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Optimiser les processus de gestion des notes de frais en ESN : le Guide Pratique

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gestion des frais en ESN

Lorsquโ€™on est une ESN, les frais de dรฉplacement sont inhรฉrents ร  lโ€™activitรฉ de lโ€™entreprise. Et dans un contexte inflationniste oรน les marges des missions diminuent, il est important de maรฎtriser ses frais gรฉnรฉraux et plus particuliรจrement sa politique de gestion des dรฉpenses professionnelles pour assurer la rentabilitรฉ de chaque mission. Tour dโ€™horizon sur les bonnes pratiques ร  mettre en place pour optimiser la gestion des notes de frais en ESN.

1. Les dรฉfis de la gestion des notes de frais en ESN

Avant de vous rรฉvรฉler nos conseils pour gรฉrer au mieux les notes de frais de vos consultants, balayons ensemble les 3 plus grands dรฉfis auxquels vous faites sรปrement face au quotidien :

  • Diversitรฉ des missions : selon le niveau de prรฉsence de votre ESN sur le marchรฉ, vos consultants sont susceptibles de rรฉaliser leurs missions en France, en Outre-mer ou ร  lโ€™รฉtranger. Cette diversitรฉ gรฉnรจre une grande complexitรฉ dans la gestion quotidienne des dรฉpenses, avec des fluctuations constantes des taux de change, des rรฉglementations fiscales et des exigences locales, mais aussi des accords de refacturation spรฉcifiques en fonction du client.

  • Volume des dรฉpenses : de part la nature mรชme de votre activitรฉ, les consultants sont amenรฉs ร  rรฉaliser un volume important de notes de frais : frais dโ€™indemnitรฉs kilomรฉtriques, frais de transport, frais de repas ou frais dโ€™hรฉbergement dans le cas de โ€œgrands dรฉplacementsโ€. Dรจs lors, traiter ce volume devient une tรขche chronophage au dรฉtriment dโ€™autres actions ร  plus forte valeur ajoutรฉe.

  • Conformitรฉ des notes de frais : de lโ€™ordre de mission ร  la note de frais, chaque donnรฉe saisie sโ€™inscrit dans le processus de conformitรฉ de votre politique de dรฉpenses : nom de lโ€™รฉmetteur, nature de la note, types de dรฉpenses, intitulรฉ de la mission, motif du dรฉplacement, imputationโ€ฆ Autant dโ€™รฉlรฉments qui non dรฉfinis ร  lโ€™avance et/ou saisis ร  la main, peuvent รชtre sources dโ€™erreur et impliquent pour vos รฉquipes backoffice, une longue re vรฉrification, synonyme de perte de temps.

2. Une politique efficace de gestion des notes de frais en ESN

Instaurer une politique de dรฉpenses claire et efficace, connue de tous, permet de garantir la santรฉ financiรจre de lโ€™entreprise, mais aussi de contribuer au bien-รชtre quotidien des salariรฉs. Pour ce faire, 3 รฉtapes ร  prรฉparer et ร  intรฉgrer :

ร‰tape nยฐ1 : รฉtablir des rรจgles de dรฉpenses

La base de toute politique de gestion des notes de frais est de dรฉfinir un plafond pour chaque type de dรฉpenses engagรฉes (transports, frais de repas, hรฉbergement), ร  ceci prรจs, quโ€™il va falloir lโ€™affiner selon le lieu de la mission. En effet, les plafonds peuvent ne pas รชtre les mรชmes si les frais รฉmis se situent en province, en rรฉgion parisienne ou ร  lโ€™รฉtranger. Il faudra veiller ร  une certaine cohรฉrence pour que les frais rรฉalisรฉs par vos consultants soient remboursรฉs au plus prรจs du coรปt de la vie sur place.

Par exemple, vous pouvez fixer vos plafonds repas & hรดtel en identifiant 4 zones de dรฉplacements :

  • Zone 0 (moins de 30 km du domicile) repas uniquement
  • Zone 1 (dรฉplacement en province) + politique de voyage avec et sans nuitรฉes
  • Zone 2 (dรฉplacement en rรฉgion parisienne) + politique de voyage avec et sans nuitรฉes
  • Zone 3 (dรฉplacement ร  lโ€™รฉtranger) + politique de voyage avec nuitรฉes ou avec location meublรฉe si la mission dure plus dโ€™un mois.

ร‰tape nยฐ2 : dรฉfinir des circuits de validation

La seconde รฉtape, de loin la plus importante, pour assurer la conformitรฉ, est de dรฉfinir un ou plusieurs circuits de validation selon les montants engagรฉs. Par exemple, vous pouvez dรฉfinir si c’est le manager direct du consultant ou le responsable de la mission qui valide les frais ou ร  partir de quelle enveloppe budgรฉtaire il est nรฉcessaire dโ€™intรฉgrer un second valideur. Cependant, gardez ร  lโ€™esprit que plus vos circuits introduisent de valideurs, plus les dรฉlais de remboursement sโ€™allongent et auront un impact direct sur le quotidien de vos consultants.

