Dans un contexte oรน les dรฉplacements domicile-travail restent un sujet sensible โ entre inflation persistante et inรฉgalitรฉs dโaccรจs aux transports โ les entreprises cherchent ร adapter leurs politiques de remboursement carburant.
La bonne nouvelle ? Le cadre fiscal 2025 assouplit certains dispositifs comme la prime carburant, offrant une opportunitรฉ de soutien ciblรฉ aux salariรฉs motorisรฉs. Mais la complexitรฉ rรฉglementaire reste rรฉelle : plafonds, critรจres, URSSAF, cumul avec le forfait mobilitรฉs durables (FMD)โฆ Naviguer tout cela sans outil adaptรฉ peut vite virer au casse-tรชte.
Vertical Expense vous livre un dรฉcryptage pratique pour mettre en place une stratรฉgie de remboursement carburant 100 % conforme et optimisรฉe.
1. Ce que permet la prime carburant en 2025
Lโemployeur nโa pas lโobligation de rembourser les frais de carburant, contrairement aux abonnements de transports en commun, remboursรฉs ร 50 % minimum (art. L3261-2 du Code du travail).
Cependant, une prise en charge partielle du carburant est possible sous forme de prime carburant, avec exonรฉration de cotisations sociales et fiscales dans la limite des plafonds suivants :
Dispositif | Plafond dโexonรฉration 2025 |
---|---|
Prime carburant | 300 โฌ/an/salariรฉ |
Prime de recharge รฉlectrique | 600 โฌ/an/salariรฉ |
Forfait mobilitรฉs durables (FMD) | 600 โฌ/an/salariรฉ |
Cumul carburant + FMD | 600 โฌ, dont max 300 โฌ pour le carburant |
Plafond global (transports inclus) | 900 โฌ/an |
Ces aides doivent respecter le principe dโรฉquitรฉ entre salariรฉs รฉligibles, via un accord collectif ou une dรฉcision unilatรฉrale de lโemployeur.
2. Prime carburant 2025 : qui peut en bรฉnรฉficier ?
Lโexonรฉration ne sโapplique que si le recours au vรฉhicule personnel est justifiรฉ. Voici les principaux critรจres dโรฉligibilitรฉ :
- Absence de desserte rรฉguliรจre en transport en commun
- Rรฉsidence hors agglomรฉration de plus de 100 000 habitants
- Horaires de travail incompatibles avec les transports (travail postรฉ, de nuitโฆ)
- Interventions multi-sites sans transport fourni
Cas dโexclusion frรฉquents :
- Salariรฉs avec vรฉhicule de fonction
- Collaborateurs dont les trajets sont dรฉjร intรฉgralement pris en charge
- Salariรฉs logรฉs sur site ou ร proximitรฉ
Cas des salariรฉs ร temps partiel
La prise en charge de la prime carburant 2025 pour un salariรฉ ร temps partiel est proportionnelle ร son temps de travail.
- Si le salariรฉ travaille plus de 50โฏ% de la durรฉe lรฉgale (soit plus de 17,5 h pour une base de 35 h), il bรฉnรฉficie du mรชme montant quโun temps plein
- Si le temps de travail est infรฉrieur ร 50โฏ%, la prime est ajustรฉe au prorata
3. Comment verser la prime carburant 2025 ?
Pour mettre en place la prime carburant dans les rรจgles en 2025, lโentreprise doit :
Qualifier les salariรฉs รฉligibles :
- En fonction de leur lieu de rรฉsidence, de leurs horaires de travail ou de l’absence dโalternative de transport
- En tenant compte du temps de travail (temps partiel ou complet)
Collecter et archiver les justificatifs :
- Attestation dโadresse
- Dรฉclaration sur lโhonneur dโutilisation dโun vรฉhicule personnel
- Tickets de recharge ou relevรฉs kilomรฉtriques (si nรฉcessaire)
Calculer et ajuster les montants :
- En proratisant pour les salariรฉs ร temps partiel
- En intรฉgrant les cumuls avec dโautres dispositifs : forfait mobilitรฉs durables (FMD), abonnements transports, etc.
4. Optimiser la gestion avec une solution dรฉdiรฉe
Avec un logiciel comme Vertical Expense, vous pouvez transformer cette gestion en levier RH et administratif :
- Automatiser les rรจgles de calcul selon les profils salariรฉs
- Contrรดler en amont la conformitรฉ des demandes pour sรฉcuriser les exonรฉrations
- Suivre en temps rรฉel le budget allouรฉ par site, population ou statut
- Piloter les exonรฉrations utilisรฉes grรขce ร un reporting dรฉdiรฉ pour la direction RH ou financiรจre
Un bon paramรฉtrage รฉvite les erreurs de dรฉclaration, sรฉcurise lโentrepriseโฆ et valorise concrรจtement votre engagement social et territorial.
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