation en vigueur.
L’application calcule automatiquement la distance des trajets professionnels et le montant des indemnités kilométriques associées, en totale conformité avec le barème de référence.
Cela réduit les risques d’erreurs de saisie, permet d’obtenir une visibilité précise sur l’état des dépenses et de les gérer proactivement.
Vos collaborateurs ont une vision nette du montant remboursé, calculé en fonction des barèmes appliqués et de la motorisation du véhicule.
Vertical Expense simplifie la gestion des dépenses vous permettant de suivre en temps réel l’avancée du traitement des notes de frais.
Notre timeline interactive permet de suivre chaque étape : de la validation jusqu’au remboursement des notes de frais.
Fini les interrogations et les relances, Vertical Expense offre une visibilité complète et rassurante à chaque instant.
Un scan intelligent utilise l’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour lire automatiquement les informations d’un reçu (montant, TVA, date, devise). Cela évite la saisie manuelle et réduit fortement les erreurs.
La fiabilité dépend de la qualité du justificatif. Les logiciels modernes atteignent plus de 95 % de reconnaissance, et l’utilisateur peut corriger si nécessaire avant validation.
C’est un mode d’archivage numérique certifié (NF203) qui garantit qu’un justificatif dématérialisé a la même valeur légale qu’un document papier.
Oui, à condition qu’ils soient archivés selon les normes de valeur probante. En cas de contrôle, l’entreprise peut présenter les reçus numériques comme preuve valide.
Il applique automatiquement le barème fiscal URSSAF ou le barème de l'entreprise en fonction du type de véhicule et de la distance déclarée. Cela évite les erreurs de calcul et garantit la conformité.
Oui, il faut indiquer le trajet (souvent via un outil de cartographie intégré). Le logiciel génère alors le calcul et l’associe à un justificatif numérique.
En centralisant les notes de frais, en automatisant les contrôles et en validant plus rapidement les demandes, le logiciel réduit le délai de remboursement des collaborateurs.
Oui, certains logiciels s’intègrent à la paie ou à la trésorerie pour déclencher automatiquement le remboursement une fois la note validée.
"En tant que Direction RH, les salariés sont mes clients. On doit faciliter leur expérience collaborateur avec un outil convivial et mobile. Vertical Expense est le parfait exemple d'une intégration réussie et d'une adoption unanime."
