Wenn man ein ESN ist, sind die Reisekosten mit der T\u00e4tigkeit des Unternehmens verbunden. Und in einem inflation\u00e4ren Umfeld, in dem die Margen der Missionen sinken, ist es wichtig, seine Gemeinkosten und insbesondere seine Politik zur Verwaltung der Berufsausgaben zu kontrollieren, um die Rentabilit\u00e4t jeder Mission zu gew\u00e4hrleisten. Ein \u00dcberblick \u00fcber bew\u00e4hrte Verfahren zur Optimierung des Spesenmanagements bei ESN.<\/p>\n\n
Bevor wir Ihnen unsere Tipps f\u00fcr die Verwaltung der Spesenabrechnungen Ihrer Berater verraten, lassen Sie uns zun\u00e4chst die drei gr\u00f6\u00dften Herausforderungen, denen Sie sich t\u00e4glich stellen m\u00fcssen, gemeinsam durchgehen :<\/strong><\/p>\n\n <\/p>\n\n <\/p>\n\n <\/p>\n\n Die Einf\u00fchrung einer klaren und wirksamen Ausgabenpolitik<\/strong>, die allen bekannt ist, sichert nicht nur die finanzielle Gesundheit des Unternehmens, sondern tr\u00e4gt auch zum t\u00e4glichen Wohlbefinden der Besch\u00e4ftigten bei. Dazu sind 3 Schritte vorzubereiten und zu integrieren :<\/strong><\/p>\n\n Die Grundlage eines jeden Spesenmanagements<\/a> ist die Festlegung eines H\u00f6chstbetrags f\u00fcr jede Art von Ausgaben<\/strong> (Transport, Mahlzeiten, Unterkunft). Die H\u00f6chstgrenzen sind n\u00e4mlich m\u00f6glicherweise nicht dieselben, wenn die ausgestellten Kosten in der Provinz, im Gro\u00dfraum Paris oder im Ausland anfallen. Sie m\u00fcssen auf eine gewisse Koh\u00e4renz achten, damit die von Ihren Beratern get\u00e4tigten Ausgaben so nah wie m\u00f6glich an den Lebenshaltungskosten vor Ort erstattet werden.<\/p>\n\n Zum Beispiel k\u00f6nnen Sie Ihre Verpflegungs- & Hotelgrenzen festlegen, indem Sie vier Reisezonen identifizieren :<\/strong><\/p>\n\n <\/p>\n\n Der zweite und bei weitem wichtigste Schritt zur Sicherstellung der Konformit\u00e4t ist die Definition eines oder mehrerer Validierungskreisl\u00e4ufe<\/a><\/strong>Je nach H\u00f6he des Betrags, f\u00fcr den die Mittel bereitgestellt wurden, gibt es verschiedene Wege, um den Prozess zu beschleunigen. Sie k\u00f6nnen z. B. festlegen, ob der direkte Manager des Beraters oder der Einsatzleiter die Kosten best\u00e4tigt oder ab welchem Budgetrahmen ein zweiter Validierer eingebunden werden muss.<\/strong> Beachten Sie jedoch, dass je mehr Entwerter Ihre Schaltungen einf\u00fchren, desto l\u00e4nger werden die Erstattungsfristen, was sich direkt auf den Alltag Ihrer Berater auswirkt.<\/p>\n\n Laut Gesetz haben Unternehmen bis zu drei Jahre Zeit, um die Spesenabrechnungen ihrer Mitarbeiter zur\u00fcckzuzahlen. Meistens wenden die Unternehmen diese Regel nicht an und erstatten innerhalb einer angemesseneren Frist von 30 Tagen.<\/strong> Andere entscheiden sich f\u00fcr eine flexiblere Erstattungspolitik, indem sie k\u00fcrzere Fristen je nach H\u00f6he der aufgewendeten Betr\u00e4ge festlegen. In jedem Fall d\u00fcrfen Ihre R\u00fcckzahlungsfristen nicht zu finanziellen Schwierigkeiten f\u00fcr Ihre Berater f\u00fchren und m\u00fcssen im Vorfeld jedes Auftrags gut kommuniziert werden.<\/p>\n\n Si vous souhaitez garantir une gestion optimale des notes de frais, vous \u00e9quiper d\u2019une solution \u201cbest of breed\u201d<\/a> d\u00e9di\u00e9e \u00e0 la gestion des d\u00e9penses professionnelles est la solution id\u00e9ale.<\/p>\n\n Selbst wenn Sie bereits \u00fcber ein ERP-System mit einer Erweiterung f\u00fcr die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen verf\u00fcgen, erm\u00f6glicht eine dedizierte Expertensoftware eine bessere Automatisierung der Gesch\u00e4ftsprozesse.<\/strong> Die Automatisierung wird verfeinert und intelligenter und richtet sich nach Ihrer T\u00e4tigkeit, indem sie Ihre Besonderheiten ber\u00fccksichtigt, wie z. B. :<\/p>\n\n <\/p>\n\n Sie wird auch die wichtigsten Schritte Ihrer Reisekostenabrechnung verwalten, wie z. B. :<\/strong><\/p>\n\n <\/p>\n\n F\u00fcr eine umfassende und effiziente Verwaltung der Kosten Ihrer Berater ben\u00f6tigen Sie auch Funktionen, die es Ihnen erm\u00f6glichen, ausl\u00e4ndische Quittungen automatisch in die offizielle W\u00e4hrung Ihrer Einrichtung zu \u00fcbersetzen.<\/a> Wenn Ihre Berater einen Auftrag in Europa ausf\u00fchren, ist es interessant, den Betrag der innergemeinschaftlichen Mehrwertsteuer zu sehen, der mit der Ausgabe verbunden ist, um sie sp\u00e4ter vom ausstellenden Land zur\u00fcckzufordern.<\/p>\n\n Die Entmaterialisierung von Belegen geh\u00f6rt heute zum Standard in allen Buchhaltungsabteilungen von Unternehmen. Es bietet eine Garantie f\u00fcr die Einhaltung der Vorschriften im Falle einer URSSAF-Kontrolle und gew\u00e4hrleistet gleichzeitig den gleichen rechtlichen Wert wie bei Papierdokumenten.<\/p>\n\n Mit einer speziellen Spesenverwaltungssoftware k\u00f6nnen Sie papierlose Belege f\u00fcr die Ausgaben Ihrer Berater integrieren und deren Abrechnung vereinfachen. Das Gleiche gilt f\u00fcr Reiserechnungen, die Sie Ihrem Dienstreiseauftrag beif\u00fcgen k\u00f6nnen. Alles wird am gleichen Ort erfasst und gespeichert.<\/p>\n\n\n
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2. Eine effektive Spesenpolitik im ESN<\/h2>\n\n
Schritt 1 : Ausgabenregeln aufstellen<\/h3>\n\n
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Schritt 2 : Festlegen von Validierungskreisl\u00e4ufen<\/h3>\n\n
Schritt 3 : Rahmen f\u00fcr die R\u00fcckzahlungsfristen setzen<\/h3>\n\n
3. Werkzeuge f\u00fcr eine gute Spesenabrechnung bei ESN<\/h2>\n\n
Werkzeug 1 : Intelligente Prozessautomatisierung<\/h3>\n\n
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Werkzeug 2 : W\u00e4hrungsmanagement und lokale Regeln im Ausland<\/h3>\n\n
Werkzeug 3 : Digitalisierung von Reisebelegen & Rechnungen<\/h3>\n\n
Werkzeug 4 : Intelligente Steuerung von Spesenabrechnungen<\/h3>\n\n