ร‰tape nยฐ3 : cadrer les dรฉlais de remboursement

Selon la loi, les entreprises ont jusquโ€™ร  3 ans pour rembourser les notes de frais de leurs collaborateurs. La plupart du temps, les entreprises nโ€™appliquent pas cette rรจgle et remboursent dans un dรฉlai plus raisonnable de 30 jours. Dโ€™autres choisissent dโ€™adopter une politique de remboursement plus souple en fixant des dรฉlais plus courts en fonction des montants engagรฉs. Dans tous les cas, vos dรฉlais de remboursement ne doivent pas entraรฎner des difficultรฉs financiรจres pour vos consultants et รชtre bien communiquรฉs en amont de chaque mission.

3. Les outils pour une bonne gestion des notes de frais en ESN

Si vous souhaitez garantir une gestion optimale des notes de frais, vous รฉquiper dโ€™une solution โ€œbest of breedโ€ dรฉdiรฉe ร  la gestion des dรฉpenses professionnelles est la solution idรฉale.

Outil nยฐ1 : automatisation intelligente des processus

Mรชme si vous รชtes dรฉjร  รฉquipรฉs dโ€™un ERP avec une extension de gestion de notes de frais, un logiciel expert dรฉdiรฉ permet une meilleure automatisation des processus mรฉtier. En effet, plus affinรฉe, plus intelligente, lโ€™automatisation va se caler sur votre activitรฉ en prenant en compte vos spรฉcificitรฉs telles que :

  • La nature & le lieu des ordres de missions
  • Les pรฉriodes de prรฉsences & dโ€™intercontrat de vos consultants
  • La refacturation des frais selon les nรฉgociations de contrat

Elle va รฉgalement gรฉrer les รฉtapes clรฉs de votre gestion de notes de frais telles que :

  • La capture du justificatif et la saisie des รฉlรฉments clรฉs de la dรฉpense
  • La lecture et lโ€™extraction de la TVA dรฉductible pour faciliter la rรฉcupรฉration
  • Le contrรดle, la validation, le remboursement et la refacturation des frais
  • La gรฉnรฉration et les exports des รฉcritures comptables

Outil nยฐ2 : gestion des devises et rรจgles locales ร  lโ€™รฉtranger

Pour une gestion complรจte et efficace des frais de vos consultants, il est nรฉcessaire de disposer รฉgalement de fonctionnalitรฉs permettant la traduction automatique des reรงus รฉtrangers dans la devise officielle de votre รฉtablissement. Dans la mรชme lignรฉe, si vos consultants effectuent une mission en Europe, il est intรฉressant de visualiser le montant de TVA intracommunautaire associรฉ ร  la dรฉpense pour par la suite la rรฉcupรฉrer auprรจs du pays รฉmetteur.

Outil nยฐ3 : dรฉmatรฉrialisation des justificatifs & factures de voyages

La dรฉmatรฉrialisation des justificatifs est aujourdโ€™hui une fonctionnalitรฉ courante dans tous les services comptables des entreprises. Elle offre la garantie dโ€™รชtre conforme en cas de contrรดle URSSAF tout en assurant la mรชme valeur juridique que celle assignรฉe aux documents papiers.

En passant par un logiciel dรฉdiรฉ ร  la gestion des notes de frais, vous intรฉgrez nativement la dรฉmatรฉrialisation des justificatifs des dรฉpenses de vos consultants tout en simplifiant leur traitement comptable. Il en va de mรชme pour les factures de voyages que vous pouvez associer ร  votre ordre de mission. Tout est capturรฉ et conservรฉ sur le mรชme espace.

Outil nยฐ4 : pilotage intelligent des notes de frais

Un logiciel de notes de frais offre un cadre de pilotage des dรฉpenses plus complet quโ€™un simple module complรฉmentaire dโ€™ERP. Certaines solutions sont de vรฉritables outils de contrรดle et offrent des rapports BI interactifs afin dโ€™รฉtudier en profondeur les tendances relatives aux dรฉpenses professionnelles de votre entreprise. Vous pouvez ainsi effectuer vos prรฉvisionnels dโ€™une annรฉe sur lโ€™autre et ajuster votre politique de gestion de notes de frais selon vos objectifs dโ€™entreprise.

Optimiser la gestion des notes de frais dans une ESN, nรฉcessite une approche stratรฉgique. En comprenant les dรฉfis spรฉcifiques, en mettant en ล“uvre une stratรฉgie efficace et en utilisant les bons outils, vous pouvez instaurer une gestion optimale qui favorise la transparence financiรจre et la satisfaction des consultants au sein de votre ESN.

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