Pratiquement un an après sa mise en œuvre, la suppression progressive du ticket de caisse papier en France encourage les entreprises à repenser leur gestion des notes de frais. Si l’adaptation au ticket de caisse dématérialisé a été plutôt bien accueillie par les consommateurs, elle a bousculé les habitudes des entreprises, les poussant à revoir leurs processus internes. Loin d’être une contrainte, cette évolution s’avère être une véritable opportunité pour moderniser les pratiques et adopter des solutions plus écologiques et efficientes. Explications.
1. Vers un ticket de caisse dématérialisé : pourquoi ?
Inscrite dans le cadre de la loi anti-gaspillage pour une économie circulaire, la fin du ticket de caisse papier répond à une préoccupation environnementale majeure. On estimait en effet qu’en France, près de 30 milliards de tickets étaient imprimés chaque année, pour une durée de vie moyenne de quelques secondes seulement. Cette pratique engendrait une consommation considérable de ressources (papier, encre, énergie) et générait une importante quantité de déchets, dont une part non négligeable terminait dans la nature.
👉 Attention, certaines exceptions demeurent : Des tickets de caisse continueront à être remis systématiquement aux consommateurs pour les biens nécessitant une garantie, les notes de restaurant et d’hôtel tout comme pour les services quand le montant dépasse les 25 euros.
2. L’impact du ticket de caisse dématérialisé sur les notes de frais ?
La fin du ticket de caisse papier ne signifie pas pour autant, la disparition de l’obligation de justifier une dépense. Il est important de rappeler que toutes dépenses professionnelles engagées par les salariés d’une entreprise doivent être justifiées. En cas de contrôle URSSAF, l’entreprise doit être en mesure de prouver la réalité et le caractère professionnel de chaque dépense, qu’il s’agisse d’un repas, d’une note d’hôtel, d’un billet de transport ou de tout autre achat. Cependant, depuis 2017, les entreprises ont la possibilité de joindre à chaque dépense une copie numérique du justificatif.
👉 Il est important de conserver les justificatifs de frais pendant une durée légale qui varie de 6 à 10 ans selon le type de dépense. En cas de non-respect de ces obligations, l’entreprise encourt des sanctions financières, voire pénales.
3. Les solutions pour obtenir votre justificatif de paiement
La disparition du ticket de caisse papier a par ailleurs, donné lieu à l’émergence de nouvelles solutions pour justifier les dépenses professionnelles. Désormais, plusieurs alternatives s’offrent aux entreprises :
- Le ticket de caisse électronique : De nombreux commerçants proposent aujourd’hui d’envoyer le ticket de caisse par SMS, email ou via une application mobile. Ce justificatif numérique permet de conserver une trace fiable de la transaction.
- La facture électronique : Pour les dépenses plus importantes, la facture électronique est également une option viable. Ce mode de justificatif offre une meilleure fiabilité et une traçabilité accrue des transactions.
- Le ticket de caisse papier sur demande : Enfin, il est toujours possible de demander un ticket de caisse papier au commerçant, si cela reste nécessaire pour la gestion interne de l’entreprise.
4. Intégrer votre ticket de caisse dématérialisé dans un logiciel de notes de frais
La fin du ticket de caisse papier a également contribué à stimuler l’adoption d’outils digitaux dédiés à la gestion des notes de frais. Ces solutions permettent aux entreprises de centraliser et d’automatiser la collecte, la vérification et le remboursement des notes de frais, tout en offrant une meilleure visibilité sur les dépenses professionnelles.
Concrètement, vous pouvez intégrer votre ticket de caisse dématérialisé dans la plupart des logiciels de notes de frais. L’intelligence artificielle de Vertical Expense scanne instantanément votre justificatif et extrait automatiquement toutes les informations essentielles : montant TTC, TVA, date, lieu, type de dépense…
La création de votre note de frais est ainsi simplifiée à l’extrême, vous permettant de gagner un temps précieux et d’améliorer considérablement l’efficacité de votre gestion administrative.
👉 En plus de l’automatisation de la saisie des données, Vertical Expense c’est aussi :
- Sécurisation des justificatifs : Vos justificatifs sont stockés numériquement et sécurisés, vous évitant ainsi les risques de perte ou de détérioration.
- Accessibilité: Vos notes de frais sont accessibles à tout moment et depuis n’importe où, via votre smartphone ou votre ordinateur.
- Traitement simplifié: Le traitement des notes de frais est automatisé, réduisant ainsi les délais de remboursement.
- Conformité: Vertical Expense garantit la conformité de vos notes de frais aux exigences légales.
Un an après sa mise en œuvre, la suppression du ticket de caisse papier s’avère être un succès. Si les entreprises ont dû s’adapter à ces nouvelles dispositions, elles ont également pu profiter de l’occasion pour moderniser leurs processus de gestion des notes de frais. Sur le plan environnemental, les résultats sont également encourageants, avec une réduction significative de la consommation de papier et des déchets générés.
