L’année 2023 marque une nette évolution dans les calculs et barèmes de remboursement des frais kilométriques. Entre revalorisation des indemnités kilométriques à hauteur de 5,4% et intégration d’un bonus “véhicule électrique”, tour d’horizon sur ces changements qui renforcent les démarches RSE des entreprises !
1. Indemnités kilométriques : Définition
Les indemnités kilométriques ou plus communément nommées IK, désignent le remboursement des frais liés à l’utilisation du véhicule personnel dans le cadre d’une activité professionnelle.
Par exemple, lorsqu’un salarié se déplace en RDV chez un client avec son propre véhicule, il absorbe des coûts directs (carburant) et indirects (réparations, assurance, carte grise). Dès lors, les entreprises défraient le plus souvent le salarié en se basant sur le barème fiscal des indemnités kilométriques publié par l’URSSAF.
Bon à savoir : Les entreprises ne sont pas obligées de suivre à l’exactitude le barème fiscal IK publié par L’URSSAF. Elles peuvent faire le choix de fixer un prix au kilomètre inférieur ou supérieur mais dans ce cas là, la part excédentaire est assujettie à cotisations sociales.
2. Le calcul et barèmes des indemnités kilométriques
L’Indemnité kilométrique voitures et 2 roues
Les nouveaux barèmes kilométriques, publiés le 7 avril au journal officiel incluent une revalorisation de 5,4% conformément aux annonces faites par le gouvernement. Cette hausse qui vient s’ajouter aux 10% de l’année précédente, est le témoin fort d’une prise en compte de l’inflation dans les calculs de remboursement des frais professionnels. Traditionnellement la revalorisation des barèmes indemnités kilométriques ne dépasse pas les 2% annuels.
Barème kilométrique applicable aux voitures (en €)
Exemple : Si l’entreprise applique le barème URSSAF, notre salarié effectue un déplacement de 30km (aller-retour) chez un client avec son véhicule personnel de 5CV. Il sera donc défrayé à hauteur de 19,08€, s’il a déclaré avoir parcouru moins de 5000 km avec ce véhicule depuis le début de l’année.
Barème kilométrique applicable aux motocyclettes (en €)
Barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs (en €)
Le bonus « véhicule électrique » : +20% sur les indemnités kilométriques électriques. Le barème URSSAF présente désormais un majoration de 20% sur les plafonds ci-dessus, pour les employés qui utilisent un véhicule électrique personnel dans le cadre de leurs déplacements professionnels sur l’année 2023.
L’Indemnité kilométrique vélo (IKV)
A l’instar de nos voisins Hollandais, l’utilisation du vélo lors des déplacements professionnels est devenue une pratique de plus en plus répandue. L’Indemnité kilométrique vélo vient donc dédommager partiellement les salariés se déplaçant à vélo sur leur lieu d’exercice professionnel.
L’indemnité du barème URSSAF s’élève à hauteur de 25 centimes d’euro par kilomètre parcouru dans la limite de 500€ par an pour les salariés du secteur privé, contre 200€ pour ceux du secteur public.
Depuis 2020, l’entrée en vigueur du Forfait Mobilité Durable (FMD) simplifie l’application de l’IKV en élargissant le processus de remboursement des frais kilométriques sur les trajets domicile travail. Il est alors possible de cumuler la prise en charge par l’employeur de 50 % des frais d’abonnement aux transports en commun avec le Forfait Mobilité Durable.
Bon à savoir : Les entreprises qui versaient l’IKV ne sont pas dans l’obligation de renégocier un accord si les nouvelles conditions d’exonérations leur conviennent.
3. Fonctionnement du remboursement des frais kilométriques
Le remboursement des frais kilométriques peut se faire de deux manières : par indemnité forfaitaire ou par indemnité réelle.
L’indemnité forfaitaire repose sur l’utilisation d’un montant fixe par kilomètre parcouru, déterminé par l’entreprise. Cette méthode simplifie la gestion des notes de frais, mais ne prend pas en compte les variations réelles des coûts liés à l’utilisation d’un véhicule.
En revanche, l’indemnité réelle se base sur les frais engagés par l’employé pour ses déplacements professionnels. Pour bénéficier de cette indemnité, l’employé doit fournir des justificatifs détaillés tels que des factures de carburant, d’entretien du véhicule ou d’assurance. Cette approche plus précise permet de prendre en compte les coûts réels encourus par l’employé.
4. Le remboursement des indemnités kilométriques
Certains employeurs choisissent de rembourser les frais directement aux employés sans passer par un logiciel, tandis que d’autres utilisent des plateformes de gestion des notes de frais pour faciliter le processus.
Une solution courante est l’utilisation de logiciels de gestion des dépenses professionnelles, tels que Vertical Expense, qui permettent aux employés de soumettre leurs notes de frais et de demander le remboursement des indemnités kilométriques de manière simple et efficace.
Ces outils automatisés calculent les montants à rembourser en fonction des barèmes appliqués par l’entreprise et des justificatifs fournis, ce qui facilite la tâche tant pour les employés que pour le back office des entreprises.
5. Le traitement de vos notes de frais kilométriques
Afin de garantir un traitement fluide des notes de frais liées aux indemnités kilométriques, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques. Tout d’abord, les employés doivent conserver tous les justificatifs nécessaires, tels que les factures de carburant, les tickets de péage ou les reçus d’entretien, pour prouver les dépenses engagées.
Ensuite, il est recommandé d’utiliser des outils de gestion des dépenses professionnelles pour soumettre les notes de frais de manière électronique, ce qui facilite la collecte, la vérification et le traitement des informations.
En utilisant un logiciel comme Vertical Expense, les employés peuvent saisir les détails de leurs déplacements, télécharger les justificatifs et générer automatiquement les demandes de remboursement des indemnités kilométriques. Cela réduit les risques d’erreurs et accélère le processus de traitement des notes de frais.
