Après plusieurs années de restriction, les voyages d’affaires connaissent un net rebond. Mais cette reprise ne signe pas le retour au modèle d’avant. En 2025, les grandes entreprises abordent les déplacements professionnels sous un nouvel angle : contrôle budgétaire renforcé, responsabilité sociale, attentes élevées en termes d’efficacité et d’expérience collaborateur.
La fonction voyage devient un poste stratégique, au carrefour des enjeux financiers, RH et environnementaux. Face à cette complexité croissante, la digitalisation des processus Travel & Expense s’impose comme un levier de performance globale.
1. Le poids croissant du poste “voyages” dans les budgets
Entre l’inflation sur les billets d’avion (+20 % entre 2022 et 2024) et la tension sur l’hébergement d’affaires, le coût moyen par déplacement a nettement augmenté. Dans les grandes organisations, cela se traduit par des budgets en forte hausse, parfois supérieurs à ceux d’avant-Covid.
Dans ce contexte, la visibilité sur les dépenses dès la phase d’engagement devient indispensable. Cela suppose de mieux structurer les flux avec :
- des ordres de mission digitalisés,
- une politique voyage contextualisée,
- des paramétrages avancés,
- une intégration fluide avec les systèmes existants.
Une plateforme comme Vertical Travel permet d’intégrer ou de compléter l’environnement existant grâce à des connexions API ou une approche tout-en-un.
2. Coûts cachés et productivité indirecte : un gisement souvent ignoré
Au-delà des tarifs, les déplacements professionnels génèrent de nombreux coûts indirects : temps passé à réserver, à justifier, à saisir ses frais. Côté collaborateurs, c’est une perte de temps non négligeable ; côté gestion, c’est une charge pour les RH, les managers et la comptabilité.
La digitalisation du cycle complet (ordre de mission, réservation, notes de frais, remboursement) permet d’automatiser les tâches à faible valeur, de réduire les erreurs, et d’accélérer les validations. La reconnaissance automatique des justificatifs, le matching intelligent entre dépenses et missions, la capture mobile et les remboursements automatisés deviennent des fonctions essentielles.
3. Pilotage en temps réel : réactivité et décision
Dans un environnement incertain, les directions attendent des outils capables de fournir une vision consolidée des engagements et des dépenses. Les données issues des déplacements professionnels doivent être exploitables, en temps réel, pour piloter efficacement.
Tableaux de bord dynamiques, reporting personnalisé, catégorisation automatique et alertes en cas de dérives budgétaires permettent aux décideurs de garder le contrôle et d’ajuster en continu leur stratégie de déplacement. L’intelligence artificielle vient renforcer ces capacités.
4. Conformité, audits, RSE : une exigence multidimensionnelle
La conformité est un enjeu central pour les grandes entreprises :
- respect des politiques internes,
- contrôles URSSAF,
- lutte contre les fraudes,
- exigences fiscales.
En parallèle, les attentes en matière de RSE imposent de mieux tracer l’empreinte carbone des déplacements, de favoriser des modes de transport plus vertueux, et d’intégrer des critères écologiques dans les arbitrages.
L’audit trail horodaté, le suivi de l’empreinte carbone, les exports comptables enrichis et les alertes de conformité sont devenus des standards attendus.
Suivi des émissions carbone
Calculez automatiquement l’empreinte CO₂ de chaque déplacement pro..
5. Expérience collaborateur : simplifier sans renoncer au contrôle
Les collaborateurs attendent des outils simples, rapides, intuitifs. S’ils perçoivent la gestion des déplacements comme une perte de temps, ils chercheront des contournements (réservations hors outil, justificatifs manquants, retards de déclaration).
Une expérience unifiée et mobile, où tout est centralisé (demande, validation, réservation, remboursement), limite les irritants, améliore l’adoption, et renforce le respect des règles. Une interface responsive, des saisies guidées, des rappels automatiques permettent de concilier confort utilisateur et exigence de contrôle.
En 2025, la fonction « voyages » devient un levier de performance
Les entreprises qui souhaitent maîtriser leurs dépenses tout en améliorant l’expérience de leurs collaborateurs doivent penser l’ensemble du cycle des déplacements comme un tout : de la politique voyage à l’analyse post-mission.
En 2025, les enjeux financiers ne peuvent plus être dissociés des enjeux humains et environnementaux. Une approche globale, connectée, pilotée et orientée utilisateur est la condition pour transformer la contrainte budgétaire en opportunité de performance durable. En s’appuyant sur des solutions interopérables ou unifiées comme Vertical Travel, les grandes entreprises peuvent engager cette transformation à leur rythme, selon leur niveau de maturité.
