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Prime carburant 2025 : obligations, exonรฉrations et conditions pour lโ€™employeur

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station de carburant

Dans un contexte oรน les dรฉplacements domicile-travail restent un sujet sensible โ€“ entre inflation persistante et inรฉgalitรฉs dโ€™accรจs aux transports โ€“ les entreprises cherchent ร  adapter leurs politiques de remboursement carburant.

La bonne nouvelle ? Le cadre fiscal 2025 assouplit certains dispositifs comme la prime carburant, offrant une opportunitรฉ de soutien ciblรฉ aux salariรฉs motorisรฉs. Mais la complexitรฉ rรฉglementaire reste rรฉelle : plafonds, critรจres, URSSAF, cumul avec le forfait mobilitรฉs durables (FMD)โ€ฆ Naviguer tout cela sans outil adaptรฉ peut vite virer au casse-tรชte.

Vertical Expense vous livre un dรฉcryptage pratique pour mettre en place une stratรฉgie de remboursement carburant 100 % conforme et optimisรฉe.

1. Ce que permet la prime carburant en 2025

Lโ€™employeur nโ€™a pas lโ€™obligation de rembourser les frais de carburant, contrairement aux abonnements de transports en commun, remboursรฉs ร  50 % minimum (art. L3261-2 du Code du travail).

Cependant, une prise en charge partielle du carburant est possible sous forme de prime carburant, avec exonรฉration de cotisations sociales et fiscales dans la limite des plafonds suivants :

DispositifPlafond dโ€™exonรฉration 2025
Prime carburant300 โ‚ฌ/an/salariรฉ
Prime de recharge รฉlectrique600 โ‚ฌ/an/salariรฉ
Forfait mobilitรฉs durables (FMD)600 โ‚ฌ/an/salariรฉ
Cumul carburant + FMD600 โ‚ฌ, dont max 300 โ‚ฌ pour le carburant
Plafond global (transports inclus)900 โ‚ฌ/an

Ces aides doivent respecter le principe dโ€™รฉquitรฉ entre salariรฉs รฉligibles, via un accord collectif ou une dรฉcision unilatรฉrale de lโ€™employeur.

2. Prime carburant 2025 : qui peut en bรฉnรฉficier ?

Lโ€™exonรฉration ne sโ€™applique que si le recours au vรฉhicule personnel est justifiรฉ. Voici les principaux critรจres dโ€™รฉligibilitรฉ :

  • Absence de desserte rรฉguliรจre en transport en commun
  • Rรฉsidence hors agglomรฉration de plus de 100 000 habitants
  • Horaires de travail incompatibles avec les transports (travail postรฉ, de nuitโ€ฆ)
  • Interventions multi-sites sans transport fourni

Cas dโ€™exclusion frรฉquents :

  • Salariรฉs avec vรฉhicule de fonction
  • Collaborateurs dont les trajets sont dรฉjร  intรฉgralement pris en charge
  • Salariรฉs logรฉs sur site ou ร  proximitรฉ

Cas des salariรฉs ร  temps partiel

La prise en charge de la prime carburant 2025 pour un salariรฉ ร  temps partiel est proportionnelle ร  son temps de travail.

  • Si le salariรฉ travaille plus de 50โ€ฏ% de la durรฉe lรฉgale (soit plus de 17,5 h pour une base de 35 h), il bรฉnรฉficie du mรชme montant quโ€™un temps plein
  • Si le temps de travail est infรฉrieur ร  50โ€ฏ%, la prime est ajustรฉe au prorata

3. Comment verser la prime carburant 2025 ?

Pour mettre en place la prime carburant dans les rรจgles en 2025, lโ€™entreprise doit :

Qualifier les salariรฉs รฉligibles :

  • En fonction de leur lieu de rรฉsidence, de leurs horaires de travail ou de l’absence dโ€™alternative de transport
  • En tenant compte du temps de travail (temps partiel ou complet)

Collecter et archiver les justificatifs :

  • Attestation dโ€™adresse
  • Dรฉclaration sur lโ€™honneur dโ€™utilisation dโ€™un vรฉhicule personnel
  • Tickets de recharge ou relevรฉs kilomรฉtriques (si nรฉcessaire)

Calculer et ajuster les montants :

  • En proratisant pour les salariรฉs ร  temps partiel
  • En intรฉgrant les cumuls avec dโ€™autres dispositifs : forfait mobilitรฉs durables (FMD), abonnements transports, etc.

4. Optimiser la gestion avec une solution dรฉdiรฉe

Avec un logiciel comme Vertical Expense, vous pouvez transformer cette gestion en levier RH et administratif :

  • Automatiser les rรจgles de calcul selon les profils salariรฉs
  • Contrรดler en amont la conformitรฉ des demandes pour sรฉcuriser les exonรฉrations
  • Suivre en temps rรฉel le budget allouรฉ par site, population ou statut
  • Piloter les exonรฉrations utilisรฉes grรขce ร  un reporting dรฉdiรฉ pour la direction RH ou financiรจre

Un bon paramรฉtrage รฉvite les erreurs de dรฉclaration, sรฉcurise lโ€™entrepriseโ€ฆ et valorise concrรจtement votre engagement social et territorial.

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