La réforme comptable entrée en vigueur au 1ᵉʳ janvier 2025 ne se limite pas à une mise à jour technique du plan comptable général. Elle transforme en profondeur les pratiques quotidiennes des entreprises, en particulier la gestion des notes de frais, un domaine encore trop souvent source d’erreurs, de pertes de temps… et de non-conformité.
À travers la refonte des comptes, la clarification des règles de refacturation, et l’obligation d’un enregistrement plus détaillé, les nouvelles normes imposent une réorganisation complète des workflows liés aux frais professionnels. Voici ce que cela change – concrètement – pour les entreprises.
1. Une comptabilisation plus fine et plus structurée
La nouvelle version du plan comptable introduit une classification plus précise des frais de gestion. Pour les notes de frais, cela se traduit notamment par la segmentation du compte 625 en plusieurs sous-comptes spécifiques :
- 6251 – Voyages et déplacements
- 6256 – Missions
- 6257 – Réceptions, etc.
👉 Impact : Les logiciels doivent permettre une catégorisation automatique et intuitive dès la saisie. Les employés ne peuvent plus simplement déclarer une « note de frais », ils doivent l’affecter à la bonne sous-nature pour garantir la fiabilité comptable.
2. Des règles plus strictes pour les montants > 500 €
La réforme impose que toute opération supérieure à 500 € fasse l’objet d’un enregistrement détaillé, avec :
- Un justificatif valide
- Le bon compte de charge débité
- Le compte fournisseur crédité (401)
- Une gestion correcte de la TVA (44566)
👉 Impact : Impossible de gérer cela manuellement sans multiplier les erreurs. Il faut un outil qui automatise la génération d’écritures conformes, avec justificatifs attachés et intégration comptable directe.
3. Refacturation 2025 : le compte 708 devient la nouvelle norme
En 2025, la refacturation des frais à un client doit obligatoirement passer par le compte 708, qui correspond aux produits d’activités annexes. Cette nouvelle exigence interdit les bricolages comptables utilisés auparavant pour « neutraliser » les frais.
👉 Impact : Les logiciels doivent intégrer une fonction de refacturation conforme qui distingue clairement ce qui est facturé, à qui, et selon quelle logique comptable. C’est aussi un enjeu de lisibilité du compte de résultat.
4. Conservation numérique des justificatifs : plus simple, mais plus exigeant
La réforme permet une digitalisation complète des justificatifs de notes de frais, à condition qu’ils aient valeur probante (respect de l’inaltérabilité, traçabilité, etc.).
👉 Impact : Les entreprises doivent abandonner les dossiers papier et s’assurer que leur solution est certifiée pour l’archivage fiscal (NF203, coffre-fort numérique, etc.). Un scan ne suffit plus.
5. Le rôle clé de l’automatisation comptable
Avec la multiplication des contraintes (sous-comptes, seuils, TVA, refacturation, archivage), le traitement manuel des notes de frais devient un gouffre à erreurs.
👉 Impact : Les entreprises doivent s’équiper de solutions capables de :
- Lire automatiquement les justificatifs (OCR + IA)
- Identifier la bonne catégorie comptable
- Calculer et intégrer la TVA déductible
- Générer des écritures prêtes à l’export comptable
- Assurer la traçabilité de chaque dépense
Ce qui change pour les entreprises en 2025
| AVANT 2025 | APRÈS 2025 |
|---|---|
| Catégorisation floue des frais | Affectation précise (6251, 6256, etc.) |
| Refacturation bricolée | Utilisation obligatoire du compte 708 |
| Justificatifs papier ou PDF sans norme | Archivage numérique à valeur probante |
| Traitement manuel fréquent | Automatisation et export natif vers la compta |
| Peu de contrôle fiscal sur les frais | Vérifications renforcées sur les dépenses professionnelles |
En résumé : la gestion des notes de frais devient un enjeu stratégique
Loin d’être un simple ajustement technique, la réforme 2025 impose une transformation structurelle de la gestion des frais professionnels. Elle pousse les entreprises à :
✅ Digitaliser 100 % de leurs processus
✅ Automatiser le traitement et l’export comptable
✅ Fiabiliser chaque enregistrement dès la saisie
✅ Sécuriser l’archivage en cas de contrôle fiscal
En clair, la gestion des notes de frais n’est plus une tâche administrative : c’est un levier de conformité, de performance et d’économies.
