Dans un contexte où les déplacements domicile-travail restent un sujet sensible – entre inflation persistante et inégalités d’accès aux transports – les entreprises cherchent à adapter leurs politiques de remboursement carburant.
La bonne nouvelle ? Le cadre fiscal 2025 assouplit certains dispositifs comme la prime carburant, offrant une opportunité de soutien ciblé aux salariés motorisés. Mais la complexité réglementaire reste réelle : plafonds, critères, URSSAF, cumul avec le forfait mobilités durables (FMD)… Naviguer tout cela sans outil adapté peut vite virer au casse-tête.
Vertical Expense vous livre un décryptage pratique pour mettre en place une stratégie de remboursement carburant 100 % conforme et optimisée.
1. Ce que permet la prime carburant en 2025
L’employeur n’a pas l’obligation de rembourser les frais de carburant, contrairement aux abonnements de transports en commun, remboursés à 50 % minimum (art. L3261-2 du Code du travail).
Cependant, une prise en charge partielle du carburant est possible sous forme de prime carburant, avec exonération de cotisations sociales et fiscales dans la limite des plafonds suivants :
| Dispositif | Plafond d’exonération 2025 |
|---|---|
| Prime carburant | 300 €/an/salarié |
| Prime de recharge électrique | 600 €/an/salarié |
| Forfait mobilités durables (FMD) | 600 €/an/salarié |
| Cumul carburant + FMD | 600 €, dont max 300 € pour le carburant |
| Plafond global (transports inclus) | 900 €/an |
Ces aides doivent respecter le principe d’équité entre salariés éligibles, via un accord collectif ou une décision unilatérale de l’employeur.
2. Prime carburant 2025 : qui peut en bénéficier ?
L’exonération ne s’applique que si le recours au véhicule personnel est justifié. Voici les principaux critères d’éligibilité :
- Absence de desserte régulière en transport en commun
- Résidence hors agglomération de plus de 100 000 habitants
- Horaires de travail incompatibles avec les transports (travail posté, de nuit…)
- Interventions multi-sites sans transport fourni
Cas d’exclusion fréquents :
- Salariés avec véhicule de fonction
- Collaborateurs dont les trajets sont déjà intégralement pris en charge
- Salariés logés sur site ou à proximité
Cas des salariés à temps partiel
La prise en charge de la prime carburant 2025 pour un salarié à temps partiel est proportionnelle à son temps de travail.
- Si le salarié travaille plus de 50 % de la durée légale (soit plus de 17,5 h pour une base de 35 h), il bénéficie du même montant qu’un temps plein
- Si le temps de travail est inférieur à 50 %, la prime est ajustée au prorata
3. Comment verser la prime carburant 2025 ?
Pour mettre en place la prime carburant dans les règles en 2025, l’entreprise doit :
Qualifier les salariés éligibles :
- En fonction de leur lieu de résidence, de leurs horaires de travail ou de l’absence d’alternative de transport
- En tenant compte du temps de travail (temps partiel ou complet)
Collecter et archiver les justificatifs :
- Attestation d’adresse
- Déclaration sur l’honneur d’utilisation d’un véhicule personnel
- Tickets de recharge ou relevés kilométriques (si nécessaire)
Calculer et ajuster les montants :
- En proratisant pour les salariés à temps partiel
- En intégrant les cumuls avec d’autres dispositifs : forfait mobilités durables (FMD), abonnements transports, etc.
4. Optimiser la gestion avec une solution dédiée
Avec un logiciel comme Vertical Expense, vous pouvez transformer cette gestion en levier RH et administratif :
- Automatiser les règles de calcul selon les profils salariés
- Contrôler en amont la conformité des demandes pour sécuriser les exonérations
- Suivre en temps réel le budget alloué par site, population ou statut
- Piloter les exonérations utilisées grâce à un reporting dédié pour la direction RH ou financière
Un bon paramétrage évite les erreurs de déclaration, sécurise l’entreprise… et valorise concrètement votre engagement social et territorial.
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