Optimiser les processus de gestion des notes de frais en ESN : le Guide Pratique

Lorsqu’on est une ESN, les frais de déplacement sont inhérents à l’activité de l’entreprise. Et dans un contexte inflationniste où les marges des missions diminuent, il est important de maîtriser ses frais généraux et plus particulièrement sa politique de gestion des dépenses professionnelles pour assurer la rentabilité de chaque mission. Tour d’horizon sur les bonnes pratiques à mettre en place pour optimiser la gestion des notes de frais en ESN.

1. Les défis de la gestion des notes de frais en ESN

Avant de vous révéler nos conseils pour gérer au mieux les notes de frais de vos consultants, balayons ensemble les 3 plus grands défis auxquels vous faites sûrement face au quotidien :

• Diversité des missions : selon le niveau de présence de votre ESN sur le marché, vos consultants sont susceptibles de réaliser leurs missions en France, en Outre-mer ou à l’étranger. Cette diversité génère une grande complexité dans la gestion quotidienne des dépenses, avec des fluctuations constantes des taux de change, des réglementations fiscales et des exigences locales, mais aussi des accords de refacturation spécifiques en fonction du client.

• Volume des dépenses : de part la nature même de votre activité, les consultants sont amenés à réaliser un volume important de notes de frais : frais d’indemnités kilométriques, frais de transport, frais de repas ou frais d’hébergement dans le cas de “grands déplacements”. Dès lors, traiter ce volume devient une tâche chronophage au détriment d’autres actions à plus forte valeur ajoutée.

• Conformité des notes de frais : de l’ordre de mission à la note de frais, chaque donnée saisie s’inscrit dans le processus de conformité de votre politique de dépenses : nom de l’émetteur, nature de la note, types de dépenses, intitulé de la mission, motif du déplacement, imputation… Autant d’éléments qui non définis à l’avance et/ou saisis à la main, peuvent être sources d’erreur et impliquent pour vos équipes backoffice, une longue re vérification, synonyme de perte de temps.

2. Une politique efficace de gestion des notes de frais en ESN

Instaurer une politique de dépenses claire et efficace, connue de tous, permet de garantir la santé financière de l’entreprise, mais aussi de contribuer au bien-être quotidien des salariés. Pour ce faire, 3 étapes à préparer et à intégrer :

Étape n°1 : établir des règles de dépenses

La base de toute politique de gestion des notes de frais est de définir un plafond pour chaque type de dépenses engagées (transports, frais de repas, hébergement), à ceci près, qu’il va falloir l’affiner selon le lieu de la mission. En effet, les plafonds peuvent ne pas être les mêmes si les frais émis se situent en province, en région parisienne ou à l’étranger. Il faudra veiller à une certaine cohérence pour que les frais réalisés par vos consultants soient remboursés au plus près du coût de la vie sur place.

Par exemple, vous pouvez fixer vos plafonds repas & hôtel en identifiant 4 zones de déplacements :

• Zone 0 (moins de 30 km du domicile) repas uniquement
• Zone 1 (déplacement en province) + politique de voyage avec et sans nuitées
• Zone 2 (déplacement en région parisienne) + politique de voyage avec et sans nuitées
• Zone 3 (déplacement à l’étranger) + politique de voyage avec nuitées ou avec location meublée si la mission dure plus d’un mois.

Étape n°2 : définir des circuits de validation

La seconde étape, de loin la plus importante, pour assurer la conformité, est de définir un ou plusieurs circuits de validation selon les montants engagés. Par exemple, vous pouvez définir si c’est le manager direct du consultant ou le responsable de la mission qui valide les frais ou à partir de quelle enveloppe budgétaire il est nécessaire d’intégrer un second valideur. Cependant, gardez à l’esprit que plus vos circuits introduisent de valideurs, plus les délais de remboursement s’allongent et auront un impact direct sur le quotidien de vos consultants.

Étape n°3 : cadrer les délais de remboursement

Selon la loi, les entreprises ont jusqu’à 3 ans pour rembourser les notes de frais de leurs collaborateurs. La plupart du temps, les entreprises n’appliquent pas cette règle et remboursent dans un délai plus raisonnable de 30 jours. D’autres choisissent d’adopter une politique de remboursement plus souple en fixant des délais plus courts en fonction des montants engagés. Dans tous les cas, vos délais de remboursement ne doivent pas entraîner des difficultés financières pour vos consultants et être bien communiqués en amont de chaque mission.

3. Les outils pour une bonne gestion des notes de frais en ESN

Si vous souhaitez garantir une gestion optimale des notes de frais, vous équiper d’une solution “best of breed” dédiée à la gestion des dépenses professionnelles est la solution idéale.

Outil n°1 : automatisation intelligente des processus

Même si vous êtes déjà équipés d’un ERP avec une extension de gestion de notes de frais, un logiciel expert dédié permet une meilleure automatisation des processus métier. En effet, plus affinée, plus intelligente, l’automatisation va se caler sur votre activité en prenant en compte vos spécificités telles que :

• La nature & le lieu des ordres de missions
• Les périodes de présences & d’intercontrat de vos consultants
• La refacturation des frais selon les négociations de contrat

Elle va également gérer les étapes clés de votre gestion de notes de frais telles que :

• La capture du justificatif et la saisie des éléments clés de la dépense
• La lecture et l’extraction de la TVA déductible pour faciliter la récupération
• Le contrôle, la validation, le remboursement et la refacturation des frais
• La génération et les exports des écritures comptables

Outil n°2 : gestion des devises et règles locales à l’étranger

Pour une gestion complète et efficace des frais de vos consultants, il est nécessaire de disposer également de fonctionnalités permettant la traduction automatique des reçus étrangers dans la devise officielle de votre établissement. Dans la même lignée, si vos consultants effectuent une mission en Europe, il est intéressant de visualiser le montant de TVA intracommunautaire associé à la dépense pour par la suite la récupérer auprès du pays émetteur.

Outil n°3 : dématérialisation des justificatifs & factures de voyages

La dématérialisation des justificatifs est aujourd’hui une fonctionnalité courante dans tous les services comptables des entreprises. Elle offre la garantie d’être conforme en cas de contrôle URSSAF tout en assurant la même valeur juridique que celle assignée aux documents papiers.

En passant par un logiciel dédié à la gestion des notes de frais, vous intégrez nativement la dématérialisation des justificatifs des dépenses de vos consultants tout en simplifiant leur traitement comptable. Il en va de même pour les factures de voyages que vous pouvez associer à votre ordre de mission. Tout est capturé et conservé sur le même espace.

Outil n°4 : pilotage intelligent des notes de frais

Un logiciel de notes de frais offre un cadre de pilotage des dépenses plus complet qu’un simple module complémentaire d’ERP. Certaines solutions sont de véritables outils de contrôle et offrent des rapports BI interactifs afin d’étudier en profondeur les tendances relatives aux dépenses professionnelles de votre entreprise. Vous pouvez ainsi effectuer vos prévisionnels d’une année sur l’autre et ajuster votre politique de gestion de notes de frais selon vos objectifs d’entreprise.

Optimiser la gestion des notes de frais dans une ESN, nécessite une approche stratégique. En comprenant les défis spécifiques, en mettant en œuvre une stratégie efficace et en utilisant les bons outils, vous pouvez instaurer une gestion optimale qui favorise la transparence financière et la satisfaction des consultants au sein de votre ESN.